Personnaliser votre processus d’élaboration et d’examen des propositions

28 octobre 2016

Lorsqu’il prépare une proposition, un établissement doit veiller à étudier tous les aspects importants et à mettre en place un processus d’examen interne adéquat. Il peut ainsi accroitre ses chances de réussir et réduire ses risques.

Plusieurs établissements personnalisent leurs processus d’élaboration et d’examen interne des propositions selon le type de fonds (par exemple, le Fonds des leaders John-R.-Evans ou le Fonds d’innovation). De plus, les pratiques concernant un même fonds peuvent varier selon la nature, la taille ou les caractéristiques propres à une proposition donnée. Par exemple :

  • Personnel participant à l’étape de l’élaboration de la proposition : selon le type de fonds ou de proposition, l’ensemble ou une partie des principales équipes de soutien peuvent prendre part au processus d’élaboration de la proposition. Ces unités peuvent comprendre les services de recherche, les finances, les achats et la gestion des installations (s’il y a un élément de construction ou de rénovation). La participation des unités qui possèdent le savoir-faire nécessaire aide à garantir que les principaux risques du projet et les principales mesures d’atténuation sont repérés, et que les budgets et les échéanciers présentés dans la proposition sont raisonnables et réalistes.
  • Processus d’examen interne : des comités d’examen interne sont mis sur pied pour évaluer les propositions selon le type de fonds et veiller à ce que les propositions suivent les priorités de l’établissement ainsi que les critères du concours de la FCI. Ils peuvent aussi examiner d’autres aspects importants tels que les risques repérés et les mesures d’atténuation du projet, les échéanciers, les budgets et les plans de pérennité. Les membres des comités d’examen interne des propositions sont déterminés selon le type de fonds. Pour ce qui est des fonds et des propositions d’envergure, les comités peuvent compter un plus grand nombre de membres et comprendre du personnel des principales unités concernées (les services de recherche, les finances, les achats et la gestion des installations), le vice-rectorat à la recherche, les doyens ou les doyens associés, et les titulaires de chaires appartenant au corps professoral. Les comités peuvent aussi parfois compter des membres externes.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

University of Victoria

Dans l’établissement, le bureau des services de recherche et d’autres unités clés, comme la comptabilité de la recherche, les services d’achat et la gestion des installations, participent tout au long du cycle de vie des contributions de la FCI (étapes de la planification, de la mise en place et du fonctionnement).

Composé des principales parties prenantes de l’établissement, le groupe consultatif sur les activités des services de recherche soutient l’élaboration et la réalisation de projets de recherche au sein de l’établissement, y compris l’examen interne des propositions et la formulation de recommandations visant la présentation de propositions à la FCI.

Dans le cas des grands concours (par exemple, le Fonds d’innovation), on constitue un comité d’examen interne qui donne des conseils portant sur les projets en fonction des critères des concours de la FCI et des priorités de recherche stratégiques. Ce groupe comprend :

  • le vice-recteur à la recherche;
  • les vice-recteurs associés (recherche, activités de recherche et planification financière);
  • le directeur des programmes institutionnels du bureau des services de recherche;
  • d’autres membres internes indiqués, comme certains doyens, des membres du corps professoral et des professeurs émérites;
  • au moins un membre externe.

Le comité d’examen interne est soutenu par le groupe consultatif, qui évalue les exigences propres à l’établissement et au fonctionnement de chaque proposition, et offre des conseils à cet égard. De plus, les doyens sont invités à donner leur avis sur la façon dont chaque proposition correspond aux objectifs de recherche et d’enseignement de leur faculté respective.

Le groupe offre des conseils et du soutien dans l’élaboration des propositions. Parmi les éléments importants étudiés lors de l’examen interne, on compte la place stratégique du projet dans les priorités de l’établissement et le plan stratégique de recherche, l’amélioration de la capacité actuelle (mise à profit d’investissements antérieurs), la pérennité et la gestion, le budget et les échéanciers de mise en œuvre.

Un processus d’examen semblable s’applique aux propositions du Fonds des leaders John-R.-Evans, mais le comité d’examen possède moins de membres, et il n’y a aucun membre externe. En général, le vice-recteur à la recherche, le vice-recteur associé à la recherche et les doyens sont présents.

Personne-ressource :

Joaquin Trapero
Directeur, Programmes institutionnels
Bureau des services de recherche
Téléphone : 250.721.7972
Courriel : cfi [at] uvic.ca

University of Calgary

L’université a créé l’initiative Test Your Concept pour établir un contact avec de possibles demandeurs de contributions de la FCI à un stade beaucoup plus précoce du processus de développement d’un projet. Les séances Test Your Concept sont un forum où les professeurs-chercheurs peuvent présenter un projet FCI potentiel et recueillir les commentaires d’un comité interdisciplinaire composé de représentants de divers secteurs de l’université, dont des membres du corps professoral, des services engagés dans la mise en œuvre des projets financés par la FCI et des administrateurs de la recherche.

Les séances sont organisées longtemps avant la transmission des invitations officielles de la FCI à soumettre des propositions aux principaux concours de financement et elles ont lieu deux fois par année pour ce qui est des projets du Fonds des leaders John-R.-Evans. Chaque présentateur doit soumettre à l’avance un bref aperçu du projet proposé. Après une brève présentation du concept, les membres du comité interrogent le demandeur potentiel qui reçoit aussi des commentaires écrits après la séance.

Avantages :

  • Les candidats ont une meilleure idée de la faisabilité de leur projet et de sa conformité avec les objectifs du concours et des risques possibles du projet. Ils obtiennent aussi des recommandations sur les possibles synergies et partenariats ainsi que de l’aide pour réaliser une analyse environnementale pour déterminer l’infrastructure qui existe déjà sur le campus.
  • La séance offre la chance à de nouveaux professeurs-chercheurs ou à des professeurs-chercheurs qui n’ont jamais participé au processus de la FCI d’en apprendre davantage sur les fonds et la manière d’obtenir du financement.
  • Les services susceptibles de participer à la mise en œuvre de nouveaux projets financés par la FCI ont la chance d’être informés longtemps à l’avance de possibles grandes initiatives, ce qui peut faciliter la coordination du projet.
  • Le lien étroit entre la participation aux séances Test Your Concept et la soumission de demandes de financement plus pertinentes, plus robustes et un meilleur niveau d’engagement de la part des candidats à l’égard des processus internes.

Personne-ressource :

Liz Scarratt
Directrice, Programmes institutionnels\
Services de recherche
Téléphone : 403.210.6756
Courriel : scarrate [at] ucalgary.ca