Mise en œuvre du projet respectant l’échéancier

28 octobre 2016

La mise en œuvre et l’achèvement des projets en temps opportun aident à garantir que les investissements substantiels dans les projets financés par la FCI produiront les résultats escomptés. Dans certains cas, des retards considérables dans la mise en œuvre d’un projet peuvent réduire la pertinence ou l’avantage concurrentiel de l’infrastructure ou de la recherche. Il est donc important que l’établissement et la FCI finalisent rapidement l’entente de contribution financière et surveillent attentivement la mise en œuvre de chaque projet.

Pour ce faire, plusieurs établissements ont instauré des processus et des mécanismes pour atténuer les risques de retards importants, par exemple :

  • Prendre en considération tous les principaux aspects de la mise en œuvre d’un projet dès l’étape de l’élaboration de la proposition : des discussions à propos des principaux éléments à considérer, tels que l’état de préparation du projet et toute exigence particulière (espace, caractéristiques techniques et autres), ont lieu à l’étape de la préparation de la demande. Ainsi, on peut s’assurer que seuls les projets assez murs et viables sont examinés en vue d’être présentés à la FCI, ce qui réduit les risques de retards dans la mise en œuvre et de modifications après l’octroi de la contribution qui peuvent nuire au projet.
  • Fixer des échéanciers de mise en œuvre réalistes et raisonnables aux étapes de la proposition et de la finalisation de la contribution : les principales unités de soutien qui gèreront le projet (par exemple, les services de recherche, les services d’approvisionnement et la gestion des installations, s’il y a des travaux de construction ou de rénovation) participent dès les premières étapes d’une demande de contribution. Leur expérience et leur savoir-faire permettent de tenir compte des facteurs notables qui peuvent retarder l’acquisition de certains articles (négociations entre divers établissements, temps nécessaire pour finaliser le devis descriptif, négociation de contrats, essai de réception et autres).
  • Finaliser rapidement l’entente de contribution financière : un suivi étroit du processus de finalisation de la contribution permet de s’assurer que les projets avancent et sont mis en œuvre à temps. Le financement de contrepartie doit être garanti avant de finaliser une entente de contribution financière avec la FCI. Si la majorité des établissements ne finalisent leurs ententes de contribution financière avec la FCI qu’après la validation du financement provincial, quelques établissements le font avant d’en avoir la confirmation et assument le risque associé au financement provincial pour accélérer la mise en œuvre des projets (c’est-à-dire qu’ils feront eux-mêmes la contribution si celle attendue ne se concrétise pas).  Le choix de la pratique suivie dépendra souvent du niveau de tolérance au risque de l’établissement.
  • Suivi des échéanciers du projet pendant sa mise en œuvre : en général, une ou plusieurs unités de soutien clés surveillent les échéanciers. Par exemple, elles peuvent examiner le rythme des dépenses du projet (par exemple, lors de la production de rapports financiers, ou plus souvent, au besoin) et effectuer des suivis plusieurs mois avant la date fixée pour l’achèvement du projet afin de discuter de la date de fin prévue du projet et de la valider. Certains établissements adaptent la nature et la portée de leurs activités de suivi selon le risque de retard de chaque projet (en faisant, par exemple, des examens plus fréquents pour les projets présentant un plus grand risque).

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.


Université d’Ottawa

Dans cet établissement, la gestion du cycle de vie des projets financés par la FCI relève du groupe de gestion des projets stratégiques. Ce groupe est formé des principaux services qui représentent le Cabinet de la vice-rectrice à la recherche, le Service d’approvisionnement, les Immeubles et les Ressources financières. Ces services pivots interagissent à toutes les étapes des projets FCI pour coordonner et soutenir la planification et la mise en œuvre des projets de la FCI et la production de rapports à leur égard en collaboration avec les chercheurs et leurs facultés. Le comité directeur du groupe (formé des vice-recteurs adjoints et des directeurs des principaux services) se réunit tous les mois pour discuter des priorités stratégiques et des défis associés aux projets FCI.

Après la réception par l’établissement d’un avis de contribution de la FCI, le groupe et le responsable du projet se réunissent pour discuter du processus de finalisation de la contribution. Le Service d’approvisionnement, les Immeubles (au besoin), le Service animalier (au besoin) et le responsable du projet travaillent alors ensemble afin d’établir une stratégie d’approvisionnement et de fixer des échéanciers de mise en œuvre réalistes pour le projet.

L’établissement autorise la finalisation de l’entente de contribution financière avec la FCI pour certains projets (par exemple, ceux du Fonds des leaders John-R.-Evans) avant d’obtenir la confirmation du financement provincial, ce qui permet à ces projets d’avancer rapidement. La décision d’octroyer un financement temporaire se prend à l’aide d’une matrice d’évaluation du risque. Les projets à faible risque bénéficient de financement temporaire, tandis que la finalisation de la contribution des projets à risque élevé se fera après avoir reçu la confirmation du financement provincial.

Lors de ses réunions ordinaires, le groupe discute des retards ou des changements majeurs pouvant nuire à la réalisation des projets dont la mise en œuvre est en cours, en se concentrant sur les projets à risque élevé. Afin de mieux communiquer les défis, risques et problèmes associés au portefeuille de la FCI, le groupe a élaboré en 2017 un document sur l’état d’avancement des projets FCI qui offre une vue d’ensemble de haut niveau des projets FCI déjà en cours ou en attente d’une décision. Chacun des quatre services clés fournit une mise à jour du projet, selon sa propre perspective, au moyen d’un code de couleur normalisé (rouge, jaune, vert) qui permet de visualiser facilement l’état d’avancement du projet. Une colonne résume l’état d’avancement général du projet. Le document est transmis tous les trimestres aux vice-doyens à la recherche, aux directeurs des services et au comité directeur du groupe de gestion des projets stratégiques. L’état d’avancement des projets est aussi examiné lors de la production de rapports financiers et de la révision de la date de fin des projets, ainsi que des mises à jour du budget effectuées tout au long de l’année pour l’établissement et la province. Les comités directeurs et les gestionnaires de projet désignés se chargent d’effectuer un suivi et un examen appropriés de la mise en œuvre des projets complexes ou d’envergure. Ces mesures permettent de repérer et de résoudre rapidement les problèmes liés à la mise en œuvre des projets.

Personnes-ressources :

Christian Beaulé
Directeur, Bureau des initiatives de développement stratégique
Services de recherche
Téléphone : 613.562.5800, poste 3405
Courriel : cbeaule [at] uottawa.ca

France Boucher
Directrice, Recherche, fiducie et dotation
Ressources financières
Téléphone : 613.562.5800, poste 1509
Courriel : france.boucher [at] uottawa.ca


Université Queen’s

Les services de recherche universitaire participent activement à l’étape d’élaboration de la proposition et sollicitent la collaboration d’unités de soutien clés avant la présentation de la demande en fonction des besoins associés au projet. Les considérations d’espace sont prises en compte à l’étape d’élaboration de la proposition pour s’assurer que l’espace proposé est adéquat et convient aux exigences techniques de l’infrastructure requise.

L’établissement finalise rapidement les ententes de contribution financière avec la FCI, souvent en quelques mois. À l’étape de la finalisation de la contribution, l’établissement n’obtient que des estimations et des prix à jour pour les très gros articles et soumet un budget à jour à la FCI au besoin (il obtient aussi des estimations actualisées quand les estimations d’origine remontent à plus d’un an). L’établissement n’attend pas la décision de financement de la province pour finaliser son entente de contribution financière avec la FCI. L’utilisation des sommes consenties par la FCI est toutefois conditionnelle à la réception de l’entente de contribution financière et de la décision de financement de la province. Pour dépenser le financement accordé par la province, une entente de contribution financière provinciale doit être en place. Cette procédure permet aux projets d’utiliser les sommes rapidement, tout en atténuant les risques associés au financement provincial.

Les services de recherche universitaire travaillent en étroite collaboration avec les services d’approvisionnement stratégique, le service de comptabilité de la recherche et les services des immeubles pour faire le suivi aux diverses étapes du projet.

Les services d’approvisionnement stratégique font le suivi des coûts et des évaluations des contributions en nature à l’étape de l’approvisionnement. Les gestionnaires de projet des services des immeubles surveillent l’état d’avancement des projets comportant des travaux de construction ou de rénovation. L’avancement des projets est aussi surveillé lors des réunions du comité des opérations. La production des rapports financiers permet de surveiller l’état d’avancement des projets et est assurée par le service de comptabilité de la recherche qui fait état des dépenses réelles et explique les écarts des coûts. Les services de recherche universitaire supervisent la mise en œuvre du projet et travaillent en collaboration avec tous les services mentionnés ci-dessus pour s’assurer d’une mise en œuvre rapide du projet et ils rapportent tout retard ou toute modification du projet.

Personne-ressource :

Hollie O’Dette-Hoiles
Responsable de la recherche, Programmes institutionnels
Services de recherche universitaire
Téléphone : 613.533.6000, poste 32757
Courriel : hoilesh [at] queensu.ca


Sujet connexe 

Suivi additionnel des projets complexes et d’envergure