6.6 Modifications apportées à des projets d’infrastructure
Les lignes directrices présentées dans cette section s’appliquent à tous les changements qui surviennent après l’approbation du projet par la FCI.
6.6.1 Modifications apportées à l’infrastructure
La FCI finance des articles précis d’un projet d’infrastructure de recherche qui a fait l’objet d’une évaluation du mérite. Les établissements doivent donc utiliser le financement de la FCI pour acheter les articles qui figurent dans leur proposition.
Apporter des changements acceptables
À l’occasion, il peut être nécessaire d’apporter des changements à un article d’infrastructure indiqué dans la proposition (par exemple, fonctionnalités améliorées). Il peut aussi s’avérer essentiel d’acheter un nouvel article d’infrastructure qui n’est pas compris dans la proposition. Dans ce genre de situation, les établissements doivent vérifier si le changement proposé ou le nouvel article est acceptable en satisfaisant à tous les critères suivants :
- L’établissement concerné reste en mesure de réaliser le projet tel qu'il a été décrit dans la proposition initiale;
- L’infrastructure est directement liée au projet et est jugée essentielle;
- Le changement proposé a un impact positif sur le projet et ses objectifs ou est avantageux à un ensemble de projets de l’établissement financés par la FCI;
- L’article, nouveau ou de remplacement, est un coût admissible;
- L’établissement sera en mesure d’exploiter et de maintenir l’infrastructure pendant sa durée de vie utile et assumera tous les coûts connexes.
Si un établissement peut satisfaire à tous ces critères et s’il a déterminé qu’il existait des motifs sérieux, il peut procéder au changement ou acheter un nouvel article. Il est possible de changer de fournisseur ou de modèle (ayant des fonctionnalités similaires) figurant dans la proposition puisque cela ne modifie pas la nature de l’infrastructure. L’établissement concerné n’est pas non plus obligé d’obtenir l’approbation préalable de la FCI pour apporter des changements aux articles d’infrastructure qui ont un impact positif sur le projet. Dans le cas de nouveaux articles (y compris l’achat d’un plus grand nombre que prévu d’un article), l’approbation préalable de la FCI n’est nécessaire que si le coût est supérieur à 50 000 dollars. L’établissement concerné doit avoir un cadre de surveillance pour s’assurer que les achats correspondent aux articles d’infrastructure indiqués dans la proposition, et que tout changement proposé, y compris l’achat d’un nouvel article, est acceptable.
Dans le rapport financier final de chacun de leurs projets, les établissements doivent décrire les changements apportés à l’infrastructure décrite dans la proposition initiale, y compris ceux à la composition des articles d’infrastructure d’un groupe fonctionnel. Si l’information concernant les travaux de construction ou de rénovation contenue dans la proposition a été modifiée (par exemple, des changements aux plans d’étage, à la superficie et à la nature des locaux), ils doivent envoyer à la FCI, avec le rapport financier final, les plans d’étages révisés (le cas échéant) et une description du changement. La FCI vérifie toutes les dépenses d’un projet, y compris les changements à l’infrastructure et l’achat de nouveaux articles (le cas échéant), après avoir reçu le rapport financier final. La FCI se réserve le droit de vérifier tout changement afin de s’assurer qu’il est acceptable, tel que décrit ci-dessus.
Changements ayant un impact négatif
Les établissements ne devraient pas faire de changements qui ont un impact négatif sur leur projet et ses objectifs de recherche. Si cela s’avère nécessaire, les établissements doivent obtenir l’autorisation préalable de la FCI, sans égard aux coûts. Les exemples de changements suivants sont donnés à titre indicatif :
- Le non-achat d’un article d’infrastructure compris dans la proposition ou une diminution de la quantité d’un article, qui a un impact négatif sur la portée ou la qualité de la recherche;
- L’achat d’un article d’infrastructure possédant des fonctionnalités très différentes, nuisible au projet de recherche ou qui se traduit par un changement important dans la méthodologie scientifique, ou une perte globale de fonctionnalité causée par :
- Une diminution marquée des capacités de l’infrastructure;
- Une détérioration de la qualité des résultats fournis par l’infrastructure;
- Une diminution de la durée de vie de l’infrastructure;
- L’achat d’un article possédant moins de fonctionnalités, à moindre coût pour compenser des augmentations imprévues des coûts de construction;
- Un changement dans la nature des locaux construits ou rénovés (par exemple, la transformation d’un aqualabo en espaces de bureaux) ou une réduction de la superficie totale qui a un impact négatif sur le nombre de chercheurs et chercheuses pouvant y travailler;
- Un changement dans l’emplacement de l’équipement ou d’un espace financé par la FCI qui a des impacts négatifs sur le projet et ses objectifs de recherche;
- L’achat d’un nouvel article qui empêcherait un établissement d’acheter d’autres articles essentiels inclus dans la proposition initiale, ce qui a des impacts négatifs sur le projet.
Changements qui doivent être approuvés au préalable par la FCI
À moins d’indications contraires de la FCI, les établissements doivent obtenir une approbation préalable de la FCI pour :
- Tout changement ayant un impact négatif sur le projet et ses objectifs de recherche, sans égard aux coûts;
- Tout nouvel article (y compris acheter un plus grand nombre que prévu d’un article) pour une somme supérieure à 50 000 dollars.
Malgré les seuils et les lignes directrices énumérés précédemment sur les exigences minimales, les établissements doivent faire preuve de jugement et consulter la FCI si cela s’avère justifié ou s’il existe des incertitudes quant à un changement donné.
Soumettre une demande de changement
Les demandes de changement doivent être soumises dans le module « Modifications » du SGCF. Un établissement doit toujours démontrer en quoi le changement proposé est essentiel au projet et décrire quelle sera son incidence sur le projet. La FCI pourrait demander à des évaluateurs ou évaluatrices ayant l’expertise d’examiner les changements proposés.
6.6.2 Retards dans l’acquisition de l’infrastructure et dans l’achèvement des projets
La mise en œuvre et l’achèvement des projets en temps opportun garantissent que les investissements substantiels effectués par la FCI dans les projets financés produisent les résultats escomptés. Dans certains cas, des retards importants dans la mise en œuvre peuvent aussi réduire la pertinence ou l’avantage concurrentiel de l’infrastructure. Par conséquent, les établissements et la FCI doivent suivre de près la mise en œuvre de chaque projet.
Pour ce faire, un établissement doit avoir des processus et des mécanismes pour suivre la mise en œuvre de ses projets. Il doit également adapter la nature et la portée de ses activités de suivi en fonction des risques de chacun de ses projets (par exemple, suivi trimestriel des projets à risques plus élevés, suivi annuel des projets à risques plus faibles). En cas de retard, l’établissement concerné doit mettre en place des mesures d’atténuation des risques que ce retard pourrait entraîner. Si les retards réels ou prévus peuvent avoir un impact négatif sur un projet et ses objectifs de recherche, l’établissement en question doit aviser la FCI en temps opportun, en indiquant la nature du retard et son incidence sur le projet.
La FCI se sert des prévisions contenues dans les rapports financiers pour suivre la mise en œuvre des projets. Par conséquent, celles-ci devraient être les plus justes possibles. En cas de retard dans un projet donné, la FCI peut revoir le calendrier des versements propres à ce projet pour qu’ils correspondent davantage aux achats réels effectués dans le cadre du projet.
Achèvement des projets
Les établissements doivent habituellement achever leur projet avant la date prévue de fin de projet qui figure dans leur entente de contribution financière. Un établissement peut engager des dépenses après la date prévue de fin de projet sans avoir à obtenir une approbation préalable de la FCI, dans la mesure où la date réelle de fin de projet ne diffère pas de plus de six mois de la date prévue de fin de projet. La date réelle de fin de projet est la date à laquelle tous les éléments d’infrastructure ont été acquis ou construits et sont en état de marche, et que toutes les dépenses ont été engagées (lorsque les articles ont été reçus, les services ont été rendus ou le travail a été effectué). La date de fin de projet n’est pas la date de soumission du rapport financier final.
Les établissements doivent toutefois obtenir une approbation préalable de la FCI à partir du moment où ils estimeraient ne pas être en mesure d’acquérir ou de construire tous les éléments d’infrastructure dans les six mois de la date prévue de fin de projet selon l’entente de contribution financière. Si la date de fin du projet a déjà été prolongée une fois, toute autre modification à la date de fin de projet nécessite une approbation préalable de la FCI. Les établissements disposent de six mois pour remettre le rapport financier final, à partir de la date réelle de fin de projet. Les figures 4 et 5 illustrent ce genre de situation.
Figure 4 : Exemple de la date de fin d’un projet pour lequel l’approbation préalable de la FCI n’est pas requise
|
Date prévue de fin de projet |
Date réelle de fin de projet | Échéance de soumission du rapport financier final |
|---|---|---|
| 31 décembre 2016 * | 15 mars 2017 * | 15 septembre 2017 |
(*) La date réelle de fin de projet survient moins de six mois après la date prévue de fin de projet. Un établissement n’est donc pas tenu d’obtenir l’approbation préalable de la FCI
Figure 5 : Exemple de la date de fin d’un projet pour lequel l’approbation préalable de la FCI est requise
| Date prévue de fin de projet (selon l’entente de contribution financière) |
Date réelle de fin de projet | Échéance de soumission du rapport financier final |
|---|---|---|
| 31 décembre 2016 ** | 31 août 2017 ** | 28 février 2018 |
(**) La date réelle de fin de projet survient plus de six mois après la date prévue de fin de projet.
Un établissement doit donc obtenir l’approbation préalable de la FCI pour tout changement subséquent à la date de fin de projet
6.6.3 Autres changements
Les établissements doivent aviser immédiatement la FCI si l’un des changements suivants survient ou est à prévoir :
- Remplacement du ou de la responsable de projet;
- Changement de statut de l’un des candidats ou candidates d’un projet du Fonds des leaders John-R.-Evans;
- Incapacité, pour quelque raison que ce soit, à achever un projet ou à se conformer aux conditions de sa contribution financière. Les modalités de résiliation seront établies au cas par cas.
6.6.4 Différences entre les coûts totaux admissibles
À l’achèvement du projet, le montant final de la contribution financière de la FCI est calculé en fonction des coûts totaux réels admissibles engagés dans le projet. La contribution financière finale de la FCI se limite au plus petit des deux montants : soit la portion maximale des coûts admissibles financée par la FCI (habituellement 40 pour cent), soit le montant maximal approuvé par la FCI. Une fois que tous les articles d’infrastructure sont acquis, si les coûts totaux admissibles sont supérieurs aux coûts prévus dans l’entente de contribution financière, les établissements sont responsables de payer la différence.
La FCI reconnaît que plusieurs établissements gèrent un ensemble de projets complexes. C’est pourquoi elle peut accepter de se pencher, au cas par cas, sur les demandes qui lui sont faites d’utiliser des fonds d’un ou de plusieurs projets ayant réalisés des économies pour d’autres projets connexes dont certaines dépenses dépassent le budget prévu. Un établissement doit faire une telle demande auprès de son chargé de programmes. La FCI communiquera sa décision après avoir procédé à un examen minutieux de la demande et des particularités de la situation.