Établir des budgets réalistes dès l’étape de la proposition
Il est important d’établir des budgets réalistes à l’étape de la proposition pour atténuer les risques de changements qui pourraient influencer considérablement la mise en œuvre d’un projet ou exiger des contributions financières supplémentaires. Ce faisant, les établissements peuvent finaliser les contributions plus rapidement et réduire les délais des étapes de l’acquisition et de la construction.
En plus de l’intervention de leur bureau des services de recherche, certains établissements font participer d’autres unités de premier plan aux étapes de l’élaboration de la proposition et de la finalisation de la contribution pour veiller à ce que les renseignements budgétaires soient complets et exacts. Par exemple :
- Services d’achat : la participation de cette unité aux projets qui exigent des achats importants ou comportent des risques élevés peut aider à garantir que tous les couts nécessaires sont évalués et inscrits dans le budget, et que les échéanciers d’approvisionnement, dont les appels d’offres, font l’objet de discussions afin d’éviter les surprises. De plus, cette unité peut aider le responsable du projet à obtenir des précisions ou des renseignements sur les prix auprès de fournisseurs pour mieux déterminer les besoins en matière d’infrastructure et faire des estimations fiables des couts. Ces services peuvent aussi veiller à ce que les pratiques et les communications à cette étape n’empêchent pas l’établissement de suivre une procédure d’appel d’offres concurrentiel officielle plus tard si la proposition est financée.
- Gestion des installations : ce service peut aider à déterminer l’ampleur du travail et à effectuer des estimations fiables des couts et des échéanciers pour les projets nécessitant des travaux de construction ou de rénovation. Il peut aussi examiner l’espace, la pertinence et la faisabilité de ces projets.
- Services des finances : cette unité peut contribuer à l’examen de l’exhaustivité et du caractère raisonnable des estimations de couts des projets, et offrir son aide dans ses champs de compétence (les taxes, les opérations de change, l’évaluation des contributions en nature, les hausses des prix et autres).
- Division de la santé, de la sécurité et de l’environnement : cette unité peut déterminer les politiques de l’établissement et des organismes règlementaires qu’il faut respecter et qui pourraient influer sur le budget ou la mise en œuvre d’un projet.
Voici comment un établissement a instauré ces pratiques.
Université McGill
À l’étape de l’élaboration des propositions, l’Université McGill fait participer les services de soutien pertinents. La participation des unités ayant les compétences requises permet de déterminer d’une part, les principaux risques que présentent les projets et d’autre part, les mesures d’atténuation qu’il faudra adopter. Cela permet enfin de faire en sorte que les budgets et les échéanciers présentés dans les propositions sont raisonnables et réalistes.
De plus, les responsables de projet doivent remplir un formulaire d’évaluation des besoins en matière d’espace et d’équipement de recherche (disponible en anglais seulement) qui décrit le type d’équipement et d’espace requis. Ce document est examiné par l’unité de gestion des installations, qui détermine si le projet est réalisable et, le cas échéant, qui établit le coût lié à l’hébergement de l’équipement mentionné dans la proposition. Les renseignements supplémentaires recueillis à l’aide de ce formulaire (à savoir, si les recherches seront menées sur des humains ou des animaux ou présentent des risques relatifs à la biosécurité par exemple) aident à prendre en considération les risques connexes et à ce que les personnes ou les unités concernées prennent part aux premières discussions.
Personne-ressource :
Nathalie Foisset
Directrice associée aux initiatives stratégiques
Bureau de la vice-principale (recherche et innovation)
Téléphone : 514 398-8965
Courriel : nathalie.foisset [at] mcgill.ca