6.1 Gestion et suivi des contributions financières de la FCI
Les établissements bénéficiaires doivent mettre en œuvre les projets financés par la FCI en temps opportun, et faire fonctionner et entretenir l’infrastructure pendant sa durée de vie utile. Ils doivent gérer adéquatement les contributions financières en se conformant aux lignes directrices et aux conditions de la FCI. Pour sa part, la FCI assure le suivi des contributions financières pour vérifier que les projets sont bien mis en œuvre et que le financement est bien utilisé, afin que les résultats prévus puissent être atteints. La FCI donne aux établissements des lignes directrices qui les aideront dans la mise en œuvre de leurs projets et dans la gestion du financement reçu. La FCI et l’établissement accomplissent donc tous deux diverses activités de suivi.
La FCI a adopté une approche de suivi des projets qu’elle finance fondée sur le risque, sur laquelle reposent plusieurs lignes directrices de la section 6 (par exemple, la fréquence de présentation des rapports financiers, l’approbation préalable de changements à apporter à une infrastructure). De plus, la nature et la portée des activités de suivi de la FCI sont adaptées aux risques auxquels sont confrontés chaque projet et chaque établissement. La FCI encourage les établissements à adopter, eux aussi, une approche fondée sur le risque pour gérer l’ensemble de leurs projets financés par la FCI. Les risques varient beaucoup d’un projet à l’autre. En adaptant la nature et la portée de leurs pratiques de suivi et de gestion aux risques de chaque projet, les établissements peuvent profiter de mécanismes plus efficaces et efficients. Enfin, les risques associés à un projet, peuvent soit être les mêmes, soit être différents, selon qu’ils sont étudiés du point de vue de la FCI ou de celui des établissements. Il est primordial que la FCI et les établissements travaillent en étroite collaboration et discutent des risques liés à divers projets afin de garantir la mise en œuvre opportune et réussie des projets.
6.1.1 Cadre de surveillance de la FCI
La FCI a conçu l’Outil de gestion et d’évaluation du risque (OGER) pour mieux cerner les risques associés aux projets et établir un niveau de suivi adéquat à chaque projet. L’outil est composé de deux éléments : l’évaluation du risque et le résumé des activités de suivi en fonction des risques associés au projet. Les activités de suivi peuvent comprendre des réunions concernant la mise en œuvre du projet, des rapports financiers, des rapports d’étape, des visites des lieux, des audits des contributions financières et d’autres activités spéciales. Ces activités sont adaptées à chaque projet afin de garantir une gestion adéquate des risques ayant été cernés. L’OGER est un outil de la FCI, ainsi sa portée et son étendue peuvent être différentes de l’évaluation du risque produite par chaque établissement.
La FCI collabore avec chacun d’eux dans la gestion des risques associés aux projets. La FCI incorpore dans son OGER les commentaires des établissements au sujet des activités de suivi et de gestion; ces données peuvent influer sur l’évaluation du risque et le niveau de suivi de la FCI. Ainsi, la FCI peut partager avec les établissements les rapports de l’OGER lorsque la contribution financière de la FCI d’un projet est d’au moins 1 000 000 de dollars, de même que pour d’autres projets qui ne seraient pas jugés sans risque. Au cours de la mise en œuvre de chaque projet, la FCI revoit l’évaluation du risque sur une base annuelle ou même plus fréquemment, selon les besoins. La FCI modifie aussi ses activités de suivi pour refléter tout changement relatif aux risques du projet.
6.1.2 Gestion et suivi de la part des établissements
Pour être efficaces, les activités de gestion et de suivi des projets financés par la FCI menées par les établissements doivent reposer sur des politiques, des pratiques, des processus et des mesures de contrôle adéquates. Il en va de la responsabilité des établissements et ce guide ne contient aucune description ou prescription à cet égard. Les établissements développeront leurs propres activités de gestion et de suivi des projets de la FCI, selon la complexité et l’envergure de leur projet. La FCI ne s’attend pas à ce que les établissements adoptent automatiquement les lignes directrices de la FCI pour mener leurs activités de gestion et de suivi. À titre d’exemple, la FCI pourrait demander à un établissement de soumettre un rapport financier annuel pour un projet donné afin de vérifier s’il a été mis en œuvre de façon opportune; mais cet établissement voudra peut-être produire ses rapports d’avancement de projet et rapports financiers internes tous les trimestres si la mise en œuvre de son projet s’avère complexe.
La FCI encourage également les établissements à se demander comment leur projet s’inscrit dans l’ensemble de leurs projets. Tenir compte de l’ensemble des projets pourrait améliorer le processus de prise de décisions, optimiser la mise en œuvre, renforcer l’efficacité et pérenniser l’infrastructure.