6.2 Finalisation d’une contribution financière

6.2.1 Conditions

Dans certains cas, les établissements doivent satisfaire aux conditions particulières énumérées dans la décision de financement de la FCI. Ils soumettent alors les pièces justificatives montrant comment ces conditions seront ou ont été remplies. Ces documents doivent être soumis par écrit par le recteur, la rectrice, le directeur général, la directrice générale ou un signataire autorisé de l’établissement en question. La FCI ne verse aucune contribution financière avant d’avoir approuvé ces documents.

6.2.2 Documents de finalisation d’une contribution financière

Le montant final et le calendrier des versements pour un projet approuvé sont déterminés lorsqu’un établissement bénéficiaire soumet les documents suivants à la FCI (dans la majorité des cas, il n’est pas nécessaire de produire un budget révisé à cette étape) :

• Un formulaire de finalisation d’une contribution financière devant être soumis par voie électronique dans le SGCF;
• Au besoin, le budget révisé devant être soumis par voie électronique dans le SGCF;
• Au besoin, une entente entre établissements, un protocole d'entente ou toute autre entente pertinente. Un établissement enverra le ou les documents par courriel à son chargé de programmes;
• Pour les articles comportant une contribution en nature supérieure à 500 000 dollars, une description de la méthode d’évaluation utilisée ou qu’on prévoit utiliser. Un établissement enverra le ou les documents par courriel à son chargé de programmes.

6.2.3 Échéance de finalisation d’une contribution financière

Les établissements disposent de neuf mois pour remettre à la FCI les documents de finalisation d’une contribution financière, à compter de la date de décision du conseil d’administration de la FCI. La FCI peut accorder un délai supplémentaire sur présentation de motifs raisonnables. Toutefois, s’il n’est pas nécessaire de produire un budget révisé, un établissement devrait pouvoir finaliser sa contribution financière peu de temps après une annonce du financement.

Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple des projets complexes et de longue durée, la FCI peut accepter de procéder à la finalisation d’une contribution financière par phase. Dans ce cas :

• La FCI établit un plafond de sa contribution et des coûts totaux du projet;
• La FCI et l’établissement concerné s’entendent sur un échéancier afin de finaliser les détails budgétaires de chaque phase du projet.

Pour se prévaloir de cette option, les établissements doivent communiquer avec la FCI.

6.2.4 Échéance des travaux de construction ou de rénovation

La FCI s’attend à ce que les contrats de construction ou de rénovation soient finalisés et que les travaux de construction ou de rénovation aient commencé dans les 18 mois suivant la décision de financement. Lorsqu’un projet comprend des travaux de construction ou de rénovation sur plusieurs sites, les travaux devraient aussi avoir commencé dans les 18 mois suivant la décision de financement sur chacun de ces sites. Bien que la FCI reconnaisse que certains projets puissent nécessiter des travaux de construction ou de rénovation importants ou complexes, elle s’attend au moins à ce que les établissements aient achevé les travaux de planification et d’élaboration de ce type de projets au moment de soumettre une proposition.

Les établissements doivent justifier tout retard s’ils ne sont pas capables de débuter les travaux de construction pendant cette période. La FCI peut accepter de prolonger l’échéance si le retard est justifié par des motifs suffisamment sérieux.

6.2.5 Budget révisé

Habituellement, il n’est pas nécessaire de produire un budget révisé au moment de finaliser une contribution financière, bien que ceci puisse parfois être requis dans l’une des situations suivantes :

• La FCI a demandé qu’un budget révisé soit soumis;
• Des changements apportés à l’infrastructure doivent d’abord être approuvés par la FCI, c’est-à-dire ceux :
  • Qui ont un impact négatif sur le projet et ses objectifs de recherche, sans égard aux coûts;
  • Qui comportent l’acquisition d’un nouvel article (y compris acheter un plus grand nombre que prévu d’un article) pour une somme supérieure à 50 000 dollars;
• Le retrait ou la modification d’un ou plusieurs articles conformément à la décision de financement.

Changements à l’infrastructure

Si un budget révisé doit être produit, l’établissement concerné doit indiquer les changements proposés à l’infrastructure originale. Dans le cas de travaux de construction ou de rénovation, celui-ci devra aviser la FCI si l’information contenue dans la proposition originale a été modifiée (par exemple, plans d’étage, superficie, nature des locaux) même si ces changements ont peu ou pas d’incidence sur les coûts totaux de construction ou de rénovation. L’établissement doit également envoyer les plans d’étage révisés et l’information connexe à la FCI.

Estimation des coûts

S’il est nécessaire de réviser un budget, l’établissement concerné ne devra obtenir de devis révisé que s’il prévoit que le coût d’un article précisé dans la proposition originale change beaucoup ou si la nature de l’infrastructure proposée n’est plus la même. L’établissement devra obtenir de faire réviser les devis de tout article important (par exemple dont la valeur est supérieure à 100 000 dollars), car un changement à un article de cette nature pourrait avoir une incidence considérable. Les devis révisés devraient refléter le plus fidèlement possible le prix prévu des articles. Le coût complet prévu des articles doit être présenté, même s’il dépasse celui inscrit dans la proposition. Les établissements doivent conserver les pièces justificatives des estimations récentes du coût des articles et les fournir sur demande. Les pièces justificatives peuvent inclure les listes de prix visant les établissements d’enseignement, les devis, les soumissions ou autres documents provenant des fournisseurs ou à la suite d’une procédure d’appel d’offres concurrentiel si l’acquisition est imminente et qu’un tel processus a été enclenché.

Soumettre un budget révisé

Le budget révisé doit être soumis dans le module « Modifications » du SGCF.

6.2.6 Projets multiétablissements

Dans le cas des projets comportant la participation d’au moins deux établissements admissibles qui se partageront la contribution financière de la FCI, y compris lorsque la contribution est entièrement transférée à un autre établissement (par exemple, un établissement affilié), l’établissement qui a soumis la proposition peut choisir de devenir l’établissement bénéficiaire de la contribution, soit celui qui reçoit et gère la contribution, ou il peut demander par écrit que cette responsabilité soit transférée à un autre établissement. Dans ce cas, l’autre établissement devient alors l’établissement bénéficiaire et doit soumettre les documents de finalisation de la contribution financière.

L’établissement bénéficiaire :

• Soumet à la FCI une copie de l’entente entre établissements dûment signée. L’entente doit préciser, à tout le moins :
  • L’établissement qui agira à titre de centre administratif du projet;
  • Le rôle et les responsabilités de chaque établissement dans le projet d’infrastructure;
  • Le plan d’exploitation et de maintenance à long terme de l’infrastructure;
  • Le plan de répartition de la contribution financière entre les établissements participants (y compris les fonds d’exploitation de l’infrastructure);
  • Le plan d’accès actuel à l’infrastructure;
• S’assure que tous les établissements participants ont pris connaissance des lignes directrices de la FCI sur l’administration des contributions financières, y compris les pièces justificatives à conserver;
• Reçoit la contribution financière et effectue les versements aux autres établissements participants, comme le prévoit l’entente signée entre eux;
• Veille à ce que la contribution financière ne soit distribuée qu’aux établissements admissibles au financement de la FCI;
• Fait en sorte que seuls des établissements admissibles au financement de la FCI exerceront un contrôle de facto sur l’infrastructure financée par la FCI et en détiendront une participation majoritaire;
• Prépare les rapports financiers consolidés et les rapports d’avancement de projet;
• Communique avec la FCI pour toute demande ou tout avis de modification, ou toute autre question relative au projet;
• Coordonne les travaux préparatoires lorsque le projet fait l’objet d’un audit (par exemple, obtenir des détails sur certaines transactions, rassembler les pièces justificatives, résoudre des problèmes);
• Adopte des méthodes de suivi et de contrôle financier appropriées afin de s’assurer que les établissements participants gèrent adéquatement la contribution financière de la FCI, si l’entente entre établissements n’inclut pas de clause relative au transfert de cette responsabilité aux établissements participants.

L’établissement bénéficiaire est ultimement responsable de la contribution financière de la FCI. Il peut ajouter certaines clauses à l’entente entre établissements afin d’atténuer les risques et de prévoir des mécanismes de recours.

6.2.7 Changements apportés aux contributions financières

En règle générale, la FCI n’augmente pas sa contribution financière à un projet donné. Aucune augmentation n’est prévue en cas de fluctuation des taux de change, du prix des marchandises ou du taux d’inflation. La FCI n’entendra bonifier sa contribution à un projet que dans des cas exceptionnels, notamment :

• Lorsque la FCI a commis une erreur administrative (par exemple, une erreur de calcul ou la suppression d’un article par erreur dans l’octroi d’un financement partiel);
• Lorsqu’un projet est financé par un fonds au titre duquel la FCI attribue une enveloppe aux établissements (par exemple le Fonds des leaders John-R.-Evans) et que des motifs sérieux ont été invoqués;
• Lorsque la poursuite d’un projet d’une grande complexité est mise en péril en raison de circonstances exceptionnelles et imprévisibles. Dans ce cas, le projet doit satisfaire aux critères suivants :
  • Le projet est unique en son genre et complexe (par exemple, il fait appel à une nouvelle technologie, il a une portée nationale ou internationale);
  • Le projet est confronté à une situation exceptionnelle que même une personne faisant preuve de diligence raisonnable n’aurait pu prévoir au moment de soumettre la proposition;
  • Le projet est confronté à un manque de financement qui compromet ses chances de succès, sa pertinence et sa mise en œuvre opportune;
  • Le projet est confronté à des hausses de coûts inattendues qui ne découlent pas d’un changement apporté à la nature du projet ou à ses objectifs de recherche, ce qui commanderait une réévaluation du projet dans le cadre d’un concours;
  • L’établissement peut démontrer avoir cherché par tous les moyens raisonnables à réduire l’ampleur du projet, sans succès;
  • L’établissement peut démontrer l’intérêt collectif des partenaires financiers à modifier la contribution financière et à prendre en charge leur juste part de l’augmentation des coûts; c’est-à-dire que la FCI fournirait tout au plus 40 pour cent de l’augmentation des coûts et les partenaires tout au moins 60 pour cent.

La FCI ne s’attend à recevoir qu’un très faible nombre de demandes de ce genre. Elle se réserve le droit de modifier l’approche relative aux projets uniques en leur genre et complexes en regard de l’expérience qu’elle acquerra au fil du temps.