Les instructions pour rédiger un avis d’intention ou une proposition se trouvent dans les appels à propositions. Une proposition doit être rédigée par les responsables de projets et soumise au moyen du SGCF par les personnes désignées pour le faire par l’établissement. Dans le cas des projets comportant la participation d’au moins deux établissements admissibles qui se partagent la contribution financière de la FCI, la proposition doit être soumise par l'un des établissements agissant au nom du groupe. Tout autre établissement admissible (y compris les établissements affiliés) qui recevra une part de la contribution financière doit être identifié dans la proposition et doit avoir signé une déclaration d’adhésion. Cette condition s’applique également si la contribution financière doit être entièrement transférée à un autre établissement (par exemple, un établissement affilié).
5.2.1 Intégrer une proposition à un ensemble de projets
La FCI encourage les établissements à se demander comment leur projet s’inscrit dans l’ensemble de leurs projets. Les projets d’un établissement peuvent en effet être liés par une thématique ou avoir un local en commun par exemple. Dans cette éventualité, tenir compte de l’ensemble des projets pourrait améliorer le processus de prise de décisions, optimiser la mise en œuvre, renforcer l’efficacité et pérenniser l’infrastructure. Par exemple, il pourrait s’avérer avantageux pour un établissement de regrouper les besoins en infrastructure de projets connexes ou de mieux concevoir les locaux que les projets requièrent.