Porter une attention particulière aux articles comportant une contribution en nature

Les contributions en nature permettent aux fournisseurs de contribuer aux projets financés par la FCI et d’établir des partenariats de recherche. Les contributions en nature volontaires qui proviennent de fournisseurs représentent une source de financement admissible. L’établissement doit cependant veiller à ce que les contributions en nature déclarées à la FCI soient réelles et bien évaluées.

Les établissements ont mis en place diverses pratiques pour y parvenir, notamment :

• Cerner les contributions en nature dont le degré de risque et le suivi requis sont accrus : En tant que composantes importantes de la structure de financement de nombreux projets, les contributions en nature sont soigneusement examinées à l’étape de l’évaluation de la proposition pour s’assurer que les contributions comprises dans les budgets sont valides. Les budgets sont surveillés attentivement tout au long de la mise en œuvre du projet, en particulier lorsque les contributions en nature se concrétisent. Les établissements s’assurent également que les bonnes personnes (soit celles qui possèdent les connaissances et l’expertise appropriées) participent à l’examen de ces articles présentant un risque accru. Les contributions importantes en nature sont souvent signalées dès le début, afin d’assurer une surveillance et un suivi adéquats auprès de la FCI, s’il y a lieu.
• Adopter des pratiques qui contribuent à assurer l’intégrité du processus d’achat : Il est ainsi, par exemple, des pratiques d’évaluation de soumissions de prix qui permettent d’assurer l’intégrité du processus et font en sorte que les fournisseurs présentent des renseignements précis sur les soumissions et les prix.
• Favoriser une communication efficace au sein de l’établissement et de la communauté de chercheurs ainsi qu’avec les fournisseurs : Un exemple de cette pratique consiste à joindre des renseignements aux documents d’appel d’offres pour aider les fournisseurs à mieux comprendre la FCI et les contributions en nature, ainsi que les attentes de l’établissement en matière d’appel d’offres et de renseignements à fournir sur les prix. Il s’agit souvent de définir les différents éléments du prix pour assurer l’interprétation uniforme et l’exactitude de l’information fournie par le répondant. Certains établissements incluent également des renseignements sur les contributions en nature et les attentes dans le matériel de formation et les présentations destinés à la communauté de chercheurs.
  La FCI a conçu un échantillon d’information pouvant être utilisé par les établissements dans leurs documents d’appel d’offres. L’échantillon d’information doit être adapté aux besoins de chaque projet et établissement. Ce document peut également être utilisé dans le cadre d’un processus d’orientation, par exemple, pour informer les fournisseurs, les chercheurs ou d’autres personnes participant à l’administration des contributions de la FCI.
• Faire preuve de discernement dans l’évaluation de la juste valeur marchande d’un article comportant une contribution en nature, en reconnaissant le risque possible de surestimation : Cela signifie d’évaluer la juste valeur d’un article en faisant preuve de scepticisme professionnel, poser des questions et être attentif aux conditions qui peuvent indiquer la possibilité d’une inexactitude.
• Formaliser le processus d’évaluation et de la documentation de la juste valeur marchande : De nombreux établissements ont en place un processus formel pour effectuer le suivi de tous les articles comportant une contribution en nature, de même que pour évaluer et documenter la juste valeur marchande. Par exemple, certains établissements sont dotés d’une politique écrite ou d’un document interne qui décrit le processus et les rôles et responsabilités des personnes participant au processus. Certains ont mis au point des modèles pour mieux guider le personnel dans le processus et assurer l’uniformité de sa mise en œuvre (comme l’évaluation et l’approbation de la juste valeur marchande). Des procédures précises liées aux contributions en nature sont souvent comprises dans les listes de contrôle (comme celles qui sont souvent mises en place pour suivre les propositions ou les rapports financiers).

Voici comment certains établissements ont mis en œuvre ces pratiques.

Université de l’Alberta

L’université de l’Alberta a formalisé ses processus relatifs aux articles qui comportent des contributions en nature.

L’équipe de la FCI/des programmes de l’établissement des services administratifs de la recherche, en collaboration avec d’autres unités concernées possédant une expertise dans ce domaine (comme le service de gestion des achats et des contrats), est chargée de veiller à ce que les remises ou les dons des fournisseurs présentés dans les budgets préliminaires constituent des contributions en nature admissibles.

Les contributions en nature font l’objet d’un suivi dans une base de données et elles sont surveillées tout au long de la mise en œuvre du projet. Elles sont comprises dans les états financiers de l’université et doivent être examinées et approuvées avant d’être comptabilisées dans son système financier. Un processus formel est en place pour évaluer la juste valeur marchande et documenter le travail effectué et les approbations. Le niveau d’examen et d’approbation requis est établi en fonction de la valeur et de la complexité des dépenses avec, conformément à la politique et aux pratiques d’approvisionnement de l’université, une documentation requise différente en fonction du montant total de la commande (des informations supplémentaires sont exigées pour les commandes supérieures à 20 000 dollars — telles que plusieurs devis ou une justification approuvée pour le recours à un fournisseur unique — et les commandes supérieures à 75 000 dollars —qui nécessitent un appel d’offres ou une demande d’exception approuvée pour le recours à un fournisseur unique). Il existe également des seuils d’examen basés sur la valeur de la contribution en nature reconnue, laquelle peut nécessiter plus de documents si elle est supérieure à 100 000 dollars et s’il n’existe pas de d’offres comparatives. Pour les commandes comportant des contributions en nature supérieures à 500 000 dollars, l'examen de la juste valeur marchande est transmis à la FCI avant ou au moment du transfert de propriété à un établissement, conformément à la section 6.5.2 du Guide des politiques et des programmes de la FCI.

Dans ses documents d’appel d’offres, l’université communique de l’information générale à propos de la FCI, y compris des renseignements importants à propos des contributions en nature (par exemple, ce qui constitue une contribution en nature admissible et les définitions des différents éléments de prix) pour faire en sorte que les fournisseurs présentent des renseignements exacts sur les prix dans leurs offres.

Personnes-ressources :

Équipe de la FCI/des programmes de l’établissement
Services administratifs de la recherche
Courriel : rsoinnov [at] ualberta.ca (rsoinnov[at]ualberta[dot]ca)