Organiser des séances d’information et des formations à l’intention des personnes qui participent à l’administration des contributions financières de la FCI

La formation et les séances d’information destinées aux personnes qui participent à l’administration des contributions de la FCI constituent une composante essentielle pour veiller à la compréhension et au respect des lignes directrices de la FCI et des attentes. L’établissement peut ainsi définir clairement les rôles et les responsabilités des personnes touchées. De nombreux établissements ont adopté diverses plateformes de formation des employés nouveaux et actuels ainsi que des responsables de projet et leur équipe respective.

Voici ce que comportent certaines de ces plateformes :

• Manuels de formation : le personnel administratif et les responsables de projet ont accès aux procédures et aux processus de l’établissement nécessaires à la gestion d’une contribution de la FCI à toutes les étapes. Ils peuvent les recevoir directement ou y avoir accès à partir du site Web de l’établissement. Ces manuels s’avèrent particulièrement utiles pour les nouveaux employés sans expérience préalable en administration de contributions de la FCI.
• Séances d’information : elles peuvent prendre la forme de présentations destinées aux personnes participant à l’administration des contributions de la FCI. En général, ces séances traitent des éléments importants de toutes les étapes liées à l’administration d’une contribution de la FCI.
• Réunions de lancement : il s’agit d’une première réunion avec toutes les personnes clés participant à l’administration d’une contribution de la FCI (par exemple, le responsable du projet, les services de recherche, les finances, les achats et les installations, s’il y a lieu), à l’étape de l’élaboration de la proposition ou de la finalisation de la contribution, qui sert à discuter des attentes de la FCI et de l’établissement et à définir les rôles et les responsabilités de chacun.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Université Queen’s

Les services de recherche de l’Université Queen’s organisent des réunions en personne spécifiques à chaque projet avec les principales personnes qui participent à une demande de financement de la FCI et ce, à l’étape de l’élaboration d’une proposition. Le cas échéant, les principales unités de soutien du campus sont impliquées aussi. Des lignes directrices spécifiques à l’élaboration des propositions ainsi que des guides de politiques générales relatives aux programmes de financement de la FCI, aident le personnel de la recherche et les responsables de projets à élaborer des propositions concurrentielles (critères d’évaluation clés à prendre en considération, processus internes de présentation d’une demande et modèles). Ces outils sont mis à la disposition de toutes les personnes faisant une demande de financement, soit par courriel, soit lors de rencontres en personne. Après avoir reçu un avis favorable à une demande de financement, les services de recherche universitaire organisent une rencontre pour communiquer des renseignements importants, notamment en ce qui concerne l’accès aux fonds et l’administration continue des projets de la FCI (par exemple, le processus de finalisation d’une contribution, l’achat de l’infrastructure, la production de rapports financiers et d’avancement de projet et les coordonnées des personnes-ressources). Ces rencontres rassemblent la personne responsable du projet en question et le personnel de soutien de la recherche, ainsi que, au besoin, des personnes représentant les services de recherche , de la comptabilité de la recherche, de l’approvisionnement stratégique et de la planification universitaire.

Personne-ressource :

Hollie O’Dette-Hoiles
Responsable de la recherche pour les programmes de l’établissement 
Vice-rectorat en charge du portefeuille de la recherche
Téléphone : 613 533-6000, poste 32757
Courriel : hoilesh [at] queensu.ca (hoilesh[at]queensu[dot]ca)

Université de Toronto

L'Université de Toronto propose de la formation continue et des ressources aux responsables de projets ainsi qu'au personnel chargé de l'administration des projets. Dans le cadre de l'initiative « Strengthening Administration of Research » (STAR), le Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l'innovation organise des ateliers spécifiquement conçus pour le personnel administratif chargé de la gestion des contributions financières de la FCI. Ces ateliers traitent des meilleures pratiques administratives à chaque étape du cycle de vie d’une contribution financière. Ils sont enregistrés et les enregistrements sont mis à la disposition du personnel. De plus, un nouvel atelier sur les processus et les exigences relatives à l’évaluation de la juste valeur marchande dans les projets de la FCI sera prochainement disponible dans le cadre de l’initiative STAR.

Le Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l'innovation met également à la disposition des membres d’équipe d’un projet et du personnel administratif des manuels internes conçus pour les aider à élaborer de solides demandes. Si ces ressources fournissent des conseils par rapport à la préparation des propositions, elles contiennent également ce qu’il faut savoir pour s’orienter par rapport à la gestion des contributions financières, y compris des informations sur la planification d’un calendrier d’achats et de travaux de rénovation ou de construction.

Les rôles et responsabilités sont également décrits dans les communications que reçoivent les responsables de projet et le personnel administratif  par rapport à l'octroi des contributions financières. Des réunions de lancement de projet sont également organisées avec les équipes chargées de contributions financières importantes.

Personne-ressource :

Andrea Gill
Directrice des initiatives de l’établissement
Bureau des services de recherche
Téléphone : 416 978-2762
Courriel : amk.gill [at] utoronto.ca

Université de Waterloo

Le bureau de la recherche de l’Université de Waterloo coordonne une réunion de lancement pour toute personne participant à l’élaboration d’une proposition de projet qu’elle prévoit soumettre à la FCI. Il s’agit d’un bon moyen de s’assurer que, dès les premières étapes d’un projet, chacune des personnes concernées comprend clairement les attentes, notamment les procédures dans leur moindre détail et les rôles et responsabilités.

Personne-ressource :

Andrew Barker
Directeur de la recherche
Bureau de la recherche
Téléphone : 519 888-4567, poste 46004
Courriel : andrew.barker [at] uwaterloo.ca (andrew[dot]barker[at]uwaterloo[dot]ca)

 Sujets connexes 

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