Garantir l’exploitation et la maintenance appropriées de l’infrastructure financée par la FCI

28 octobre 2016

Les établissements bénéficiaires sont chargés de s’assurer que des ressources appropriées sont consacrées et fournies pour l’exploitation et la maintenance de l’infrastructure de recherche financée par la FCI tout au long de sa durée de vie utile (période pendant laquelle on prévoit que l’infrastructure sera utile et pourra servir aux fins prévues, en tenant compte des réparations et de la maintenance normales). La stratégie globale d’exploitation et de maintenance de l’établissement doit être consignée et accessible à toutes les parties prenantes concernées. Voici des exemples de pratiques instaurées par des établissements qui aident à garantir que l’infrastructure financée par la FCI sera bien exploitée et entretenue tout au long de sa durée de vie utile :

  • Élaborer des plans de pérennité et de gestion appropriés propres au projet à l’étape de l’élaboration de la proposition
  • Planifier les couts à long terme d’exploitation et de maintenance et le financement connexe, et en faire le suivi
  • Adopter des stratégies qui optimisent les ressources destinées à l’exploitation et à la maintenance du portefeuille de projets de l’établissement (par exemple, utiliser de façon optimale le Fonds d’exploitation des infrastructures, favoriser l’intégration des infrastructures au sein de regroupements ou la mise en place de plateformes où les mêmes techniciens peuvent entretenir l’infrastructure associée à plusieurs projets)

Voici comment un établissement a instauré ces pratiques.

University of Waterloo

Le plan global d’exploitation et de maintenance (disponible en anglais seulement) de l’établissement comprend les principes directeurs ainsi que les processus d’approbation et de prise de décision relatifs au soutien fourni à l’exploitation et à la maintenance. Il contient aussi la méthode d’allocation du Fonds d’exploitation des infrastructures, mentionne d’autres sources de soutien à l’exploitation et à la maintenance disponibles, et décrit les processus de suivi des besoins et du soutien en matière d’exploitation et de maintenance.

L’établissement autorise une utilisation flexible du Fonds d’exploitation des infrastructures. Chaque faculté organise un concours interne annuel pour le financement de l’exploitation et de la maintenance, qui est alors réparti selon les besoins démontrés et non selon le montant généré par chaque projet admissible. Le processus d’allocation du Fonds d’exploitation des infrastructures permet aux chercheurs de planifier les besoins de leurs projets tout en donnant aux facultés et à l’établissement la souplesse de satisfaire les plus grands besoins.

Le plan d’exploitation et de maintenance décrit aussi le processus de suivi des couts et du soutien de l’exploitation et de la maintenance. Des rapports financiers qui résument toutes les dépenses d’exploitation et de maintenance engagées pour les projets sont rédigés chaque année, en incluant toutes les sources de financement. À la mise en place d’un projet, son responsable présente une prévision sur cinq ans des couts d’exploitation et de maintenance. L’établissement peut ainsi faire le suivi des frais d’exploitation et de maintenance associés à l’infrastructure financée par la FCI par rapport au budget approuvé. Chaque année, tous les responsables de projet sont invités à demander du financement supplémentaire au besoin. De plus, l’établissement effectue un examen et un suivi de tous les problèmes d’exploitation et de maintenance indiqués par les responsables de projet dans les rapports d’avancement de projet.

L’établissement reconnait que la pérennité est une composante essentielle d’un projet et doit être bien planifiée avant de présenter une proposition à la FCI. Lors de l’élaboration d’une proposition, les responsables de projet, tout en consultant leur département et leur faculté, établissent des estimations des couts d’exploitation et de maintenance réalistes et détaillés ainsi que des plans de financement pour toute la durée de vie utile estimée de l’infrastructure. Les plans sont examinés au cours du processus interne d’examen des propositions de l’établissement. Le choix des propositions à présenter à la FCI dépend de la disponibilité du financement d’exploitation.

Personne-ressource :

Andrew Barker
Directeur, Recherche institutionnelle
Bureau de la recherche
Téléphone : 519.888.4567, poste 36004
Courriel : andrew.barker [at] uwaterloo.ca


Autre exemple – Plan d’exploitation et de maintenance 

École Polytechnique de Montréal - Politique sur la planification et la gestion de l’infrastructure de recherche
 

Sujets connexes 

Tenir compte du portefeuille de projets financés par la FCI
Gestion de l’infrastructure financée par la FCI dans des installations centralisées