Gérer efficacement les enveloppes du Fonds des leaders John-R.-Evans

Les établissements sont responsables de la gestion de leur enveloppe du Fonds des leaders John-R.-Evans, y compris le Fonds des petits établissements, en fonction de leurs priorités stratégiques. Il est important que l’approche utilisée par l’établissement comprenne un suivi approprié de l’enveloppe allouée.

Certains établissements ont adopté une approche décentralisée selon laquelle la gestion de l’enveloppe est confiée aux facultés. Le montant réparti est déterminé selon différents modèles (par exemple, en fonction des fonds versés par les trois organismes fédéraux de financement de la recherche ou des besoins et du plan d’utilisation du montant soumis par la faculté au Bureau du vice-président à la recherche). Dans ces cas, le suivi par les bureaux centraux de soutien de l’université (comme le Bureau des services de recherche) contribue à faire en sorte que l’enveloppe soit bien gérée. Certaines des activités de suivi comprennent l’examen continu et la mise à jour du plan d’utilisation du montant d’une faculté (à chaque concours, par exemple) et la réévaluation du montant réparti en fonction des besoins de la faculté et de l’utilisation qui en est faite.

D’autres établissements ont une approche plus centralisée, selon laquelle toutes les demandes de financement à ce Fonds présentées par les facultés ou les départements sont adressées directement au Bureau du vice-président à la recherche, qui détermine les projets à soumettre à la FCI.

Le suivi s’effectue au moyen d’activités similaires, que les établissements utilisent une approche centralisée ou décentralisée.

Voici de quelle manière certains établissements ont mis en œuvre ces pratiques.

Université Simon-Fraser

L’université Simon-Fraser utilise une approche centralisée selon laquelle toutes les demandes devant être soumises dans le cadre du Fonds des leaders John-R.-Evans (FLJE) doivent d’abord être présentées au Bureau du vice-recteur à la recherche et à l’international par les doyennes et doyens des facultés. Pour ce faire, ils doivent remplir un formulaire interne de demande de financement par le biais du FLJE. Le vice-recteur associé à la recherche est chargé de surveiller comment l’enveloppe de l’établissement rattachée au FLJE va être utilisée; il doit rencontrer régulièrement les membres des facultés par rapport aux éventuelles demandes. Cela lui permet de veiller à ce que les projets soient adéquatement planifiés et les fonds bien utilisés tout en répondant aux priorités stratégiques de l’université.

L’équipe du financement stratégique institutionnel de l’université Simon-Fraser est responsable de soumettre les demandes de financement à la FCI et de gérer le portefeuille de projets. Le vice-recteur associé à la recherche et l’équipe du financement stratégique institutionnel travaillent en étroite collaboration, aussi bien avant qu’après qu’une contribution soit octroyée, pour s’assurer que l’université renforce ses capacités existantes rendues possibles grâce à la FCI, et qu’elle développe des domaines de recherche stratégiques susceptibles de devenir des centres financés par la FCI. Comme le vice-recteur associé à la recherche et l’équipe du financement stratégique institutionnel gèrent tous les dossiers de financement institutionnel et stratégique de l’université, une gestion centralisée de l’enveloppe du FLJE garantit que ces projets soient efficacement agencés à toutes les autres initiatives de l’établissement.

Personne-ressource :

Charlene Allard 
Directrice associée (responsable de la FCI)
Financement stratégique institutionnel
Bureau du vice-recteur à la recherche et à l’international
Téléphone : 778 782-9323
Courriel : crallard [at] sfu.ca

Université de Calgary

La plus grande partie de l’enveloppe du Fonds des leaders John-R.-Evans (FLJE) de l’université de Calgary est répartie entre les facultés en fonction du financement reçu des trois organismes fédéraux de financement de la recherche au cours de la même période que celle sur laquelle la FCI se fonde pour déterminer la contribution qu’elle allouera à l’établissement. Une plus mince partie de l’enveloppe est centralisée de façon à soutenir les recrutements prioritaires résultant de programmes ponctuels ou d’autres initiatives à l’échelle de l’établissement, comme le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, en collaboration avec les facultés.

Environ trois mois avant le coup d’envoi interne d’un cycle du FLJE, les doyennes et doyens associés à la recherche reçoivent une mise à jour quant au montant total que l’enveloppe de leur faculté contient au titre de ce fonds. Ils reçoivent aussi le calendrier interne relatif à ce nouveau cycle et à l’élaboration des propositions. Cette mesure vise à s’assurer que les facultés sont activement engagées et savent exactement le montant qu’il leur reste à dépenser et sur quelle période.

Chaque faculté utilise son enveloppe du FLJE pour soutenir ses priorités, une partie considérable servant à financer l’équipement dont ont besoin les nouvelles recrues. Dans de nombreux cas, les facultés entament des discussions avec la division des programmes institutionnels au sein des services de recherche à propos des projets et des éventuelles difficultés quant à leur mise en œuvre, des calendriers et des stratégies de réussite avant qu’une personne n’amorce officiellement le processus de demande.

La façon dont les facultés prévoient utiliser leur enveloppe du FLJE est revue chaque année par la division des programmes, qui gère de manière centralisée cette enveloppe avec le vice-recteur à la recherche. La division des programmes surveille et suit comment l’enveloppe est utilisée et assure un suivi auprès des facultés en cas de problème. La façon dont l’enveloppe de l’établissement est utilisée est également abordée tout au long de l’année. Lorsqu’une faculté n’a pas besoin de la totalité de son enveloppe du FLJE ou qu’elle ne peut l’utiliser dans les délais requis, le montant restant est distribué au sein de l’établissement.

Avantages :

• La répartition initiale de l’enveloppe entre les facultés en fonction du financement reçu des trois organismes fédéraux de financement de la recherche est transparente. Conjuguée à la possibilité pour le vice-recteur à la recherche de retenir une partie de l’enveloppe de manière centralisée et ce, pour soutenir des initiatives ponctuelles, cette approche permet aux facultés de réorienter les occasions limitées offertes par le FLJE de soutenir le recrutement et les priorités établies à l’interne;
• L’obligation pour les facultés d’indiquer la façon dont elles prévoient utiliser leur enveloppe permet à la division des programmes de comprendre la pression liée aux prochains cycles de soumission des propositions et de veiller à ce que l’université soit en mesure d’utiliser la totalité de l’enveloppe dans les délais fixés par la FCI. Cela permet également de discuter avec les facultés lorsque des engagements se font plus lentement que prévu et de trouver diverses autres façons d’utiliser l’enveloppe allouée.

Personne-ressource :

Caroline Morrison
Gestionnaire des programmes institutionnels
Services de recherche
Université de Calgary
Téléphone : 403 210-3912
Courriel : c.morrison [at] ucalgary.ca