[HEIDI BANDULET] Bienvenue à tous à cette séance d’information sur le concours 2023 des initiatives scientifiques majeures, qui, comme vous le savez est un programme qui vise à permettre aux installations d’importance nationale d’exploiter pleinement leur capacité d’être gérées et régies de manière responsable et efficace et de répondre aux besoins de leur communauté de chercheurs, et cela pour soutenir une recherche de calibre mondial menant à des retombées pour les Canadiens.
Donc, je me présente, mon nom est Heidi Bandulet, je suis chargée de programmes à la FCI et je suis accompagnée de mes collègues Michèle, Mark et [Eden] qui vont s’occuper de vos questions et de tout souci technique (espérons qu’on n’en aura pas).
En supposant que tout le monde connaît dans une certaine mesure l’appel à propositions, cette session sera axée sur les prochaines étapes à suivre par les établissements et les installations, en particulier celles pour les installations qui ne sont pas actuellement financées et qui, de ce fait, doivent passer par des étapes supplémentaires et qui n’ont pas non plus l’expérience du programme comme celles qui sont déjà financées.
De plus, nous soulignerons les quelques petits changements apportés à l’appel par rapport à l’ébauche qui vous a été partagée le mois dernier, et je répondrai à certaines des préoccupations et questions reçues de la communauté depuis la publication de l’ébauche.
Donc, un rappel que cette séance est enregistrée et sera disponible sur notre site Web, accompagnée d’une foire aux questions avant la fin du mois.
Donc comment poser vos questions? Je vous encourage à poser des questions dans la fenêtre à cet effet, « questions/réponses » plutôt que la fenêtre de clavardage, et au fur et à mesure que je parle, mes collègues vont essayer de répondre. Et, ensuite, à la toute fin, on reviendra peut-être sur des questions qui sont d’intérêt général. Si le temps le permet, peut-être des questions de vive voix.
Donc sans plus attendre, je vais avancer…
L’ordre du jour, voici [hésitation] une liste des sujets abordés : d’abord l’aperçu des processus de la demande et d’évaluation, les dates clés, les fonds disponibles et ensuite toute la procédure de la déclaration d’intérêt jusqu’à la proposition.
Donc, cette diapo vous donne un aperçu des processus de soumission des demandes combinés à celui de leur évaluation.
Donc les établissements qui ne reçoivent pas actuellement de financement devront d’abord soumettre une déclaration d’intérêt.
Toutes les installations soumettront cependant un avis d’intention et j’y reviendrai dans la déclaration d’intérêts prochainement.
Donc, nous avons besoin de ceux de toutes les installations pour obtenir une estimation du montant demandé à la FCI, et donc de la pression sur le budget de la compétition.
Les avis d’intention des nouvelles installations seront examinés par un comité d’évaluation multidisciplinaire. Le comité aura également connaissance du montant demandé par les installations qui cherchent à renouveler leur financement. Il y aura ainsi, pour ce CEM, une vue d’ensemble. Mais le CEM ne fera aucune évaluation des mérites, à ce stade, des installations qui renouvellent.
La prochaine étape pour toutes les propositions soumises, sera une évaluation par un comité d’experts et chaque installation aura son propre comité de cinq à huit experts.
Les réunions du comité seront programmées sur deux à trois jours (étant en mode virtuel), et comprendront des réunions, aussi virtuelles, avec des représentants de l’installation et des établissements impliqués.
Donc, le comité expert évaluera les forces et les faiblesses des propositions par rapport aux critères d’évaluation. Ils recommanderont également le montant à attribuer à chaque installation et les conditions qui devraient être imposées au financement, le cas échéant.
Pour un renouvellement de financement, les plans futurs pour la nouvelle période de financement seront également évalués à la lumière de la performance et les progrès réalisés par l’installation depuis l’évaluation de mi-parcours de 2019, et ça garantit une certaine continuité dans le processus d’évaluation ainsi qu’une cohérence dans les recommandations faites aux installations.
Et ensuite, pour la dernière étape, nous mettrons en place un autre comité d’évaluation multidisciplinaire, qui comprendra cependant des membres ayant déjà siégé au précédent comité multidisciplinaire, ayant examiné les avis d’intention.
Donc pour examiner toutes les propositions recommandées à être financées par les comités experts, et recommander ainsi au conseil d’administration de la FCI le sous-ensemble des propositions qui répondent le mieux aux objectifs du concours.
Donc, les propositions non recommandées par les comités experts ne seront pas considérées par le CEM. Cependant, le CEM examinera les demandes de financement transitoires des installations actuellement financées qui ne seraient pas retenues dans ce concours.
L’échéancier du concours. Voici les dates clés pour le processus de demande et d’évaluation, je ne reviendrai pas sur ces dates en détail aujourd’hui, car elles sont disponibles dans l’appel.
Notez cependant que l’échéancier est différent pour les établissements qui cherchent à renouveler leur financement… pardon, les installations, parce qu’elles sont automatiquement considérées comme admissibles pour soumettre une proposition à la date limite, pour la soumettre arrive plus tôt que pour les nouvelles installations. Et cela aura pour effet d’échelonner les réunions de comités d’experts des deux cohortes, et c’est uniquement dans un but de mieux gérer les ressources de la FCI et non pas une indication qu’il y aurait une quelconque incidence de l’évaluation de la première cohorte sur la deuxième. C’est complètement indépendant.
Cependant, toutes les décisions seront communiquées aux établissements, peu de temps après la réunion de notre conseil d’administration de juin 2022 et ça laissera enfin environ neuf mois pour finaliser le financement par toutes les installations, car le financement début en avril 2023.
Il est important de souligner qu’aucune modification n’a été apportée aux dates suite aux commentaires reçus sur l’ébauche. Cependant, nous avons pris en compte le fait que les réunions se dérouleront sur plus d’une journée, ce qui aura sans doute une incidence sur la planification des réunions en personne et donc avec les représentants. Ceci a été corrigé dans l’appel final.
Donc là, on rentre dans le nerf de la guerre. Le budget pour le prochain cycle est de 660 M$ en montant FCI, donc une augmentation de 50 M$ par rapport au cycle précédent.
Il s’agit bien sûr d’une augmentation modeste, mais qui à notre avis permettra toujours le soutien d’installations supplémentaires.
Mais bon, la comparaison des deux cycles est moins simple lorsque l’on considère le fait que les changements importants ont été mis en œuvre dans le programme en 2019 (par exemple l’augmentation de la part de soutien de la FCI, de 40 % à 60 % des coûts admissibles pour un sous-ensemble d’installations).
Donc, on ne peut pas prévoir d’avance quel sera le taux de réussite des installations actuelles dans le concours, mais notre budget implique, que si toutes les installations étaient renouvelées au montant correspondant à leur dernière année de financement, nous atteindrions rapidement la limite du budget.
Cela étant dit, par contre, il n’y a aucune répartition du budget déjà prévu d’avance entre les nouvelles installations et celles qui sont déjà en place. On s’en remet vraiment au processus d’évaluation pour déterminer le meilleur portefeuille d’investissement pour le Canada, donc quel que soit le statut actuel de financement des installations.
Et, bien que l’approche préférée de la FCI soit de fournir aux installations le financement complet demandé, lorsqu’il est pleinement justifié bien sûr, plutôt que de procéder à des coupes budgétaires générales, il peut y avoir des cas où un financement partiel serait jugé approprié. Et dans ces décisions, le CEM peut tenir compte de facteurs comme la justification de toute augmentation significative des coûts d’exploitation par rapport au budget actuel et le retrait ou la réduction du financement des partenaires existants.
Donc, le financement par le biais de ce concours vise à compléter les ressources d’exploitation et maintenance existantes et non à remplacer le soutien fourni par vos partenaires actuels.
Il se pourrait que des coupures budgétaires puissent être discutées lors des réunions en personne (enfin en personne, virtuelles…) entre le comité et les représentants, vous devez donc être prêts à répondre aux questions concernant votre capacité à fonctionner sous un budget réduit.
Et la FCI peut également réserver une partie des 660 millions pour d’éventuels rajustements budgétaires à la suite du processus d’évaluation à mi-parcours prévu pour 2025 ainsi que pour les financements de transition.
Et en effet, les établissements actuellement financés, démontrant un budget annuel de plus de 2 millions par année devront fournir un plan de trois pages au cas où leur proposition ne serait pas recommandée pour un financement complet. Et, le financement transitoire peut être utilisé sur un maximum de deux ans et ne peut dépasser un total de 75 % du financement actuel de la FCI.
Et on a précisé dans l’appel que c’est bien l’année 2022-2023 qui devrait être utilisée comme point de référence.
Donc, l’admissibilité des coûts. Maintenant, nous avons regardé le budget global, regardons maintenant ce que vous pouvez inclure dans votre budget.
Donc, en repensant au concours 2017, nous avions remarqué que plusieurs installations avaient inclus des coûts non admissibles. Il est donc important que toutes les nouvelles installations y prêtent une attention particulière, et en cas de doute, valident l’admissibilité des coûts non définis sur cette liste, je veux dire dans la liste fournie dans l’appel, avec leur chargé de programmes.
Depuis 2017, nous n’avons pas apporté de modifications importantes à l’exception des étudiants participant aux coûts d’exploitation et de maintenance et des coûts associés au développement technologique.
Donc, un mot là-dessus : les coûts liés aux activités de recherche restent inadmissibles, cependant, les coûts liés au développement technologique pour améliorer l’offre de service à vos utilisateurs, sont désormais admissibles.
Ce n’est donc pas la recherche et le développement technologique que les utilisateurs font grâce à l’utilisation des ressources de votre installation, cela reste un pur coût de recherche, mais plutôt la R et D interne, qui permet d’améliorer les services aux utilisateurs. Donc il y a une nuance importante.
Donc, ça signifie que les salaires du personnel scientifique et technique employé par l’établissement, qui ne sont pas également membres du corps professoral (à bien distinguer), travaillant par exemple sur le développement de nouveaux protocoles, l’intégration de nouveaux outils, des méthodologies d’optimisation ainsi que les technologies de l’information comme par exemple pour la cybersécurité, sont désormais admissibles.
Certains nous ont demandé de donner un exemple plus illustratif, donc j’en ai un pour vous : dans le cas de notre installation souterraine de physique des particules SNOLAB, une nouvelle exigence dans leur cas, qui a été exprimée par la communauté, est la capacité d’apporter une expertise dans la production, la purification et le stockage de grande quantité de gaz rare liquide.
Et donc, comme il y a un bassin restreint d’expérience dans le monde, qui se cherche une installation autre, il y a une forte compétition entre ces installations pour attirer ces expériences chez eux.
Donc le personnel, l’équipement, les fournitures, toute l’aide nécessaire pour développer cette expertise est admissible.
En raison de notre budget limité, la FCI n’est pas encore en mesure de mettre en œuvre l’approche du financement de cycle de vie, ce qui signifie que vous ne pouvez pas demander plus que des équipements et des mises à niveau mineures pour maintenir la capacité opérationnelle de votre installation ou pour améliorer les services à vos utilisateurs.
Donc, [prend une respiration] c’est un équilibre.
Vous devez donc continuer à soumettre des demandes pour des investissements plus importants dans des capacités des installations par le biais des autres programmes de la FCI.
Bon, nous reconnaissons que certaines mises à niveau ne rencontrent pas bien les objectifs de ces autres programmes, mais en ce moment, c’est la réalité avec laquelle nous devons tous travailler.
Autre changement : la part de salaire des étudiants vers des activités d’exploitation et de maintenance est désormais couverte (par exemple, si vous avez des étudiants en coop ou des stagiaires dans des métiers spécialisés qui contribuent à l’entretien, à l’administration ou au développement technologique pour améliorer vos services).
Un coût admissible qui a bien causé des malentendus aussi dans le concours 2017, concerne certaines dépenses encourues par les établissements autres, donc les services comme l’électricité sont un bon exemple.
Un autre exemple est celui des coûts du personnel employé par l’établissement, mais qui contribuent au fonctionnement et à la maintenance de l’installation (par exemple, en comptabilité : même si c’est l’établissement qui paie pour ces coûts, ces coûts peuvent figurer dans votre budget à ce programme).
Une note sur les provisions pour imprévus : c’est à interpréter vraiment comme un fonds de réserve pour les événements imprévus, plutôt qu’une marge pour les fluctuations budgétaires qui devraient déjà être intégrée dans une certaine mesure dans vos catégories de coûts.
À des fins administratives, nous vous demandons de bien mettre le fonds de réserve à ne pas excéder 10 % du coût total admissible dans la dernière année de votre budget. Et, ce montant ne pourra être dépensé sans l’approbation de la FCI.
Donc, nous passons maintenant au processus de soumission proprement dit.
Si votre établissement agit à titre administratif pour une installation non financée au concours 2017, vous devez d’abord soumettre une déclaration d’intérêt avant de soumettre votre avis d’intention.
À noter que l’institution administrative doit être admissible au financement de la FCI. Il s’agit d’un processus entièrement distinct et nous l’avons clarifié dans l’appel.
Nous utiliserons par ailleurs les déclarations d’intérêt :
• pour planifier le concours;
• pour avoir une idée du budget demandé; et
• pour planifier nos ressources nécessaires pour mieux organiser le concours.
Il est donc important que vous fournissiez un aperçu de votre budget de fonctionnement annuel réel, basé sur les coûts et les sources de financement admissibles bien sûr, afin que nous puissions avoir un point de référence.
Donc, le niveau de détails fournis dans ce budget dépend entièrement de vous, mais si vous fournissez des totaux simples, par exemple pour les revenus et les dépenses, ce serait acceptable, mais il est très important de fournir votre meilleure estimation du montant total que vous demanderez à la FCI pour les six ans.
Et votre déclaration d’intérêt doit être soumise par courriel d’ici le 10 août 2021.
Le reste du processus de demande est entièrement mené dans le système de gestion des contributions de la FCI, le SGCF.
Tous les établissements doivent soumettre un avis d’intention, bien que le contenu soit différent pour ceux qui ne sont pas actuellement financés comme mentionné précédemment.
Typiquement, c’est l’installation qui initiera l’avis dans le système, mais c’est l’établissement administratif qui est responsable de le soumettre à la FCI.
Il est très important que vous choisissiez les bons formulaires d’entrée de jeu, donc je vais vous montrez ce qu’aura l’air la page d’accueil.
Vous voyez en haut trois différents formulaires, un pour les nouvelles installations qui ne sont vraiment pas financées et ensuite deux cas figure, celles qui renouvellent leur financement à 40 % et les autres à 60 %.
Une fois que vous avez lancé la demande, vous ne pourrez plus changer de formulaire si vous avez choisi le mauvais, donc encore une fois, contactez votre chargé de programmes si vous avez un doute.
Toutes les installations doivent fournir des informations de base sur l’installation, les établissements participants s’il y a lieu.
Parfois, les installations appartiennent à plus d’un établissement ou bien un autre établissement est impliqué dans la gouvernance de l’installation.
Ensuite, l’équipe de direction.
Il s’agit d’une approche différente de celle utilisée en 2017 où nous vous demandions plutôt des utilisateurs principaux, généralement des chercheurs. Et dans le cas présent, nous voulons avoir un échantillon des personnes qui jouent des rôles clés dans la gestion de votre installation. Qu’ils aient les titres de poste ou non, cela varie selon les installations, nous nous intéressons ici principalement à la fonction.
Donc vous devrez sélectionner ces personnes avec soin au stade de l’avis d’intention, car elles seront transférées ensuite à la proposition complète.
Et dans les commentaires que nous avons reçus de la communauté, certains craignaient que quatre ne soit pas suffisant pour refléter la structure de l’organisation et nous le reconnaissons, nous reviendrons plus tard sur ce point, mais je peux simplement dire que vous pouvez toujours incorporer ces informations dans le narratif de la proposition complète.
Les évaluateurs suggérés.
Donc je pense qu’un minimum de six réviseurs potentiels est requis par le formulaire, mais si pouvez en fournir un nombre encore plus important, c’est toujours apprécié de notre part.
La plupart des installations ont des liens étendus à l’échelle nationale et internationale, ce qui rend vraiment difficile pour nous de recruter des évaluateurs qui ont à la fois l’expertise requise, mais sans être en position de conflit d’intérêts.
Donc, le recrutement se fait entièrement sur la base des informations fournies au stade de l’avis d’intention avec des informations limitées pour nous, donc l’identification de ces personnes est un moyen de s’assurer que nous pouvons fournir une évaluation de très bonne qualité.
Donc tous les établissements doivent fournir un aperçu du budget demandé en utilisant les tableaux fournis dans l’appel.
Puis, nous arrivons à la démonstration d’admissibilité des installations non financées.
Nous vous demandons de télécharger, téléverser un document expliquant comment vous répondez aux huit critères d’admissibilité que j’aborderai ensuite plus en détail et qui comprend également des informations sur vos revenus et dépenses actuels.
Donc, d’abord, les avis d’intention de tous les établissements seront examinés pour s’assurer qu’ils sont complets par le personnel de la FCI, mais les nouveaux établissements seront soumis à un processus supplémentaire pour établir d’abord leur admissibilité au programme.
Donc, la première étape pour eux consistera à ce que le personnel de la FCI vérifie que les trois premiers critères d’admissibilité sont simples et non subjectifs, soient satisfaits, et c’est là qu’intervient le budget historique. C’est-à-dire qu’on vous demande de fournir quatre ans de courriels, un mélange de courriels et de prévisions budgétaires pour démontrer que vous atteignez le seuil annuel minimum de 1 M$ en frais d’opération.
Si l’avis d’intention rencontre ces trois critères, il sera ensuite soumis à une évaluation par le CEM pour les cinq critères restants, en adoptant une approche qui utilisera un système d’annotation binaire, donc satisfait ou non satisfait.
Le comité multidisciplinaire identifiera les avis d’intention qui répondent à tous les critères d’admissibilité du fonds.
Idéalement, le comité invitera tous ceux qui satisfont aux critères à soumettre une proposition complète.
Toutefois, si le financement total demandé par le sous-ensemble des avis jugés admissible et pour les installations actuellement financées dans le concours dépassent le milliard de dollars, le comité multidisciplinaire pourrait être invité à classer les avis d’intention en fonction de ceux qui rencontrent le mieux les critères d’admissibilité et les objectifs du concours, et dont la perte représentait un recul vraiment important pour le Canada.
On en vient aux critères d’admissibilité.
Donc le premier [hésitation] vous verrez que les critères d’admissibilité reflètent bien la définition du type d’installation qui est visée par le programme, donc vous remarquerez qu’il y a des concepts similaires dans la définition et les critères utilisés pour évaluer l’adéquation de l’installation au programme.
Le premier d’entre eux est la démonstration que votre installation offre des équipements et des services qui sont rarement disponibles dans la plupart des établissements, du moins au Canada.
Lors des concours précédents, nous avions reçu un nombre important de déclarations d’intérêt d’installations de nature et de portée institutionnelle ou régionale, mais compte tenu des paramètres du fonds, et tel que décrit dans notre entente de contribution avec le gouvernement fédéral, ces installations restent admissibles, euh, inadmissibles au concours actuel.
Et dans le même ordre d’idée, nous avions reçu des déclarations d’intérêt, installations très similaires, voire identiques de tout le pays, offrant des capacités et des services similaires. Donc, il vous incombe de démontrer que votre installation offre quelque chose qui n’est pas couramment disponible, que c’est important pour le Canada et que sa perte représenterait une perte aussi pour le pays.
Le critère de la communauté d’utilisateurs est vraiment au cœur de notre définition et c’est principalement à travers la base d’utilisateurs que l’importance nationale et la portée de l’installation sont démontrées.
Donc, vous devez faire valoir que l’installation dessert une communauté au Canada, qui, pour les disciplines spécifiques concernées, représente une masse critique de chercheurs.
Bon, c’est bien sûr sujet à interprétation, ça varie selon les disciplines, mais nous comptons sur le comité pour être en mesure de faire cette distinction en fonction des informations que vous nous fournirez et l’expérience combinée des membres de comité.
Une autre chose qui est ressortie des précédents concours est qu’il est important de ne pas confondre les termes « utilisateurs » et « collaborateurs ». Dans certains cas, on constate qu’ils sont utilisés de manière interchangeable.
Dans le contexte d’installations d’importance nationale, le terme « utilisateur » désigne plutôt les individus qui cherchent à accéder aux capacités et aux services de l’installation pour mener ensuite leurs propres activités de recherche. Donc, leur relation et leurs interactions avec l’installation sont généralement davantage considérées comme une relation de client.
Bien que nous reconnaissions qu’il y a des zones grises et des exceptions à cela, par exemple des installations qui accueillent des expériences qui se déroulent sur des dizaines d’années, ça peut venir brouiller un peu les définitions, mais la distinction est quand même importante.
Donc il vous sera demandé, et cela reviendra dans la proposition complète pour toutes les installations, la répartition des utilisateurs par type d’utilisateurs, selon leur géographie, leur secteur d’activités pour les trois dernières années.
Et si vous ne disposez pas de l’ensemble de ces données, non pas selon les catégories demandées, veuillez nous fournir les preuves que vous avez.
Donc il n’y a pas non plus d’attentes prédéfinies quant à savoir si l’installation s’adresse à l’industrie ou aux utilisateurs internationaux, bien que c’est demandé dans les tableaux, donc ça peut varier considérablement d’un type d’installation à l’autre. Donc veuillez expliquer le contexte de votre type d’installation afin que le comité puisse avoir des attentes réalistes.
Les deux autres critères se rapportent à la gouvernance et à la gestion de l’installation, qui, pour en revenir à la définition, est l’attente que ses structures et ses processus associés reflètent le mandat de l’installation à répondre aux besoins pancanadiens.
Donc, l’attente, les structures, les politiques et les plans soient aussi adaptés à l’envergure et à la complexité de votre installation ainsi qu’à son niveau de maturité.
Donc vous devez démontrer que les structures, si elles sont pleinement développées, parviennent aussi de manière efficace à appuyer les activités nationales de votre installation. Vous devez aussi également fournir les organigrammes actuels de votre installation.
En termes de gouvernance, par exemple, les installations plus grandes ou plus complexes, cela peut inclure un conseil d’administration, responsables de la planification stratégique et pluriannuelle de vos activités, la gestion des risques, etc.
Enfin, vous devez démontrer ici que vous avez aussi une politique d’accès aux utilisateurs et la rendre disponible au public. Nous ne prescrivons pas le type de politique d’accès que vous devez avoir en place.
Parmi l’ensemble actuel des installations financées, nous avons une variété d’approches, et là aussi, les normes varient selon le type d’installation. Mais vous devez expliquer comment est-ce que ça correspond à ce qui est typique dans votre domaine.
Il peut s’agir d’un accès entièrement ouvert ou contrôlé, selon les besoins. Mais l’une des exigences est que l’accès à des ressources limitées ou spéciales, soit accordé à la suite d’un processus d’examen approprié.
Donc, nous nous intéressons ici à connaître le nombre de telles demandes d’accès que vous recevez et le nombre accordé, idéalement sur trois ans.
Et lors des concours antérieurs, nous avons reçu un certain nombre d’avis d’intention demandant des fonds pour couvrir des coûts d’exploitation pour mener des activités dans le cadre d’un consortium de recherche, ciblé ou pour un réseau de recherche spécifique. Donc, bien que ces réseaux puissent avoir une infrastructure partagée, généralement l’accès à ces infrastructures est généralement limité aux membres du groupe de recherche, et donc en tant que tel, ce type de montage ne serait pas considéré comme des installations répondant à ce critère.
Par souci de temps, comme je disais, je vais revenir à la fin aux questions.
Je vais passer rapidement en revue le processus de soumission d’une proposition, mais il est toujours important que voyez exactement où ça mène.
Donc notez que les formulaires de notre système sont maintenant à votre disposition depuis quelques jours. Donc les nouvelles installations auront accès au formulaire d’avis d’intention, et une fois invitées, auront accès aux formulaires de proposition, tandis que les installations actuellement financées auront accès à la fois à l’avis et à la proposition, de sorte qu’ils pourront être développés en parallèle.
Donc la proposition comporte deux principaux modules : le module projet qui permet de répondre aux critères d’évaluation et aux objectifs du concours, et pour lequel vous disposez d’un nombre limité de pages en fonction du niveau de financement demandé.
Donc, selon la taille, vous disposerez de 30 ou 40 pages pour justifier. Et, notez cependant que toutes les pièces justificatives supplémentaires au corps principal du texte vont tomber en dehors de ces limites de pages.
Et bien sûr, la proposition comporte un module financier, mais contrairement à l’avis d’intention les budgets seront entièrement capturés dans le système en ligne au lieu d’être des tableaux que vous devez reproduire dans vos documents PDF.
Donc là, j’en viens aux critères à proprement dit.
Le premier critère concerne l’excellence scientifique et la recherche de calibre mondial qui est généralement la raison d’être de ce type d’installation.
Vous devez donc expliquer la portée, la nature et la variété de la recherche qui est rendue possible par l’utilisation de votre installation et fournir, en lien avec votre plan stratégique, les orientations de recherche envisagées pour les six prochaines années, au mieux de vos connaissances.
Donc les installations sont tenues de bien connaître leur communauté d’utilisateurs et le type de recherches qu’ils effectuent.
Donc si vous êtes une installation, si menant de la R et D interne pour améliorer vos services à la communauté de chercheurs, vous pouvez également inclure les coûts de développement technologique qui vous permettent de maintenir votre plateforme à la pointe et d’illustrer ces aspects innovants dans cette section.
Or, nous vous demandons de fournir une liste de publications sélectionnées démontrant la qualité de la recherche rendue possible par l’installation et de décrire ces aspects novateurs ainsi que de mettre en évidence quelques exemples de réalisations récentes, ça peut inclure des prix, des récompenses, des contributions fondamentales à la science.
Vous devez également fournir des mesures de production scientifique comme le nombre de publications et d’autres retombées pour le Canada, y compris la formation des étudiants.
Vous devez également inclure une description des retombées réalisées jusqu’à présent, sur la base des recherches rendues possibles par l’installation, ainsi que les retombées que vous anticipez à l’avenir.
Donc, prochain critère ici : vous devez décrire l’infrastructure en tant que telle : ses instruments, ses services hautement spécialisés et aussi l’expertise humaine de l’installation. Et où se situe l’installation par rapport à d’autres installations similaires dans le monde, ce qui fait que l’installation est compétitive au niveau international.
Donc, cet élément a été considéré comme une faiblesse par de nombreux comités experts lors du concours de 2017. Il est donc important qu’il soit correctement traité. Votre comité dédié sera composé d’experts internationaux dans le domaine; et il est important pour eux de comprendre que vous êtes au courant des installations similaires et que vous êtes en mesure de vous comparer à celles-ci.
Donc la relation entre la compétitivité de l’installation et les besoins des communautés d’utilisateurs est aussi importante à démontrer.
Donc l’installation et ses services devraient être en demande et doit démontrer qu’elle répond aux besoins exprimés de sa base d’utilisateurs.
Donc, quels sont les mécanismes en place pour nous assurer que ce soit le cas?
Donc le comité expert aura une séance dédiée à échanger sur la science et la compétitivité internationale de l’installation avec ceux que vous choisirez pour représenter l’installation, donc ce sera une discussion en plus de ce que vous présentez dans la demande.
Donc, besoin du financement de la FCI.
C’est ici que vous devez justifier et défendre votre demande budgétaire. Donc décrivez et justifiez chaque dépense indiquée dans votre budget détaillé.
Vous devez également expliquer comment le financement demandé permettra à l’installation d’exploiter pleinement ses capacités de fonctionner à un niveau optimal et de répondre aux besoins de sa communauté d’utilisateurs.
Nous reviendrons sur la notion d’utilisation optimale dans le critère suivant.
Il vous faut décrire le processus de budgétisation et la façon dont l’installation a déterminé le financement optimal demandé à la FCI, donc expliquez toute variation du budget par rapport au budget des années précédentes.
Cela étant dit, il est très important et nous l’avons précisé dans l’appel final, que nous nous attendions à ce que le montant demandé à la FCI dans la proposition ne dépasse pas le montant demandé dans l’avis d’intention de plus de 10 %. Donc, vous avez une certaine flexibilité, mais vous devez ainsi tâcher de préciser autant que possible les besoins de votre installation pour les six prochaines années.
Rien n’indique pour le moment qu’il sera possible de demander des fonds supplémentaires lors de l’examen à mi-parcours de 2025, donc vous devez fournir votre meilleur estimé en date de soumission.
On vous demande aussi de décrire comment vous comptez maintenir vos autres sources de financement actuelles, c’est-à-dire une stratégie de sécurisation et de diversification de ces sources, et d’expliquer votre plan d’urgence en cas de déficit de financement potentiel. Ceci comprend aussi le financement transitoire advenant une décision de non-renouvellement.
Donc, pour finir, quelques établissements nous ont demandé s’il serait envisageable de présenter un budget qui représenterait une montée en puissance de leurs besoins au cours des six dernières années afin d’étendre par exemple la portée de leur installation ou d’augmenter leur niveau d’activités.
Bon, c’est une situation que nous avons rencontrée maintes fois dans les concours précédents. La réponse est que le fonds est destiné à permettre aux installations de recherche qui sont déjà opérationnelles et qui ont déjà un mandat national, d’exploiter pleinement leur capacité.
Donc le fonds, tel qu’il est aujourd’hui, ne sert pas à transformer une installation plutôt locale et régionale qui aurait l’ambition de devenir une installation de portée nationale en encourageant l’expansion de sa base d’utilisateurs. Donc ici, il y a une nuance importante, les installations existantes, mais peut-être que vous avez une légère montée qui est tout à fait défendable, et ce sera à vous de faire le cas dans votre demande. Donc, c’est pas exclu.
Ici, nous regardons l’efficacité de vos opérations et de l’accès aux utilisateurs.
Nous vous demandons de définir le niveau optimal d’utilisation de votre installation qui est une mesure de la capacité totale de l’installation, hors période de maintenance requise. Mais c’est à vous de définir ce qui est pertinent dans votre cas. Donc par exemple, si vous aviez 10 postes d’utilisateurs qui pourraient en principe être utilisés 24 h/24, 7 jours/7, mais par manque de ressources, vous n’atteignez que la moitié de cela, ou au contraire, vous êtes peut-être confrontés à un bouchon dans ce que vous pouvez accomplir pour une raison ou une autre, par exemple une inefficacité dans l’un de vos processus… quoi qu’il en soit, on vous demande d’expliquer quel est votre plan pour améliorer ou maintenir ce niveau d’activités et quelles sont les ressources nécessaires pour atteindre ou maintenir ce niveau.
Et puis le deuxième aspect important est de décrire les politiques d’accès des utilisateurs et de fournir, comme dans la démonstration d’admissibilité, le nombre annuel de demandes d’accès reçues et recueillies au cours des trois dernières années ainsi que la répartition des utilisateurs.
Et ici, nous vous demandons également de discuter s’il existe des obstacles potentiels à l’accès aux ressources de votre installation, et le cas échéant, quelle mesure vous envisagez de prendre pour améliorer l’accès afin qu’il soit plus juste, équitable et inclusif.
Donc, deux derniers critères et j’approche de la fin. Je vais vous laisser un temps de questions, ne vous inquiétez pas.
Décrivez ici en gouvernance, la structure de gouvernance de l’installation, la composition et le mandat de tout comité que vous avez formé et fournissez-en les affiliations de ses membres.
Vous devez expliquer la relation de l’installation avec son établissement d’accueil et ses mécanismes de reddition de comptes : comment la communication est faite. Et nous devons avoir une idée de la façon dont cela se compare à la gouvernance d’installation d’organisations similaires, car ici aussi ça peut varier en fonction de la culture du domaine. Et décrivez ici dans les mesures prises pour appliquer les principes d’équité, de diversité et d’inclusion à la composition de ces organes et de ces comités, et à votre planification stratégique en général.
Et bien sûr, vous devez fournir le plan stratégique actuel d’installation et décrire le processus utilisé pour définir ces orientations stratégiques, s’il n’est pas déjà inclus dans le plan.
Et vous devez décrire la vision à long terme de l’installation, et le cas échéant, je précise, toute mise à niveau majeure prévue au cours des 20 prochaines années afin que nous ayons une idée de la durée de vie de l’installation.
Certains ont demandé : « Est-ce que ça doit être 20 ans, nous, on se voit sur 10 ans ». En tout cas, la réponse est de bien définir ce qui est pertinent dans votre contexte.
Expliquez aussi comment l’installation mesurera son succès dans l’atteinte de ses objectifs, y compris ses orientations de recherche, donc de décrire des mesures de performance que vous utilisez.
Excellence en gestion.
Donc, décrire ici comment votre installation est gérée et par qui, en relation avec l’équipe de direction de la demande. Donc étant donné la limite de quatre personnes à cette équipe, vous pouvez introduire d’autres personnes dans votre discussion même si vous ne fournissez pas leurs CV complets. Il est important que démontrez que ces personnes possèdent les compétences de base requises pour gérer efficacement l’installation.
Vous devez fournir le plan de gestion actuel de l’installation qui doit inclure les contrôles financiers, de suivi de la santé et de sécurité du travail, de la relève, des ressources humaines, des plans de maintenance et de réparations, de mises hors service ainsi que l’approche de l’approche de l’installation en matière de gestion des risques.
Et, on vous demande également d’expliquer comment les principes d’équité, de diversité et d’inclusion sont appliqués au regroupement du personnel, et ensuite décrire les mécanismes que vous avez pour suivre et mesurer vos résultats comme pour la gouvernance, et décrivez comment ces informations sont intégrées dans les processus décisionnels de la gestion.
Et ensuite, pour finir, la gestion des données et la cybersécurité sont très importantes.
Si elles ne sont pas déjà abordées dans les plans de gestion, vous devez écrire quelles politiques vous avez pour la gestion et la cybersécurité de l’installation.
Donc, en plus du nombre de pages alloué pour décrire comment l’installation répond aux critères d’évaluation, nous vous demandons de téléverser des pièces justificatives, donc les plans stratégiques et de gestion (qui sont vraisemblablement des documents distincts), la liste des publications, les CV de l’équipe (qui devraient être inclus dans un PDF), le plan de financement transitoire (pour ceux auxquels ça s’applique) et à moins que ceux-ci fassent déjà partie du plan stratégique ou de gestion : les organigrammes, le plan de démantèlement de l’installation, les politiques ou le plan d’équité, de diversité ou d’inclusion, puis enfin un plan de gestion des données qui peut intégrer des enjeux de sécurité et de cybersécurité, ou encore des plans distincts abordant ces questions.
Donc, dans le module financier, vous êtes bien sûr demandés de saisir des informations budgétaires, vous aurez quatre tableaux à remplir, donc deux tableaux pour les revenus et les dépenses pour la période précédant le cycle de financement, donc un mélange de passé, de réel, d’actuel et de prévisionnel pour l’année prochaine.
Donc, le budget historique est demandé par catégorie de dépenses, le budget quand même doit être détaillé.
Et ensuite deux tableaux pour les revenus anticipés des partenaires et de vos dépenses pour les six années du cycle de financement.
Donc en règle générale, nous demandons à nos établissements de confirmer le financement des partenaires sur une base annuelle, et avec des rapports financiers annuels, l’établissement a la flexibilité aussi d’ajuster ses dépenses d’une année à l’autre. Donc, vous n’êtes pas tenus de respecter au dollar près les montants que vous avez saisis dans votre demande.
Donc les dépenses devront être saisies et étiquetées selon les catégories de dépenses admissibles énumérées précédemment. Selon le type, vous pourrez spécifier par exemple le nombre d’équivalents temps plein lorsqu’il s’agit de personnel et les quantités pour les articles discrets. Et comme je l’ai dit précédemment, il est important que le montant exigé, demandé de la FCI ne dépasse 10 % de celui qui a été proposé à l’avis d’intention.
Donc, ceci est ma dernière diapositive. Cette diapo résume la relation entre les objectifs du concours qui seront évalués par le comité multidisciplinaire et les critères d’évaluation examinés par les comités d’experts.
Donc, je tiens simplement à souligner ici que les directives pour chacun de nos comités seront disponibles plus tard ce mois-ci sur notre site Web. Vous pourriez donc être intéressés à les lire pour comprendre le point de vue des évaluateurs. Ça peut finalement vous être utile dans la rédaction de vos avis d’intention et de proposition.
Donc pour chaque objectif du concours, nous avons deux critères qui y sont directement liés, bien sûr en réalité, ces choses sont toutes interdépendantes et nos comités auront cela à l’esprit. Soyez assurés, ça signifie pour vous qu’il est préférable d’éviter la duplication d’informations dans votre proposition, car elle sera toujours évaluée dans son ensemble.
Et comme pour l’avis d’intention, nous vous recommandons d’utiliser des figures et des tableaux pour que ça vous permette de mieux construire votre dossier.
Donc, dans ces objectifs, nous avons introduit certaines considérations pour les principes d’équité, de diversité et d’inclusion qui feront partie de l’évaluation faite par les comités, mais en reconnaissant qu’il s’agit d’un travail en cours pour la plupart des établissements et des installations. Et en abordant les critères qu’on vient de revoir en détail, gardez à l’esprit qu’ils ne seront pas évalués à l’aide d’une échelle d’annotation binaire comme c’était le cas pour les vérifications d’admissibilité, mais à l’aide de notre échelle d’annotation à cinq points qui permet davantage de nuances, qui permet de tenir compte de votre contexte opérationnel unique à vous.
Donc, par conséquent, il peut y avoir des exigences qui s’appliquent un peu différemment dans votre cas, et c’est acceptable. Chaque installation sera jugée selon ses propres mérites et dans son contexte opérationnel, et cela sera clairement expliqué au comité multidisciplinaire par la suite.
Donc, voilà, on est rendus à la période de questions.
Je vois que mes collègues ont répondu à deux questions! Donc, euh [hésitation]
Est-ce que mes collègues ont un mot à dire là-dessus ou est-ce que quelqu’un aurait une question peut-être qu’il voudrait soulever de vive voix?
[MICHÈLE BEAUDRY] On en a deux ici Heidi. Donc une qui dit : « Une facilité qui est utilisée à la fois pour la recherche, mais également pour l’enseignement, est-ce un problème? »
[HEIDI BANDULET] Je ne verrais pas ça comme un problème, mais si c’est dans le cadre d’un programme et qu’il y a des coûts importants associés à ces services, à ce moment-là, ce ne serait pas la partie admissible du budget, qui devrait soutenir la recherche. Bien sûr, s’il y a une part négligeable de ça qui entre en jeu, la formation est toujours une des retombées de ces installations, donc il y a une nuance à faire. Je pense qu’il faut contacter votre chargé de programmes et peut-être discuter de votre situation particulière.
[MICHÈLE BEAUDRY] Il y a aussi une question qui dit : « Une facilité accessible via un abonnement annuel avec des frais annuels. » Je pense que Mark va la prendre celle-là.
[MARK LAGACÉ] Bonjour. Oui, les abonnements annuels et les frais annuels, il n’y a pas de problème, ce serait un coût admissible comme un coût de partenaire pour les frais aux installations. Nous avons plusieurs cas que c’est soit des frais d’utilisation, ou même des abonnements annuels dans les installations qu’on finance déjà à partir du fonds des ISM. Donc, non, pas de problème du tout. Nous avons aussi eu une question tantôt sur la COVID-19, donc je pense peut-être juste quelques mots là-dessus sera bien apprécié. Je te passe la parole Heidi.
[HEIDI BANDULET] Oui, évidemment, nous reconnaissons que la COVID a eu un impact sur tout le monde à tous les niveaux. C’est un peu d’ailleurs pour ça qu’on a décidé de demander quatre ans de budget précédant le cycle de financement et de vous permettre d’expliquer votre réalité opérationnelle et comment vous avez été impactés par la COVID. Donc, on va démontrer, je crois, beaucoup de flexibilité à ce niveau-là pour être sûrs de ne pas pénaliser une installation qui aurait été durement frappée par la COVID, mais encore là, c’est du cas par cas.
[Silence de quelques secondes]
Donc, est-ce qu’on a d’autres questions?
[MICHÈLE BEAUDRY] On a eu une question au tout début dans le chat qui demandait si les chercheurs nous soumettent directement leur expression d’intérêt sans passer par le bureau de la recherche. Est-ce que la FCI va les contacter ou aviser l’établissement? Et la réponse est définitivement oui. Donc, si nous recevons des expressions d’intérêt directement, nous allons en faire part à l’établissement pour les mettre au courant de ce qui nous a été envoyé.
[HEIDI BANDULET] Oui bien sûr, parce que l’établissement est celui qui devient l’ultime responsable du financement, donc euh [hésitation]…
[MICHÈLE BEAUDRY] Exactement.
[HEIDI BANDULET] […] et la relation avec la FCI.
Donc, s’il n’y a pas d’autres questions, je voudrais remercier [hésitation]
[MARK LAGACÉ] Une sur l’établissement partenaire.
[HEIDI BANDULET] … Ah, vas-y!
[MARK LAGACÉ] Donc si le système va… Laisse-moi voir si je peux trouver la question. Est-ce que l’établissement doit approuver la demande, donc dans le SGCF?
Donc dans le système, ça ne va pas le renforcer, tu pourrais ajouter n’importe quel partenaire, mais on vous encourage évidemment à communiquer avec les établissements partenaires avant de soumettre la demande. Mais, ce ne serait pas comme le Fonds d’innovation où il va y avoir un message envoyé aux établissements.
[HEIDI BANDULET] Donc très bien. Toutes vos questions vont être enregistrées. On a aussi eu une séance hier en anglais qui a généré une grande quantité de questions, donc toutes ces questions vont se retrouver dans une foire aux questions qu’on va développer et qui sera accessible dans environ deux semaines, d’ici la fin du mois de juillet. On vous invitera à consulter ces réponses et puis, c’est sûr que si vous avez des questions précises, n’hésitez pas à contacter votre responsable, votre chargé de programmes à la FCI ou votre établissement si vous êtes une installation.
Donc, pour finir, j’aimerais remercier vraiment tout le monde pour avoir pris le temps d’assister à cette séance d’information et je vous souhaite une très belle journée, merci.
