Tenir compte du portefeuille de projets financés par la FCI

27 octobre 2016

Lorsque vous concevez ou gérez un projet financé par la FCI, nous vous encourageons à vous demander comment le projet donné s’inscrit dans l’ensemble de vos projets. Une approche de gestion d’ensemble peut permettre d’encadrer une meilleure prise de décisions, d’optimiser la mise en œuvre des projets et d’entrainer des gains d’efficacité; elle peut aussi favoriser la pérennité de l’infrastructure. Cette approche est d’autant plus importante lorsqu’un établissement mène de nombreux projets et qu’une vue d’ensemble peut l’aider à planifier les activités et à déterminer l’approche la mieux adaptée pour mettre en œuvre les projets. Voici quelques exemples de pratiques émergentes en la matière :

  • Inventaire de l’infrastructure de recherche : avoir un inventaire de l’infrastructure financée par la FCI peut servir à orienter l’élaboration de nouvelles propositions (par exemple, en évitant le dédoublement injustifié de l’infrastructure, en déterminant comment l’établissement peut tirer parti de l’infrastructure existante et en repérant des synergies ou des collaborations possibles entre des projets). Cet inventaire s’avère aussi utile si un établissement veut optimiser la pérennité de l’infrastructure existante. Dans certains cas, on peut faire profiter plusieurs projets des ressources, ce qui favorise des économies ou des gains d’efficacité (par exemple, lorsqu’un même technicien entretient l’infrastructure de plusieurs projets). Certains établissements conservent un tel inventaire dans une base de données ou le grand livre auxiliaire des immobilisations dans leur système financier, tandis que d’autres conservent une liste des principales infrastructures de recherche dans un fichier Excel, par exemple. Si certains établissements n’y incluent que l’infrastructure financée par la FCI, d’autres intègrent à leur inventaire un plus large éventail d’infrastructures de recherche.Votre établissement peut obtenir une liste de tous les éléments d’infrastructure indiqués dans les projets financés par la FCI dans le Système de gestion des contributions de la FCI.
  • Demandes de modification dans l’intérêt d’un portefeuille de projets : si un changement est demandé dans l’intérêt d’un projet, il convient d’examiner si le changement peut aussi profiter aux autres projets du portefeuille de l’établissement afin d’en optimiser la mise en œuvre.
  • Approvisionnement unique pour répondre à de multiples besoins d’infrastructure : lorsque c’est possible, la mise en commun des besoins en infrastructure de deux projets ou plus dans un même processus d’approvisionnement peut réduire le fardeau administratif et permettre des économies d’échelle et une utilisation efficace des ressources.
  • Gestion de l’infrastructure financée par la FCI dans des installations de recherche centralisées : au cours des dernières années, de plus en plus d’établissements ont favorisé l’intégration des infrastructures au sein de regroupements ou la mise en place de plateformes (scientifiques ou technologiques), dotées d’une appellation et de politiques officielles. Celles-ci offrent un accès plus large à des services, à des installations et à des technologies de pointe, et fonctionnent selon un modèle de partage de l’infrastructure de recherche ou de centralisation de sa gestion et de son exploitation. Ces optimisations (économies d’échelle, développement de capacités de maintenance interne et disponibilité constante de techniciens qualifiés) ont pour effet d’aider à garantir l’exploitation et la maintenance adéquates de l’infrastructure pour sa durée de vie utile.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

McMaster University

L’établissement utilise une base de données autonome de gestion de l’actif qui a été conçue à l’interne de façon à répondre aux besoins propres de l’établissement. Les renseignements contenus dans cette base sont gérés par le service des achats stratégiques, qui saisit les renseignements connus au moment de l’achat, comme la description de l’article, sa valeur, sa date d’achat et son emplacement. Le seuil utilisé pour inscrire les actifs dans la base de données est de 50 000 dollars ou plus.

L’accès aux renseignements sur l’actif de l’établissement est accordé aux chercheurs de l’université (c’est-à-dire aux demandeurs de contributions de la FCI et aux responsables de projet). Un tableur convivial, qui contient les détails de la base de données de gestion de l’actif et des rapports sur l’infrastructure financée par la FCI disponibles dans le Système de gestion des contributions de la FCI, est accessible aux chercheurs en utilisant Dropbox. Les chercheurs ont aussi accès à QReserve, une bibliothèque en ligne d’équipement de recherche (une base de données d’équipement de recherche clé en main). Ces ressources sont abordées aux étapes de la proposition et de la finalisation de la contribution afin que les chercheurs puissent consulter leurs collègues et discuter des articles qu’ils doivent se procurer. Les documents d’orientation remis avant et après l’octroi de la contribution informent les chercheurs quant à la façon d’accéder à ces ressources. Cette approche aide à promouvoir l’accès optimal des chercheurs à l’infrastructure et améliore la planification de l’établissement.

Personne-ressource :

Van Nhan
Directeur adjoint, Administration et soutien
Bureau de recherche - Administration, développement et soutien
Téléphone : 905.525.9140, poste 23111
Courriel : nhanvt [at] mcmaster.ca

Université d’Ottawa

L’établissement a mis en place son inventaire de l’infrastructure de recherche en 2013. Il s’agit d’une liste Excel qui contient tout l’équipement de recherche coutant plus de 10 000 dollars acheté après 2008. Quelques grands éléments d’infrastructure achetés plus tôt sont aussi inscrits. Cet inventaire comprend essentiellement l’infrastructure financée par la FCI, mais les chercheurs sont encouragés à y inscrire tout autre élément d’infrastructure de recherche notable acquis grâce à d’autres sources de financement (fonds de démarrage, programmes des trois organismes fédéraux de financement de la recherche et autres). L’inventaire contient les renseignements suivants : la description, le nom du responsable du projet, le département, le cout initial, l’état de mise en service, le pourcentage d’utilisation aux fins de recherche, les sources de financement, la durée de vie utile restante estimée, la personne responsable et l’emplacement sur le campus. Les renseignements sont mis à jour de façon périodique pour tenir compte des nouveaux achats.

Cet inventaire permet de repérer les synergies et les collaborations possibles entre les nouveaux projets et les projets existants, d’éviter le dédoublement injustifié de l’infrastructure lors de la planification des propositions et de déterminer l’infrastructure nécessaire pour tirer profit de grandes possibilités de recherche. Il permet aussi de prévoir adéquatement la pérennité de l’infrastructure, nouvelle ou existante. En outre, il aide à assurer l’utilisation optimale de l’infrastructure en fournissant aux facultés une liste à jour et facilement accessible de l’infrastructure dans leur faculté ou ailleurs sur le campus.

L’établissement a aussi lancé un programme de plateformes technologiques en 2010 dans lequel plusieurs éléments d’infrastructure financés par la FCI sont répertoriés; l’établissement se sert d’une approche de gestion de portefeuille dans l’élaboration et le suivi des propositions. Ces pratiques sont décrites plus en détail dans une présentation (disponible en anglais seulement) de l’Université d’Ottawa à la conférence annuelle de 2015 de l’Association canadienne des administratrices et des administrateurs de recherche.

Personnes-ressources :

Christian Beaulé
Directeur, Bureau des initiatives de développement stratégique
Services de recherche
Téléphone : 613.562.5800, poste 3405
Courriel : cbeaule [at] uottawa.ca

France Boucher
Directrice, Recherche, fiducie et dotation
Ressources financières
Téléphone : 613.562.5800, poste 1509
Courriel : france.boucher [at] uottawa.ca

Hôpital University Health Network  

L’établissement compte plusieurs projets financés par la FCI qui nécessitent le financement de travaux de construction ou de rénovation dans des espaces adjacents. Ces projets doivent être gérés soigneusement pour veiller à ce que chaque laboratoire soit situé au bon endroit compte tenu du portefeuille de projets de l’établissement. Le service de la planification et de la sécurité des installations de recherche offre des conseils et un suivi dans l’élaboration des propositions et les modifications à apporter à l’infrastructure. Il travaille étroitement avec les responsables de projet pour évaluer leurs besoins en espace et leur interdépendance avec d’autres projets, et déterminer la meilleure marche à suivre pour tous les projets connexes.

Personne-ressource :

Ian McDermott
Directeur principal
Planification et sécurité des installations de recherche
Cellulaire : 416.936.2076
Courriel : mcdermot [at] uhnresearch.ca

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