Séances d’information et de formation destinées aux personnes qui participent à l’administration des contributions de la FCI

28 octobre 2016

La formation et les séances d’information destinées aux personnes qui participent à l’administration des contributions de la FCI constituent une composante essentielle pour veiller à la compréhension et au respect des lignes directrices de la FCI et des attentes. L’établissement peut ainsi définir clairement les rôles et les responsabilités des personnes touchées. De nombreux établissements ont adopté diverses plateformes de formation des employés nouveaux et actuels ainsi que des responsables de projet et leur équipe respective.

Voici ce que comportent certaines de ces plateformes :

  • Manuels de formation : le personnel administratif et les responsables de projet ont accès aux procédures et aux processus de l’établissement nécessaires à la gestion d’une contribution de la FCI à toutes les étapes. Ils peuvent les recevoir directement ou y avoir accès à partir du site Web de l’établissement. Ces manuels s’avèrent particulièrement utiles pour les nouveaux employés sans expérience préalable en administration de contributions de la FCI.
  • Séances d’information : elles peuvent prendre la forme de présentations destinées aux personnes participant à l’administration des contributions de la FCI. En général, ces séances traitent des éléments importants de toutes les étapes liées à l’administration d’une contribution de la FCI.
  • Réunions de lancement : il s’agit d’une première réunion avec toutes les personnes clés participant à l’administration d’une contribution de la FCI (par exemple, le responsable du projet, les services de recherche, les finances, les achats et les installations, s’il y a lieu), à l’étape de l’élaboration de la proposition ou de la finalisation de la contribution, qui sert à discuter des attentes de la FCI et de l’établissement et à définir les rôles et les responsabilités de chacun.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Queen’s University

Dans l’établissement, des guides ont été conçus pour aider le nouveau personnel, le personnel actuel et les responsables de projet qui participent à la demande de financement de la FCI ou à l’administration de contributions de la FCI. Des guides sur la demande de contribution facilitent l’élaboration des propositions (par exemple, les éléments à inclure ou auxquels réfléchir, le processus interne de présentation d’une demande et les ressources internes), et des guides visant les contributions reçues fournissent des renseignements importants quant à l’accès aux fonds et à l’administration continue des projets de la FCI (par exemple, le processus interne de finalisation de la contribution, l’achat de l’infrastructure, les pièces justificatives requises, la production de rapports et les coordonnées des personnes-ressources). Ces guides sont envoyés à tous les demandeurs et tous les titulaires par courriel.

Personne-ressource :

Hollie O’Dette-Hoiles
Responsable de la recherche, Programmes institutionnels 
Services de recherche universitaire
Téléphone : 613.533.6000, poste 32757
Courriel : hoilesh [at] queensu.ca

University of Toronto

Les séances d’information offertes par l’établissement portent précisément sur les principaux fonds de la FCI (le Fonds des leaders John-R.-Evans et le Fonds d’innovation). Le bureau des services de recherche offre deux séances d’information officielles auxquelles assistent les responsables de projet et tout personnel administratif  qui participe à la mise en œuvre d’un projet. La première séance a lieu à l’étape de la demande. Elle renferme des renseignements sur des sujets tels que le type de renseignements à inclure dans la demande (dont les postes budgétaires admissibles), les échéanciers et les processus internes, les outils et les coordonnées des personnes-ressources. La deuxième séance d’information a lieu à l’étape de la finalisation de la contribution. Elle donne un aperçu des procédures administratives et des lignes directrices importantes de la FCI, ainsi que des conseils sur la gestion des projets et des documents de référence.

Personne-ressource :

MayLiza Baak
Directrice, Initiatives institutionnelles
Bureau des services de recherche
Téléphone : 416.978.7605
Courriel : m.baak [at] utoronto.ca

University of Waterloo

Le bureau de la recherche institutionnelle de l’établissement coordonne une réunion de lancement pour tout son personnel qui participe à l’élaboration d’une proposition de projet à présenter à la FCI. Il s’assure ainsi que chaque demandeur comprend clairement les attentes, y compris les détails des procédures, des rôles et des responsabilités, dès les premières étapes de chacun des projets.

Personne-ressource :

Andrew Barker
Directeur, Recherche institutionnelle
Bureau de la recherche
Téléphone : 519.888.4567, poste 36004
Courriel : andrew.barker [at] uwaterloo.ca

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