Suivi de l’admissibilité des dépenses et des changements à l’infrastructure

28 octobre 2016

La FCI s’attend à ce que les établissements acquièrent les éléments d’infrastructure particuliers approuvés pour un projet. Si un changement doit être apporté à un élément d’infrastructure ou s’il faut acheter un nouvel article, l’établissement doit s’assurer que le changement est acceptable. Le Guide des politiques et des programmes aide les établissements à le déterminer. Dans certains cas, l’approbation de la FCI peut être exigée. On invite les établissements à consulter leur chargé de programmes de la FCI en cas de doute quant à un changement.

Afin d’atténuer les risques que des changements inacceptables soient apportés aux projets et les conséquences financières connexes, de nombreux établissements ont instauré des mesures de contrôle pour s’assurer que leurs achats d’infrastructure concordent avec le budget approuvé par la FCI, que les dépenses indiquées à la FCI sont admissibles et que tout changement proposé à l’infrastructure est acceptable.

Même si de nombreux établissements examinent les demandes d’achat associées aux articles financés par la FCI avant d’effectuer les achats, certaines ont adopté une approche fondée sur le risque et ont personnalisé leurs procédures d’examen selon le risque des opérations financières. Toutes les pratiques décrites ci-dessous sont acceptables selon la FCI. Le choix de la pratique suivie dépendra souvent du niveau de tolérance au risque de l’établissement.

Nota : Même si la FCI exige que les établissements surveillent adéquatement l’admissibilité des dépenses et les changements à l’infrastructure, elle n’impose pas de façon de le faire. Les pratiques décrites ci-dessous sont données comme des exemples de bonnes pratiques mises en place dans des établissements qui cherchaient à opérationnaliser cette exigence de la FCI. D’autres pratiques peuvent aussi s’avérer acceptables.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Université de Montréal

La Direction des finances de l’établissement approuve toutes les demandes d’achat liées aux projets financés par la FCI et effectue le même examen, peu importe la valeur en dollars. Elle examine l’admissibilité des articles demandés et leur conformité au budget approuvé par la FCI, et avise le Bureau de la recherche de tout changement. On présente à la FCI les changements qu’elle doit autoriser. Le Bureau de la recherche approuve aussi les détails des projets de construction et de rénovation, y compris les ordres de changement, afin de s’assurer qu’ils sont conformes à la proposition présentée à la FCI et au budget approuvé.

Personne-ressource :

Yolaine Beaulieu
Chef de section – Apports affectés à la recherche
Expertise comptable et formation – Direction des finances
Téléphone : 514.343.6111, poste 4192
Courriel : yolaine.beaulieu [at] umontreal.ca


University of Alberta

L’établissement suit une approche fondée sur le risque pour surveiller l’admissibilité des dépenses et les changements à l’infrastructure. Le degré d’examen et d’approbation exigé pour les demandes d’achat dépend du type de fonds et du montant des opérations.

Pour les projets d’infrastructure, l’unité des programmes institutionnels et des partenariats étudie l’admissibilité et la conformité au budget approuvé par la FCI de toutes les demandes d’achat d’un montant supérieur à 10 000 dollars. Les responsables de projet peuvent acheter des articles de valeur moindre ainsi que tous les articles demandés au Fonds d’exploitation des infrastructures sans obtenir d’autorisation de l’unité. Chaque trimestre, l’unité examine l’admissibilité et les écarts des couts de toutes les opérations portées aux comptes (y compris les comptes du Fonds d’exploitation des infrastructures). Il s’agit d’une importante vérification de détection après les achats. Les dépenses non admissibles sont alors réattribuées à un autre compte des revenus appartenant au responsable du projet, au besoin.

En cas de changement quant à la fonctionnalité, à la quantité ou au cout d’un article (qui n’est pas négligeable), ou lorsqu’un nouvel article est repéré au cours de l’examen d’une demande d’achat d’un montant supérieur à 10 000 dollars, l’administrateur de soutien à la recherche de l’unité des programmes institutionnels et des partenariats remplira un formulaire d’analyse de la variation. Ce formulaire sert principalement à appuyer l’examen, l’approbation par l’établissement et la consignation par écrit des changements à l’infrastructure qui ne requièrent pas l’autorisation préalable de la FCI. Les changements qui représentent une variation de 25 pour cent, ou une augmentation ou une diminution de 25 000 dollars du cout total d’un élément d’infrastructure doivent être approuvés par le gestionnaire des programmes institutionnels et des partenariats, qui s’assure que les changements sont acceptables. Les changements d’un montant inférieur à ce seuil peuvent être autorisés par l’administrateur du soutien de la recherche et l’administrateur des ententes. Habituellement, on ne remplit pas le formulaire pour les changements qui doivent être préalablement approuvés par la FCI. Ces changements sont plutôt transmis à un échelon supérieur après leur examen pour qu’une demande de changement soit préparée et présentée à la FCI.

Le formulaire d’analyse de la variation est utile pour l’établissement parce qu’il l’aide à veiller à ce que tout aspect d’importance soit étudié convenablement avant d’autoriser un changement et à ce que les renseignements pertinents soient conservés dans le dossier pour consultation future. Cette pratique est particulièrement utile pour les nouveaux employés, vu le grand nombre de projets financés par la FCI qui se déroulent dans l’établissement. Les renseignements inscrits dans le modèle sont aussi utilisés par l’établissement quand vient le temps de remplir les rapports financiers finaux de la FCI, puisqu’ils fournissent l’information nécessaire à inscrire sur les changements apportés à l’infrastructure.

Il faut noter que les pratiques et le cadre de vérification décrits ci-dessus reposent sur un rigoureux processus de sensibilisation quant à l’admissibilité des dépenses et aux changements apportés à l’infrastructure, y compris des discussions et des rencontres individuelles avec les responsables de projet. Le cadre et les pratiques en place ont permis à l’établissement de rationaliser ses procédures d’examen dans les domaines à faible risque, d’acheter des articles plus rapidement et de s’assurer qu’il dispose des pièces justificatives et des pistes de vérification appropriées pour les mesures de contrôle en place.

Personne-ressource :

Kara Allanach
Gestionnaire, Projets institutionnels
Projets institutionnels et partenariats
Téléphone : 780.492.8936
Courriel : kara.allanach [at] ualberta.ca


University of British Columbia

Par souci de rentabilité, l’établissement a adopté une approche fondée sur le risque pour gérer l’admissibilité des dépenses et les changements à l’infrastructure des projets de la FCI. Les responsables de projet doivent s’assurer que tous les articles achetés sont conformes au budget approuvé par la FCI; il n’est pas nécessaire de faire approuver les achats par le Bureau des programmes institutionnels. Ce dernier anime des ateliers afin que les responsables de projet connaissent les lignes directrices de la FCI et les attentes de l’établissement. De plus, il examine régulièrement l’admissibilité et la conformité au budget approuvé par la FCI de toutes les opérations portées aux comptes. Il s’agit d’une importante vérification de détection après les achats. La fréquence de cet examen est fonction du risque du projet; les opérations liées à des projets complexes ou d’envergure sont examinées plus souvent que celles des petits projets. En cas de doute à propos d’un achat, le Bureau communique avec le responsable du projet pour valider la nature de l’article acheté.

Puisque la FCI exige des pièces justificatives pour appuyer tous les couts relatifs au personnel (montant et activités) des contributions du Fonds d’exploitation des infrastructures et des projets d’infrastructure, le Bureau examine les confirmations des salaires pour valider l’admissibilité et la conformité des activités aux lignes directrices de la FCI.

Personne-ressource :

Sharon Wu
Directrice des finances du portefeuille | Bureau du vice-président, Recherche et innovation
Directrice, Programmes institutionnels
Téléphone : 604.827.5279
Courriel : sharon.wu [at] ubc.ca

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