5.2 Soumettre une proposition

Les instructions pour rédiger un avis d’intention ou une proposition se trouvent dans les appels à propositions. Une proposition doit être rédigée par les responsables de projets et soumise au moyen du SGCF par les personnes désignées pour le faire par l’établissement. Dans le cas des projets comportant la participation d’au moins deux établissements admissibles qui se partagent la contribution financière de la FCI, la proposition doit être soumise par l'un des établissements agissant au nom du groupe. Tout autre établissement admissible (y compris les établissements affiliés) qui recevra une part de la contribution financière doit être identifié dans la proposition et doit avoir signé une déclaration d’adhésion. Cette condition s’applique également si la contribution financière doit être entièrement transférée à un autre établissement (par exemple, un établissement affilié).

5.2.1 Conditions au moment de soumettre une proposition

La FCI s’attend à ce que, lorsqu’ils soumettent une proposition, y compris celles qui comportent un volet construction ou rénovation, les établissements aient dépassé le stade conceptuel. Elle s’attend aussi à ce que les travaux de construction ou de rénovation commencent dans les 18 mois qui suivent une décision de financement. Pendant cette période, les établissements doivent avoir finalisé les contrats de construction ou de rénovation et avoir commencé les travaux. Lorsqu’un projet comprend des travaux de construction ou de rénovation sur plusieurs sites, les travaux sur chacun de ces sites devraient avoir commencé dans les 18 mois qui suivent la décision de financement. Bien que la FCI reconnaisse que certains projets puissent nécessiter des travaux de construction ou de rénovation importants ou complexes, elle s’attend à ce que les établissements aient achevé les travaux de planification et d’élaboration de ces projets au moment de soumettre la proposition.

Pour les projets ayant une composante rénovation ou construction, les établissements doivent fournir les renseignements suivants :

• Description complète des nouveaux locaux, y compris les aires communes (par exemple, les couloirs, les toilettes). La description doit inclure l’emplacement des nouveaux locaux, leur superficie respective et le type de local (par exemple, laboratoire sec, aqualabo, bureau, serre);
• Principales dates d’achèvement des diverses phases du projet de construction ou de rénovation;
• Plans d’étages des nouveaux locaux montrant où sera située l’infrastructure et l’échelle des plans, lorsqu’un projet de construction ou de rénovation porte sur plusieurs pièces;
• Une ventilation détaillée de l’ensemble des coûts du projet de construction ou de rénovation, par type de coût (coûts directs, frais accessoires, provisions pour imprévus) lorsque l’on prévoit que ces coûts dépasseront 500 000 dollars.

Au moment de soumettre sa proposition, la FCI s'attend à ce que l'établissement ait déterminé quelle est l'option la plus réalisable et obtenu des estimations fiables des coûts de construction ou de rénovation (devis de la ou du métreur ou entrepreneur, connaissance des normes de l'industrie, expérience récente d'un projet de construction ou de rénovation similaire, etc.).

5.2.2 Intégrer une proposition à un ensemble de projets

La FCI encourage les établissements à se demander comment leur projet s’inscrit dans l’ensemble de leurs projets. Les projets d’un établissement peuvent en effet être liés par une thématique ou avoir un local en commun par exemple. Dans cette éventualité, tenir compte de l’ensemble des projets pourrait améliorer le processus de prise de décisions, optimiser la mise en œuvre, renforcer l’efficacité et pérenniser l’infrastructure. Par exemple, il pourrait s’avérer avantageux pour un établissement de regrouper les besoins en infrastructure de projets connexes ou de mieux concevoir les locaux que les projets requièrent.