Exploiter et entretenir l’infrastructure financée par la FCI de manière appropriée

Les établissements bénéficiaires sont chargés de s’assurer que des ressources appropriées sont consacrées et fournies pour l’exploitation et la maintenance de l’infrastructure de recherche financée par la FCI tout au long de sa durée de vie utile (période pendant laquelle on prévoit que l’infrastructure sera utile et pourra servir aux fins prévues, en tenant compte des réparations et de la maintenance normales). La stratégie globale d’exploitation et de maintenance de l’établissement doit être consignée et accessible à toutes les parties prenantes concernées. Voici des exemples de pratiques instaurées par des établissements qui aident à garantir que l’infrastructure financée par la FCI sera bien exploitée et entretenue tout au long de sa durée de vie utile :

Élaborer des plans de pérennité et de gestion appropriés propres au projet à l’étape de l’élaboration de la proposition
Planifier les couts à long terme d’exploitation et de maintenance et le financement connexe, et en faire le suivi
Adopter des stratégies qui optimisent les ressources destinées à l’exploitation et à la maintenance du portefeuille de projets de l’établissement (par exemple, utiliser de façon optimale le Fonds d’exploitation des infrastructures, favoriser l’intégration des infrastructures au sein de regroupements ou la mise en place de plateformes où les mêmes techniciens peuvent entretenir l’infrastructure associée à plusieurs projets)

Voici comment un établissement a instauré ces pratiques.

Université de Waterloo

Le plan global d’exploitation et de maintenance (disponible en anglais seulement) de l’Université de Waterloo comprend les principes directeurs ainsi que les processus d’approbation et de prise de décision relatifs au soutien fourni à l’exploitation et à la maintenance. Il contient aussi la méthode d’allocation du Fonds d’exploitation des infrastructures, mentionne d’autres sources de soutien à l’exploitation et à la maintenance disponibles et décrit les processus de suivi des besoins et du soutien en matière d’exploitation et de maintenance.

L’établissement fait preuve de souplesse quant à l’utilisation de son enveloppe du Fonds d’exploitation des infrastructures. Chaque faculté organise un concours interne annuel pour le financement de l’exploitation et de la maintenance. L’enveloppe est alors répartie selon les besoins démontrés et non selon le montant généré par chaque projet admissible. Les responsables de projet doivent présenter une demande à leur faculté respective et fournir une justification adéquate pour obtenir le financement de l’exploitation et de la maintenance de l’infrastructure de leur projet ainsi qu’une prévision des dépenses d’exploitation et de maintenance sur une période maximale de cinq ans. Les responsables de projet doivent aussi indiquer les sources de revenu supplémentaires qui pourraient être utilisées pour couvrir une portion de ces dépenses, dont le solde sera pris revu par le comité de chaque faculté. Le processus d’allocation du Fonds d’exploitation des infrastructures permet aux chercheurs et aux chercheuses de planifier les besoins de leurs projets tout en donnant aux facultés et à l’établissement la souplesse nécessaire pour satisfaire aux plus grands besoins.

Les gestionnaires du financement de la recherche de l’établissement rédigent et présentent un rapport financier annuel qui résume les catégories de dépense du Fonds d’exploitation des infrastructures. En outre, le personnel responsable de la conformité examine les dépenses prévues pour s’assurer qu’elles respectent les lignes directrices en matière d’admissibilité. Cela permet à l’établissement de faire le suivi des frais d’exploitation et de maintenance associés à l’infrastructure financée par la FCI et de s’assurer que les dépenses correspondent aux prévisions budgétaires globales des responsables de projet.

L’établissement reconnaît que la pérennité est une composante essentielle d’un projet et doit être bien planifiée avant qu’une proposition ne soit présentée à la FCI. Lors de l’élaboration d’une proposition, les responsables de projets, tout en consultant leur département et leur faculté, établissent des estimations des coûts d’exploitation et de maintenance réalistes et détaillés ainsi que des plans de financement pour toute la durée de vie utile estimée de l’infrastructure. Les plans sont examinés au cours du processus interne d’examen des propositions de l’établissement. Le choix des propositions à présenter à la FCI dépend de la disponibilité du financement d’exploitation.

Personne-ressource :

Andrew Barker
Directeur de la recherche institutionnelle
Bureau de la recherche
Téléphone : 519 888-4567, poste 36004
Courriel : andrew.barker@uwaterloo.ca

Autre exemple – Plan d’exploitation et de maintenance

Polytechnique Montréal - Politique sur la planification et la gestion de l’infrastructure de recherche (disponible en français seulement)

Sujets connexes

Tenir compte du portefeuille de projets financés par la FCI
Gestion de l’infrastructure financée par la FCI dans des installations centralisées