Tenir compte du portefeuille de projets financés par la FCI

Lorsque vous concevez ou gérez un projet financé par la FCI, nous vous encourageons à vous demander comment le projet donné s’inscrit dans l’ensemble de vos projets. Une approche de gestion d’ensemble peut permettre d’encadrer une meilleure prise de décisions, d’optimiser la mise en œuvre des projets et d’entrainer des gains d’efficacité; elle peut aussi favoriser la pérennité de l’infrastructure. Cette approche est d’autant plus importante lorsqu’un établissement mène de nombreux projets et qu’une vue d’ensemble peut l’aider à planifier les activités et à déterminer l’approche la mieux adaptée pour mettre en œuvre les projets. Voici quelques exemples de pratiques émergentes en la matière :

• Inventaire de l’infrastructure de recherche : avoir un inventaire de l’infrastructure financée par la FCI peut servir à orienter l’élaboration de nouvelles propositions (par exemple, en évitant le dédoublement injustifié de l’infrastructure, en déterminant comment l’établissement peut tirer parti de l’infrastructure existante et en repérant des synergies ou des collaborations possibles entre des projets). Cet inventaire s’avère aussi utile si un établissement veut optimiser la pérennité de l’infrastructure existante. Dans certains cas, on peut faire profiter plusieurs projets des ressources, ce qui favorise des économies ou des gains d’efficacité (par exemple, lorsqu’un même technicien entretient l’infrastructure de plusieurs projets). Certains établissements conservent un tel inventaire dans une base de données ou le grand livre auxiliaire des immobilisations dans leur système financier, tandis que d’autres conservent une liste des principales infrastructures de recherche dans un fichier Excel, par exemple. Si certains établissements n’y incluent que l’infrastructure financée par la FCI, d’autres intègrent à leur inventaire un plus large éventail d’infrastructures de recherche.Votre établissement peut obtenir une liste de tous les éléments d’infrastructure indiqués dans les projets financés par la FCI dans le Système de gestion des contributions de la FCI.
• Demandes de modification dans l’intérêt d’un portefeuille de projets : si un changement est demandé dans l’intérêt d’un projet, il convient d’examiner si le changement peut aussi profiter aux autres projets du portefeuille de l’établissement afin d’en optimiser la mise en œuvre.
• Approvisionnement unique pour répondre à de multiples besoins d’infrastructure : lorsque c’est possible, la mise en commun des besoins en infrastructure de deux projets ou plus dans un même processus d’approvisionnement peut réduire le fardeau administratif et permettre des économies d’échelle et une utilisation efficace des ressources.
• Gestion de l’infrastructure financée par la FCI dans des installations de recherche centralisées : au cours des dernières années, de plus en plus d’établissements ont favorisé l’intégration des infrastructures au sein de regroupements ou la mise en place de plateformes (scientifiques ou technologiques), dotées d’une appellation et de politiques officielles. Celles-ci offrent un accès plus large à des services, à des installations et à des technologies de pointe, et fonctionnent selon un modèle de partage de l’infrastructure de recherche ou de centralisation de sa gestion et de son exploitation. Ces optimisations (économies d’échelle, développement de capacités de maintenance interne et disponibilité constante de techniciens qualifiés) ont pour effet d’aider à garantir l’exploitation et la maintenance adéquates de l’infrastructure pour sa durée de vie utile.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Université McMaster

L’Université McMaster utilise une base de données autonome de gestion des actifs qui a été conçue à l’interne exprès pour répondre aux besoins de l’établissement. Les renseignements que cette base contient sont gérés par le service des achats stratégiques, qui saisit les renseignements connus au moment d’un achat (une description des articles, leur valeur, leur date d’achat et leur emplacement). Le montant minimal d’un actif qui est entré dans la base de données est de 50 000 dollars.

Les chercheurs et chercheuses de l’université (c’est-à-dire les personnes ayant fait une demande pour une contribution de la FCI et les responsables de projet), ont accès aux renseignements concernant les actifs de l’établissement. Un tableur convivial contient les détails de la base de données de gestion des actifs et les rapports sur l’infrastructure financée par la FCI (disponibles dans le Système de gestion des contributions de la FCI). Ce tableur est accessible aux chercheurs et chercheuses qui utilisent MacDrive. Ils et elles ont aussi accès à QReserve, une bibliothèque en ligne d’équipements de recherche clé en main. Ces ressources font l’objet de discussions aux étapes de la soumission d’une proposition et de la finalisation d’une contribution. Ainsi, les chercheurs et chercheuses consultent leurs collègues par rapport aux articles dont ils doivent faire l’acquisition. Des documents remis avant et après l’octroi d’une contribution fournissent aux chercheurs et chercheuses des informations quant à la façon d’obtenir ces ressources. Cette approche aide à optimiser l’accès des chercheurs et chercheuses à l’infrastructure et améliore la façon de planifier de l’établissement.

Personne-ressource :

Van Nhan
Directeur associé à l’administration et au soutien
Bureau de recherche pour l’administration, le développement et le soutien
Téléphone : 905 525-9140, poste 23111
Courriel : nhanvt@mcmaster.ca

Réseau universitaire de santé

Le Réseau universitaire de santé compte plusieurs projets financés par la FCI qui nécessitent le financement de travaux de construction ou de rénovation dans des espaces adjacents. Compte tenu du portefeuille de projets du Réseau universitaire de santé, ces projets doivent être gérés soigneusement pour veiller à ce que chaque laboratoire soit situé au bon endroit. Le service de la planification et de la sécurité des installations de recherche offre des conseils et un suivi dans l’élaboration des propositions et les modifications à apporter à l’infrastructure. Il travaille étroitement avec les responsables de projets pour évaluer leurs besoins en termes d’espace ainsi que leur interdépendance avec d’autres projets, et déterminer la meilleure marche à suivre pour tous les projets connexes.

Personne-ressource :

Ian McDermott
Directeur principal
Planification et sécurité des installations de recherche
Cellulaire : 416 936-2076
Courriel : mcdermot@uhnresearch.ca

Sujets connexes

Gestion de l’infrastructure financée par la FCI dans des installations de recherche centralisées
Garantir l’exploitation et la maintenance appropriées de l’infrastructure financée par la FCI