4.6 Coûts admissibles des projets d’infrastructure

Les coûts admissibles sont définis comme les coûts d'acquisition ou de développement de l'infrastructure de recherche. Les établissements doivent déclarer le coût total de chaque article. Les coûts admissibles peuvent comprendre les taxes applicables (moins les crédits remboursables). Les taxes ne doivent pas être calculées sur la portion de la contribution qui est en nature. Au moment de soumettre une proposition et de finaliser une contribution financière, un établissement doit indiquer le coût qu’il s’attend à devoir payer à la date à laquelle il prévoit acquérir les articles, en tenant compte des éventuelles fluctuations de prix telles que l'inflation. Des exemples de coûts admissibles et non admissibles sont fournis dans les sections suivantes. Des détails supplémentaires relativement aux coûts liés au personnel, à la construction ou à la rénovation et aux bases de données sont également fournis dans les sections suivantes. Quant aux coûts admissibles et non admissibles associés à un programme de financement spécifique, ils sont détaillés dans l’appel à propositions correspondant ou les lignes directrices du fonds. Si un article particulier n'est pas clairement défini comme étant admissible ou non admissible, la FCI examinera la requête au cas par cas. Toutes les dépenses admissibles doivent être engagées dans les délais spécifiés à la section 4.1.1.

Coûts admissibles

• Achat d’équipements de recherche et composantes, neufs ou d’occasion : la FCI soutient les processus d’approvisionnement efficients qui considèrent l’impact environnemental de l’achat, y compris l’acquisition d’équipement remis à neuf. Les infrastructures remises à neuf ou d’occasion doivent fonctionner selon les besoins et rester opérationnelles pendant toute la durée du projet;
• Location d’infrastructure de recherche : la location est acceptable si elle offre des avantages pour la recherche en termes de disponibilité, d’efficience, d’exploitation ou de capacités supplémentaires. L’établissement devra expliquer pourquoi il privilégie la location. La durée de la location doit couvrir une période suffisante pour mener à bien les activités de recherche décrites dans la proposition;
• Déplacement vers le lieu d’affaires d’un fabricant, d’un marchand ou d’un fournisseur d’infrastructure de recherche pour choisir ladite infrastructure : cela comprend les indemnités journalières de repas et les coûts de compensation carbone pour les déplacements. Lorsque le site qui héberge l’infrastructure est éloigné ou séparé de l’établissement, les déplacements nécessaires à l’installation de l’infrastructure admissible sont également admissibles. Ces coûts doivent être conformes aux Directives sur les voyages du Conseil national mixte en vigueur et à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
• Trousse de démarrage venant avec l’infrastructure : l’achat subséquent de tout article consommable (par exemple, brochures, feuilles de réponse, pipettes jetables) n’est pas admissible;
• Expédition, transport et installation de l’infrastructure de recherche : cela comprend les frais de courtage, les taxes et les droits d’accise;
• Formation initiale sur l’exploitation et la maintenance de l’infrastructure de recherche : la formation admissible est limitée aux principaux opérateurs de l’infrastructure. On s’attend à ce que ceux-ci et celles-ci forment les autres utilisateurs et utilisatrices. Les vendeurs pourraient également organiser une session de formation initiale en groupe au sein de l’établissement;
• Garanties et contrats de service : cela comprend les garanties et les contrats de service achetés avec l’infrastructure ou pour l’équipement existant nécessaire au bon déroulement du programme de recherche ou au développement technologique, qu’il soit financé ou non par la FCI. Reportez-vous à la section 4.7 car certains des coûts liés aux garanties et aux contrats de service pourraient être admissibles au Fonds d’exploitation des infrastructures (FEI);
• Élaboration de procédures opérationnelles normalisées ou de guides d’utilisation : cela s’applique uniquement aux procédures ou aux guides destinés à l’utilisation d’équipement personnalisé construit à l’interne;
• Abonnements à des logiciels et licences d’utilisation (logiciels, espace métaverse, etc.) : reportez-vous à la section 4.7 car certains des coûts liés aux abonnements de logiciels et aux licences d’utilisation pourraient être admissibles au FEI;
• Infonuagique : reportez-vous à la section 4.6.4 pour obtenir des renseignements supplémentaires sur l’infrastructure de calcul informatique de pointe;
• Acquisition ou conception, développement et maintenance d’une base de données : voir la section 4.6.3 pour en savoir plus sur les coûts relatifs aux bases de données admissibles ou pas;
• Infrastructure de communication : cela comprend l’infrastructure essentielle aux activités de recherche décrites dans la proposition;
• Mobilier de laboratoire : cela comprend, par exemple, les hottes, les plans de travail, les postes de travail pour effectuer l’analyse de données et le mobilier essentiel dans un espace collaboratif admissible;
• Salaires (y compris les avantages sociaux) versés au personnel professionnel, technique et de gestion, aux consultants ainsi qu’aux entrepreneurs participant directement à la conception, aux travaux techniques, à la fabrication, à l’installation, à la construction ou à la rénovation de l’infrastructure : les tâches doivent correspondre à des activités admissibles. Si une personne effectue à la fois des activités admissibles et non admissibles, les coûts doivent être calculés et répartis au prorata et vous ne devez inclure que le montant correspondant aux activités admissibles. Les établissements doivent consulter l’appel à propositions correspondant pour obtenir des indications supplémentaires quant aux coûts relatifs au personnel qui sont admissibles. Reportez-vous à la section 4.6.1 pour en savoir plus sur les coûts relatifs au personnel qui sont admissibles ou pas;
• Construction ou rénovation des locaux essentiels à l’hébergement et à l’utilisation de l’infrastructure ou à la conduite des activités de recherche décrites dans la proposition : reportez-vous à la section 4.6.2 pour en savoir plus sur les coûts de rénovation et de construction admissibles ou pas;
• Coûts liés à la sécurité physique des locaux où est hébergée l’infrastructure : cela comprend, par exemple, les systèmes de contrôle d’accès.

Coûts non admissibles

• Achat ou location de biens immobiliers;
• Infrastructure qui n’est pas principalement utilisée pour la recherche ou le développement technologique : lorsque l’infrastructure remplit une double fonction (si par exemple elle sert à la recherche et qu’elle a une fonction clinique), les coûts doivent être calculés au prorata. Si l’infrastructure est utilisée à d’autres fins, n’incluez que le montant correspondant à la proportion dans laquelle chaque article sera utilisé pour la recherche, le développement technologique et la formation connexe;
• Mobilier et fournitures de bureau;
• Frais internes : cela comprend, par exemple, les frais d’utilisation des plateformes scientifiques;
• Coûts d’exploitation : ils sont liés à l’exploitation et à la maintenance de l’infrastructure de recherche, du bâtiment ou de toute autre installation où est située l’infrastructure. Reportez-vous à la section 4.7 pour connaître les critères d’admissibilité du FEI en matière de coûts d’exploitation;
• Fournitures et produits consommables : les coûts liés à l’acquisition de fournitures et de produits consommables sont non admissibles sauf s’ils visent leur acquisition dans une trousse de démarrage venant avec l’infrastructure. Reportez-vous à la section 4.7 pour connaître les critères d’admissibilité du FEI en matière de fournitures et produits consommables;
• Allocations aux étudiantes et étudiants, aux stagiaires postdoctoraux et aux chercheuses et chercheurs : de façon générale, la rémunération des étudiantes et étudiants ou des stagiaires postdoctoraux n’est pas admissible. Elle pourrait cependant être admissible si la documentation prouve que la description du poste et le salaire correspondent à des tâches admissibles et sont distincts de l’allocation ou des honoraires du corps étudiant;
• Coûts de recherche : cela comprend, par exemple, les frais de collecte de données, de recrutement ou de publication;
• Élaboration de procédures opérationnelles normalisées ou de guides d’utilisation pour mener des activités de recherche à l’aide d’infrastructure commerciale et en vente libre;
• Frais de déplacements pour se rendre à des conférences ou mener des activités de recherche;
• Frais d’accueil : cela comprend le fait de fournir des repas, de la boisson ou des rafraîchissements (y compris des boissons alcoolisées) pendant les événements;
• Coûts pour mobiliser les connaissances : cela comprend la signalisation, le marketing, la publicité et d’autres coûts liés au matériel promotionnel;
• Frais administratifs ne figurant pas sur la liste des coûts admissibles : cela comprend l’achat ou l’obtention de devis relatifs à l’infrastructure et la création de documents conformes aux exigences légales ou aux exigences en matière de conduite responsable de la recherche, telles que l’utilisation d’informations personnelles relatives à la santé par exemple;
• Provisions pour imprévus génériques sur des coûts admissibles autres que les coûts de construction ou de rénovation : comme indiqué plus haut, l’établissement doit inclure dans sa demande de financement le coût de l’infrastructure qu’il prévoit devoir dépenser à la date à laquelle il prévoit l’acquérir (c’est-à-dire tenir compte des éventuelles fluctuations de prix, telles que l’inflation). Les établissements ne doivent toutefois pas appliquer de montant forfaitaire à tous les articles pour tenir compte de ces éventuelles augmentations.

4.6.1 Personnel

Les salaires versés au personnel professionnel, technique et de gestion, aux consultants ainsi qu’aux entrepreneurs participant directement à la conception, aux travaux techniques, à la fabrication, à l’installation, à la construction ou à la rénovation de l’infrastructure sont admissibles. Un établissement peut faire appel aux services d’un fournisseur externe, auquel cas le coût total de ces services est jugé admissible, dans la mesure où ils visent des activités admissibles. Mais un établissement peut également confier l’exécution des activités admissibles à son personnel professionnel, technique et de gestion, ou à ses conseillers internes.

En règle générale, les établissements ont leurs propres méthodes pour imputer les coûts associés aux services internes. Bien qu’elles varient d’un établissement à l’autre, ces méthodes s’appuient habituellement sur l’un ou plusieurs des énoncés suivants :

• Le salaire réel et les avantages sociaux de l’employé, multipliés par le nombre réel d’heures travaillées;
• Un taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne et des avantages sociaux correspondants, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées;
• Un taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne, ainsi que les avantages sociaux et frais généraux correspondants, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées;
• Un taux approuvé de rémunération à l’acte (ce taux peut inclure des frais généraux);
• Un pourcentage fixe des coûts totaux d’architecture, d’ingénierie ou de gestion de projet associés aux projets de construction ou de rénovation (ce pourcentage peut inclure des frais généraux).

La FCI accepte les deux premières méthodes dans tous les cas de figure et n’accepte les trois autres méthodes que si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• L'établissement ne récupère pas un montant supérieur aux coûts totaux engagés par l’unité de travail qui fournit les services (en utilisant un taux, des honoraires ou un pourcentage fixe internes);
• L'établissement ne cherche pas d'autres sources de financement pour couvrir des coûts déjà couverts par la FCI;
• L'établissement doit déclarer les dépenses liées à un projet financé par la FCI de la même manière que pour des dépenses engagées pour des activités semblables qui ne sont pas liées à un projet financé par la FCI;
• Le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe internes des coûts de construction ou de rénovation sont les mêmes que ceux imputés à tout autre client interne;
• Le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe internes sont inférieurs ou égaux à la juste valeur marchande.

Si l’une ou l’autre des conditions ci-dessus n’est pas respectée, les établissements doivent mettre en œuvre les deux premières méthodes.

4.6.2 Construction ou rénovation

Les projets d’infrastructure peuvent comprendre la construction d’un nouveau bâtiment ou, dans un bâtiment existant, l’aménagement de nouveaux locaux (par exemple, l’ajout d’étages, la reconfiguration des locaux), si ceux-ci sont essentiels à l’hébergement et l’utilisation de l’infrastructure ou à la conduite des activités de recherche décrites dans la proposition. Lorsque l'équipement est destiné à de nouveaux locaux construits ou rénovés, les établissements doivent planifier leurs achats de manière à pouvoir utiliser l'équipement immédiatement après sa livraison. Lorsqu’un établissement envisage de rénover un bâtiment existant ou de construire un nouveau bâtiment, il convient d'analyser le meilleur rapport coût-efficacité de chaque option qui s’offre à lui. S’il ne choisit pas l'option la plus rentable, il devra fournir une justification à la FCI et obtenir son approbation.

Coûts admissibles

• Coûts directs de construction ou de rénovation, frais accessoires (par exemple, les coûts associés à la planification et au développement de sites; les honoraires professionnels pour des services architecturaux, de conception, ou autres; et les permis et assurances) et provisions pour imprévus (ne devant pas dépasser 10 pour cent des coûts de construction ou de rénovation) dans les cas suivants :
  • Locaux nécessaires à l’hébergement de l’infrastructure (par exemple, des laboratoires, des installations pour animaux, des salles informatiques et des serres);
  • Locaux nécessaires à l’utilisation de l’infrastructure ou à la conduite des activités de recherche (par exemple, des postes de travail, des aires d’entreposage, des bureaux de techniciens, des salles d’entrevues et des espaces collaboratifs);
  • Locaux collaboratifs directement liés, et nécessaires aux travaux de recherche proposés, de même qu'utilisés principalement pour les activités de recherche (tels que l'espace dont des groupes de discussion auraient besoin ou des espaces culturellement sécuritaires pour collaborer avec des communautés ou des individus autochtones);
  • Locaux supplémentaires à l’hébergement et l’utilisation d’autres infrastructures admissibles qui, bien que ne faisant pas partie de la proposition, sont essentielles aux activités de recherche prévues;
  • Éléments communs essentiels (exigés par les codes du bâtiment) tels que les aires destinées aux services de conciergerie, à la circulation, aux escaliers, aux puits d’ascenseur, aux services mécaniques et électriques, ainsi que ceux occupés par des éléments de structure (par exemple, des murs coupe-feu);
• Coûts de modifications nécessaires aux locaux attenants à ceux devant être construits ou rénovés pour héberger et utiliser l’infrastructure de recherche admissible au financement de la FCI;
• Coûts liés à la sécurité physique d’un local neuf ou rénové (les systèmes de contrôle d’accès par exemple);
• Frais de déplacements nécessaires à l’aménagement et à la planification du site, lorsque celui-ci est éloigné ou séparé de l’établissement. Ces coûts doivent être conformes aux Directives sur les voyages du Conseil national mixte en vigueur et à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
• Allocations de construction ou de conception, qui correspondraient aux coûts de certains articles ou travaux qui peuvent ne pas avoir été entièrement définis lors de l’élaboration de la proposition et qui diffèrent des provisions pour imprévus. Ces coûts sont autorisés, mais doivent correspondre à un projet de construction ou de rénovation qui a dépassé le stade conceptuel;
• Frais destinés à couvrir les dépenses générales de l’entreprise. Les frais destinés à couvrir les marges bénéficiaires sont également autorisés lorsqu’ils sont appliqués par un entrepreneur ou une entreprise de construction externe.

Prévisions budgétaires

Les éventuelles fluctuations de prix, entre le moment où une proposition est soumise et le début de la construction, doivent être comprises dans les coûts directs et les frais accessoires (et non dans les provisions pour imprévus). Ces fluctuations, telles que l’inflation, les droits de douane ou les taux de change, ont une incidence différente sur chaque type de coût et doivent être rapportées dans des postes budgétaires spécifiques au lieu de faire l’objet d’un article séparé. Il incombe aux établissements de fixer les limites acceptables en matière d’inflation ou d’augmentation des coûts.

Les coûts de mobilier de laboratoire doivent, pour leur part, être inscrits dans un article séparé dans le budget global du projet (autrement dit, n’être pas inclus dans l’article qui concerne les coûts de construction ou de rénovation), à moins que l’équipement ne soit directement intégré aux travaux de construction ou de rénovation (par exemple, les plans de travail et les hottes).

Coûts non admissibles

• Coûts directs de construction ou de rénovation, frais accessoires et provisions pour imprévus liés aux :
  • Locaux servant à des activités autres que la recherche (par exemple, les activités administratives, pédagogiques et cliniques);
  • Locaux servant à héberger de l’équipement non admissible;
  • Bureaux à l’intention du corps enseignant, du corps étudiant et du personnel administratif;
• Coûts liés au déménagement de locataires ou d'un laboratoire existant;
• Aménagement paysager;
• Collections d’œuvres d’art;
• Frais administratifs.

4.6.3 Bases de données et bibliothèques numériques

Une base de données de recherche est un ensemble systématique de renseignements conçu et structuré comme un outil de recherche utilisable. Une base de données peut être centralisée ou distribuée en réseau. Dans ce guide, l’emploi de « bibliothèque numérique » équivaut à « base de données ». La FCI financera l'acquisition ou la conception, le développement et la maintenance d'une base de données. Les frais liés au personnel associé à la base de données sont admissibles s'ils sont engagés avant la date de fin du projet.

Coûts admissibles

• Ordinateurs, matériel informatique et logiciels;
• Achat d’ensembles de données ou collections numériques existants;[1]
• Travail technique ou professionnel de conception, développement et maintenance de bases de données. Ce travail comprend :
  • Le nettoyage des données (par exemple, vérifications et modifications), le codage, la conversion d’un format à un autre, la saisie et le transfert de données;
  • La conception, le développement, les essais bêta et pilotes, la mise en service et l’intégration des bases de données;
  • La fusion et la structuration des données existantes qui ne sont pas encore incorporées à des unités de référence facilement utilisables;
  • La personnalisation d’outils qui permettent d’accroître la valeur de la base de données pour les utilisateurs et utilisatrices (par exemple, la recherche intelligente);
  • L'aide fournie aux chercheurs, chercheuses et autres utilisateurs et utilisatrices pour qu'ils et elles utilisent correctement et aient un accès adéquat à la base de données;
  • La maintenance de la base de données et la mise à jour de l'information qu'elle contient;
• Rédaction de guides d’utilisation;
• Construction ou rénovation des locaux pour héberger et utiliser la base de données.

Coûts non admissibles

• Recherche pour produire un ensemble ou une base de données, y compris les coûts liés aux tâches suivantes :
  • La collecte de données primaires;
  • La préparation de questionnaires;
  • La conception de protocoles de sondage;
  • L’élaboration de méthodes d’échantillonnage;
  • La réalisation des travaux sur le terrain;
  • La réalisation de sondages et d’entrevues;
• Frais d’accès à une base de données à des fins de recherche;
• Activités de recherche utilisant la base de données;
• Construction ou rénovation de bibliothèques traditionnelles;
• Entretien des collections de bibliothèques traditionnelles;
• Collections traditionnelles.

4.6.4 Infrastructure de calcul informatique de pointe

Les établissements peuvent soumettre une proposition pour acquérir une infrastructure de calcul informatique de pointe (CIP) et d’autres ressources connexes, afin de mener un programme de recherche ou de développement technologique. En revanche, ils ne peuvent soumettre de proposition qui porterait principalement sur une infrastructure de CIP de grande envergure, collective ou partagée. Ces besoins en infrastructure sont couverts par l’Alliance de recherche numérique du Canada (l’Alliance). Pour en savoir plus, veuillez vous reporter à l'infographie concernant les voies d’accès au financement sur le site Web de l’Alliance.

L’infrastructure de calcul informatique de pointe comprend normalement les ressources ou les systèmes suivants :

• Systèmes à forte capacité dédiés aux calculs séquentiels;
• Systèmes dédiés aux applications parallèles requérant une communication à très haut débit;
• Systèmes à mémoire partagée;
• Systèmes dédiés aux applications requérant une grande quantité de mémoire;
• Stockage à haute performance;
• Archivage;
• Informatique en nuage;
• Systèmes comportant des cartes accélératrices, y compris des cartes graphiques;
• Systèmes de visualisation à haute performance;
• Systèmes dédiés au calcul orienté et interactif.

Les investissements dans l’infrastructure de CIP se trouvent optimisés lorsque ces ressources sont partagées. Étant donné que la FCI prévoit que si cette infrastructure coûte plus de 100 000 dollars, elle sera intégrée à une plateforme nationale, les établissements doivent consulter l'Alliance (CFI-FCI [at] alliance.ca (CFI-FCI[at]alliance[dot]ca)) avant de soumettre une demande de financement pour de l'infrastructure de CIP. La FCI pourrait par ailleurs partager avec l'Alliance les propositions qu'elle aura reçu en lien avec de l'infrastructure de CIP.