Formulaires et modèles


FAQ: changements en raison de la COVID-19​​
Information sur les demandes et la gestion des contributions de la FCI pendant la pandémie de la COVID-19
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Collection de formulaires et de modèles dont vous pourriez avoir besoin pour gérer les projets financés par la FCI.

Déclarations d’adhésion

Avant de soumettre une proposition à la FCI, l’établissement doit signer une déclaration d’adhésion.  Celle-ci définit les conditions relatives à la gestion des contributions de la FCI.  L’établissement doit  aussi faire parvenir une déclaration d’adhésion révisée à la FCI si des changements sont apportés aux personnes désignées.

COVID-19 approbation des déclarations d’adhésion 

Déclaration d'adhésion

Déclaration d’adhésion (Québec)


 finalisation des contributions

Les établissements doivent soumettre le formulaire de finalisation de la contribution de manière électronique par le biais du Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF). Rendez-vous dans le tableau de bord de votre établissement et sélectionnez le module de finalisation des contributions.

Comment dois-je remplir le formulaire de finalisation de la contribution?

Par défaut, seules les personnes identifiées dans la déclaration d’adhésion peuvent entrer des données dans le formulaire de finalisation de la contribution dans le SGCF (il ne peut s’agir que du recteur ou de la rectrice, du directeur général ou de la directrice générale, des personnes signataires autorisées, de l'agent ou agente de liaison et de l'administrateur ou administratrice des comptes). Ces personnes peuvent accorder l'accès à d'autres utilisateurs ou utilisatrices (y compris les responsables de projets et les responsables d'équipes) via l’écran Déclaration d'adhésion et privilèges d’accès. Cela permettra à d’autres utilisateurs ou utilisatrices de saisir des données dans le formulaire de finalisation de la contribution.

Comment puis-je soumettre le formulaire de finalisation de la contribution?

Seules les personnes identifiées dans la déclaration d’adhésion peuvent soumettre le formulaire de finalisation de la contribution dans le SGCF (il ne peut s’agir que du recteur ou de la rectrice, du directeur général ou de la directrice générale, des personnes signataires autorisées, de l'agent ou agente de liaison et de l'administrateur ou administratrice des comptes).

FORMULAIRE DE FINALISATION DE LA CONTRIBUTION – MODÈLE


La FCI utilise un procédé de signature numérique (DocuSign) pour approuver les ententes de contribution financière

Procédé de signature numérique – Foire aux questions

La FCI enverra-t-elle encore les ententes de contribution financière aux établissements par la poste?
Non. Nous avons adopté un nouveau procédé de signature numérique (DocuSign) concernant les ententes de contribution financière. Une fois que toutes les parties auront signé, les établissements recevront un courriel incluant la version finale de l’entente. Nous en téléchargerons également une copie dans le système de gestion des contributions de la FCI.

Qui de mon établissement recevra l’entente de contribution financière?
Nous enverrons les ententes de contribution financière par courriel à l’un des signataires autorisés et à l’administrateur de comptes de chaque établissement aux fins de signature. Par défaut, le signataire autorisé qui recevra les ententes de contribution financière aux fins de signature sera la personne identifiée dans l’onglet « Signataire des ententes de contribution financière » à la page « Déclaration d’adhésion et privilèges d’accès » dans le compte de l’établissement du Système de gestion des contributions de la FCI.

L’agent de liaison avec la FCI de chaque établissement recevra le courriel concernant l’entente de contribution financière à titre d’information seulement et n’a pas à signer le document.

Comment puis-je changer le signataire par défaut de mon établissement?
Si un établissement a identifié plus d’un signataire autorisé dans sa déclaration d’adhésion, il est possible d’indiquer auquel il est souhaité que la FCI envoie l’entente de contribution financière aux fins de signature. Un établissement peut changer le signataire autorisé par défaut des ententes de contribution financière à partir du lien « Déclaration d’adhésion et privilèges d’accès » de son tableau de bord, dans le Système de gestion des contributions de la FCI.

Comment puis-je changer le signataire par défaut d’une entente de contribution financière qu’on m’a demandé de signer?
Un établissement peut demander un changement en répondant au courriel qui provient de signatures [at] innovation.ca. Il est important de ne pas transférer ce courriel à une autre personne aux fins de signature.

À qui dois-je m’adresser si j’ai des questions?
Pour toute question, chaque établissement peut communiquer avec le chargé de programmes de la FCI qui lui a été assigné.
 

Coûts de personnel

L’établissement pourra utiliser ce formulaire pour déclarer les coûts de personnel de même que  les heures travaillées et les tâches effectuées par un employé sur un projet d’infrastructures financé par la FCI.

Coûts de personnel

L’établissement ne devrait pas se servir du formulaire ci-dessus pour déclarer les salaires des techniciens et des professionnels en vertu du Fonds d’exploitation des infrastructures, mais plutôt le formulaire Attestation - Salaire des techniciens et professionnels.

Rapport d’avancement de projet

L’établissement a jusqu’au 30 juin de chaque année pour remplir et soumettre les formulaires de rapport d’avancement. Il produira des rapports lorsque les projets deviennent opérationnels ou après la finalisation de la contribution, et ce pendant une période de quatre ou cinq ans, en fonction du montant de la contribution de la FCI.

Rapport d’avancement de projet


Rapport financier intérimaire

L'établissement doit soumettre un rapport financier intérimaire dans le Système de gestion des contributions de la FCI pour chaque projet financé par la FCI, à des intervalles précis, en fonction de la complexité et des risques du projet.

Rapport financier intérimaire


Rapport financier final

L’établissement doit soumettre un rapport financier final dans le Système de gestion des contributions de la FCI, dans les six mois suivant la date réelle de fin du projet.

Rapport financier final


Rapport du Fonds d’exploitation des infrastructures

L’établissement peut demander le versement de la somme du Fonds d’exploitation des infrastructures en soumettant un rapport annuel dans le Système de gestion des contributions de la FCI, au plus tard le 15 juin. Le rapport doit aussi contenir les dépenses réelles engagées durant l’exercice financier précédent.

Rapport du Fonds d’exploitation des infrastructures