Définition claire des rôles et des responsabilités, et collaboration des parties prenantes clés à chacune des étapes d’un projet de la FCI

27 octobre 2016

Dans les établissements, plusieurs personnes de divers services peuvent assumer les tâches de gestion et de suivi. Par exemple, les responsables de projets et leurs équipes scientifiques, le personnel de soutien administratif du bureau des services de recherche, les services financiers, le service des achats et le service de gestion des installations peuvent tous avoir une certaine responsabilité relativement à la bonne gestion des contributions de la FCI. De plus, dans certains établissements, le personnel de soutien administratif des facultés ou des départements universitaires ainsi que celui des centres ou des instituts de recherche peut aussi participer à la gestion de ces contributions. Par souci d’efficacité et d’efficience et pour optimiser les ressources limitées, il faut clairement définir les rôles et les responsabilités, et il faut aussi bien communiquer ces renseignements à toutes les parties prenantes (descriptions de postes, séances d’information, réunions de lancement et autres).

Plusieurs établissements exigent que les unités pertinentes (services de recherche, finances, achats, gestion des installations et autres) collaborent dès l’étape de l’élaboration de la proposition. Le responsable du projet travaille avec ces services pour préparer la proposition et, si elle est acceptée, pour finaliser la contribution et procéder à l’acquisition de l’infrastructure, respecter les obligations relatives aux rapports à produire, assurer la pérennité de l’infrastructure. Il travaille avec l’équipe des communications à la promotion des réussites. Ces établissements bénéficient d’une administration plus efficace et efficiente des contributions de la FCI, par exemple :

  • une administration plus facile des contributions obtenues, puisque les unités concernées connaissent le projet et ont participé à l’examen des aspects critiques;
  • une précision et une exhaustivité accrues des renseignements budgétaires dès la proposition, et une compréhension commune de la portée du projet et des besoins d’infrastructure;
  • des délais réduits pour la finalisation de la contribution, l’acquisition et la mise en place de l’infrastructure;
  • la possibilité de repérer et d’étudier en temps opportun les changements à l’infrastructure;
  • l’échange de renseignements en temps opportun afin d’évaluer la progression des projets;
  • une gestion des risques améliorée pendant la mise en œuvre du projet et l’atténuation de toute répercussion négative.

Quelques établissements ont aussi mis en place divers mécanismes pour préciser les rôles et les responsabilités, pour encourager la participation des principales parties prenantes et favoriser la collaboration à toutes les étapes d’un projet de la FCI.

En voici quelques exemples :

  • Réunions de lancement : toutes les unités qui prendront part à la gestion d’un projet de la FCI se réunissent à l’étape de la proposition ou de la finalisation de la contribution. Les participants à ces réunions comprennent souvent le responsable du projet, les services de recherche, les finances, les achats et la gestion des installations (si le projet requiert des travaux de construction ou de rénovation). Ces rencontres permettent de présenter les principales personnes-ressources de chacune des unités et de définir clairement les attentes, les procédures, les rôles et les responsabilités.
  • Comités de suivi : de nombreux établissements ont créé des comités de suivi qui se réunissent régulièrement pour discuter de leur portefeuille de projets et de l’avancement de leur mise en œuvre. Ces comités sont habituellement composés de membres de plusieurs ou de toutes les principales unités prenant part à l’administration des projets de la FCI.
  • Postes de liaison : certains établissements ont nommé à des postes des personnes qui assurent la liaison entre les principales unités pour veiller à l’échange de renseignements en temps opportun (par exemple, entre les achats et les services de recherche).
  • Centres de services : les centres de services ou les points de services centralisés regroupent en un seul endroit les services des unités pertinentes (par exemple, le personnel des achats, des finances et des services de recherche). Parfois, des locaux désignés sont aussi mis à la disposition de représentants d’autres unités qui peuvent être présents à temps partiel.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

University of Toronto

L’établissement dispose d’une structure décentralisée dans laquelle diverses activités de gestion et de suivi sont confiées aux divisions universitaires et à leurs unités. Ces dernières sont responsables de la mise en place de lignes directrices et de procédures départementales qui sont conformes aux politiques et aux procédures de l’université et de l’organisme de financement. Les responsables de projet et leur équipe de recherche ainsi que le personnel de soutien administratif des unités sont chargés d’effectuer un suivi adéquat des contributions.

Les rôles et les responsabilités des principales parties prenantes, y compris les unités centralisées de soutien administratif, sont diffusés, reconnus et confirmés par une série de politiques, de guides et de procédures (politique sur l’administration de la recherche, guide de gestion financière, listes de vérification, rapports annuels sur la responsabilité administrative, confirmation de la prise en charge dans le système automatisé de l’université aux fins de l’examen interne et de l’appui des propositions de recherche et autres). Ces renseignements sont aussi transmis dans diverses formations et documents sur les procédés offerts dans le cadre de l’initiative STAR et au cours de séances d’information et de réunions avec les principales parties prenantes (par exemple, les réunions de lancement des projets).

Personne-ressource :

MayLiza Baak
Directrice, Initiatives institutionnelles
Bureau des services de recherche
Téléphone : 416.978.7605
Courriel : m.baak [at] utoronto.ca

Western University

Dans cet établissement, toutes les principales unités participent au projet du début à la fin. L’établissement a présenté une affiche (disponible en anglais seulement) lors de la conférence annuelle de 2016 de l’Association canadienne des administratrices et des administrateurs de recherche qui montre comment les différents départements collaborent pour bien gérer les projets financés par la FCI tout au long de leur cycle de vie.

Personne-ressource :

Wendy McCallum
Agente des finances, Programmes d’infrastructure
Financement de la recherche
Téléphone : 519.661.2111, poste 85453
Courriel : wmccallu [at] uwo.ca

Queen’s University

Le Bureau du vice-recteur (recherche) de l’établissement compte un membre de l’unité des relations universitaires. Il est ainsi facile de transmettre rapidement l’information entre les services de recherche de l’université et la direction principale des communications pour favoriser la diffusion des réussites et la promotion de l’infrastructure financée par la FCI.

Personne-ressource :

Melinda Knox
Directrice adjointe, Profil et initiatives de recherche 
Relations universitaires
Téléphone : 613.533.6000, poste 9653
Courriel : knoxm [at] queensu.ca

Sujets connexes 

Séances d’information et de formation destinées aux personnes qui participent à l’administration des contributions de la FCI
Considérations importantes pour les établissements adoptant un modèle décentralisé