6.9 Activités de suivi
La FCI effectue des activités de suivi afin de s’assurer que les établissements respectent les lignes directrices et administrent adéquatement le financement reçu. La FCI se réserve le droit de déterminer l’admissibilité des coûts et des contributions des partenaires, et d'ajuster sa contribution financière en conséquence. Pour éviter que des coûts et contributions ne soient contestés ensuite, la FCI conseille aux établissements de communiquer avec elle au début du processus s’ils prévoient ne pas pouvoir respecter les lignes directrices pour un projet donné.
6.9.1 Analyse des tendances financières
La FCI effectue une analyse annuelle des tendances financières de chaque établissement qu’elle finance ayant des projets en cours. Cela lui permet d’évaluer les risques que pourraient poser certains établissements et de mettre en place des activités de suivi. Cela lui permet aussi de mieux harmoniser ses paiements aux établissements avec les tendances en matière de dépenses qu’elle aura observées tout en tenant compte de l’historique de chacun d’eux.
La FCI évalue des facteurs de risque susceptibles d’influencer ses décisions relatives aux paiements, tels que le délai moyen nécessaire pour finaliser l’entente de contribution financière et pour terminer un projet; la fréquence de retards importants en matière de dépenses liées aux projets; son incapacité à obtenir en temps opportun les rapports financiers ou d’autres informations demandées; etc.
Si la FCI remarque que la tendance financière d’un établissement est préoccupante, elle communiquera avec lui pendant la saison hivernale. Dans ce cas, elle pourrait appliquer des mesures telles que le fait de modifier les versements prévus, d’augmenter le montant retenu sur les paiements, ou d’augmenter la fréquence de production des rapports financiers des projets.
Annuellement, la FCI actualise son analyse et réévalue chaque établissement à l’automne. Cela lui permet de modifier ses décisions relatives aux paiements et aux activités de suivi et de lever les mesures spéciales lorsque les problèmes ont été résolus.
6.9.2 Audit d’une contribution financière
La FCI mène des audits afin de s’assurer que les contributions financières versées ont été utilisées conformément aux modalités des ententes de contributions financières, aux politiques et aux lignes directrices pertinentes. La FCI se réserve le droit de faire l’audit de tout projet qu’elle finance, et ce, même lorsque le dernier versement du montant retenu a été effectué.
Une approche axée sur les risques est utilisée pour choisir les projets qui feront l’objet d’un audit. Plusieurs facteurs de risque sont pris en considération, comme la valeur de la contribution financière de la FCI et des contributions en nature, la complexité du projet et l’expérience de la FCI à l’égard du projet et de l’établissement concerné. Les projets qui ont reçu des contributions financières supérieures à 10 millions de dollars sont automatiquement soumis à un audit. Le degré de risque d’un projet détermine la portée, la nature et l’étendue des activités d’audit. La FCI analyse les risques associés à chaque projet et évalue la nécessité de mener des audits périodiquement. Elle avise les établissements dont les projets devront être soumis à un audit.
Les coûts de l’audit ne sont pas des coûts admissibles aux fins du financement de la FCI. En vertu de certaines lignes directrices, la FCI couvre les coûts de l’audit à même son budget de fonctionnement. Toutefois, si un établissement a omis de préparer les pièces justificatives requises dans les délais établis par les auditeurs ou s’il n’a pas coopéré avec les auditeurs en leur remettant rapidement l’information demandée, la FCI peut exiger qu’il acquitte les coûts additionnels occasionnés par de tels manquements.