FAQ: changements en raison de la COVID-19

Information sur les demandes et la gestion des contributions de la FCI pendant la pandémie de la COVID-19

LES ACTIVITÉS DE LA FCI

Les bureaux de la FCI demeurent-ils ouverts? Le personnel travaille-t-il?
Bien que notre siège social à Ottawa demeure fermé jusqu’à nouvel ordre afin de respecter les recommandations de la santé publique, le personnel de la FCI travaille à distance et il reste en communication par courriel et téléphone.

Vous pouvez aussi adresser des questions d’ordre général à retroaction [at] innovation.ca ou au 613-947-6496. Nous tiendrons toutes les réunions initialement prévues en personne, par vidéoconférence ou téléconférence. Puisque la situation requiert quelques ajustements, nous pourrions accuser un léger retard dans les réponses aux questions qui nous parviennent.

LES DOCUMENTS QUI NÉCESSITENT UNE SIGNATURE

La FCI acceptera-t-elle un autre type de signature que les signatures manuscrites pour les documents comme le formulaire de finalisation des contributions, les déclarations d’adhésion et les ententes de contribution financière?

En ce qui concerne les déclarations d’adhésion, nous continuons d’accepter les approbations envoyées par courriel.

Nous avons récemment implanté un nouveau procédé de signature numérique concernant les ententes de contribution financière grâce au logiciel DocuSign. Les signatures manuscrites ne sont plus requises pour ce type de document.

Enfin, concernant les formulaires de finalisation des contributions, votre signature n’est plus requise non plus car le fait de soumettre ce formulaire en format électronique dans le Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF) est suffisant.

LA FINALISATION DES CONTRIBUTIONS

Est-ce que le processus de finalisation des contributions de la FCI se poursuit?
Oui. Pour démarrer ce processus, les établissements doivent soumettre les formulaires de finalisation des contributions dans le Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF).

La FCI repousse-t-elle la date limite de soumission des documents de finalisation des contributions?

Réponse mise à jour le 4 mars 2021

Oui, nous avons prolongé de trois mois la date limite de soumission des documents à l'étape de la finalisation des contributions pour celles qui ont été approuvées par le conseil d'administration de la FCI avant le 1er mars 2021. Cela signifie que les établissements dont la contribution a été approuvée avant cette date auront 12 mois pour soumettre leurs documents au lieu des 9 mois habituels. Les établissements dont la contribution a été approuvée après le 1er mars 2021 doivent, comme d'habitude, soumettre leurs documents dans les neuf mois qui suivent l'approbation de leur contribution afin de la finaliser. Veuillez contacter votre chargé ou chargée de programmes de la FCI si vous ne pouvez pas finaliser votre contribution dans ces délais.

Est-ce que des copies papier des ententes de contribution financière continueront d’être envoyées par la poste aux établissements?
Non. Nous avons récemment adopté un nouveau procédé de signature numérique (DocuSign) pour les ententes de contribution financière. Une fois que toutes les parties auront signé, les établissements recevront un courriel incluant la version finale de l’entente. Nous en téléchargerons également une copie dans le système de gestion des contributions de la FCI.

LES PAIEMENTS AUX ÉTABLISSEMENTS

La FCI continuera-t-elle d’effectuer les paiements aux établissements?
Oui.

LES RAPPORTS FINANCIERS

La FCI repousse-t-elle la date limite de soumission des rapports financiers?

Réponse mise à jour le 4 mars 2021

Bien que nous ayons repoussé les dates d’échéance l’an dernier, nous n’accorderons pas obligatoirement de prolongement cette année.

  • Les rapports financiers intermédiaires doivent être soumis d’ici le 15 juin 2021.
  • Les rapports annuels du Fonds d’exploitation des infrastructures doivent être soumis d’ici le 15 juin 2021.
  • Les rapports financiers finaux doivent être soumis dans les six mois suivant la date de fin effective du projet, sauf si la date de fin effective est le 31 mars 2021 au plus tard. Comme ces projets ont bénéficié d'une prolongation de trois mois, leurs rapports financiers finaux doivent être soumis dans les neuf mois suivant la date de fin effective du projet.

LES RAPPORTS D’AVANCEMENT DE PROJET

La FCI repousse-t-elle la date limite de soumission des rapports d’avancement de projet?

Réponse mise à jour le 4 mars 2021

Bien que nous ayons repoussé la date d’échéance l’an dernier, nous n’accorderons pas obligatoirement de prolongement cette année. La date limite est le 30 juin 2021.

LES DÉPENSES ADMISSIBLES

Questions et réponse mises à jour le 27 avril 2020

Notre établissement possède un espace requis pour héberger une infrastructure financée par la FCI. Nous réclamons normalement les coûts des services (par exemple, l’électricité, le chauffage, l’eau, les égouts, la sécurité et le nettoyage) de cet espace au titre du Fonds d'exploitation des infrastructures ou du Fonds des initiatives scientifiques majeures. Puisque le campus est fermé en raison de la pandémie de la COVID-19, est-il possible de continuer à réclamer les coûts des services comme une dépense au titre de ces fonds?

Oui. Les services tels que l’électricité, le chauffage, l’eau, les égouts, la sécurité et le nettoyage qui soutiennent directement les espaces requis pour héberger et utiliser les infrastructures financées par la FCI sont considérés comme étant essentiels pour s’assurer que les infrastructures financées par la FCI soient dans un état opérationnel pour faire de la recherche. C’est pour cette raison qu’ils peuvent continuer d’être réclamés au titre du Fonds d'exploitation des infrastructures ou du Fonds des initiatives scientifiques majeures même si le campus est fermé à cause de la pandémie de la COVID-19.

Notre établissement emploie du personnel hautement qualifié (techniciens ou professionnels) pour exploiter et entretenir l’infrastructure financée par la FCI. Dans de nombreux cas, le salaire de ces employés est pris en charge par le Fonds d’exploitation des infrastructures ou le Fonds des initiatives scientifiques majeures. Puisque le campus est fermé, est-il encore possible de réclamer son salaire comme une dépense imputée à l’un de ces fonds?

Oui. Étant donné que le personnel hautement qualifié qui participe directement à l’exploitation et à la maintenance de l’infrastructure financée par la FCI est considéré essentiel à la tenue des activités actuelles et futures des laboratoires et des installations, les établissements peuvent continuer à réclamer le salaire de ces employés comme des dépenses qu’ils imputeront au Fonds d’exploitation des infrastructures ou au Fonds des initiatives scientifiques majeures, et ce, avec effet rétroactif au 1er avril 2020.

Rétablir la capacité du Canada à mener ses activités scientifiques est une priorité, et ce personnel hautement qualifié jouera un rôle crucial pour la reprise diligente des activités réalisées grâce à l’infrastructure de recherche lorsque les campus rouvriront.

Si le personnel directement impliqué dans la conception, l’ingénierie, la production, l’installation, la construction ou la rénovation des infrastructures ne peut travailler que sur le campus et que celui-ci est fermé, est-il tout de même possible de réclamer son salaire comme une dépense liée à un projet d’infrastructure financé par la FCI?

Non. Les salaires du personnel professionnel, technique et de gestion, des consultants et des entrepreneurs qui sont directement impliqués dans la conception, l'ingénierie, la production, l'installation, la construction ou la rénovation des infrastructures ne peuvent pas être réclamés si ces personnes n’ont pas été en mesure d'effectuer le travail.

La FCI couvrira-t-elle les frais de déplacement reliés aux projets financés par la FCI et qui ont été annulés en raison de la pandémie?
Dans cette situation exceptionnelle, la FCI absorbera ces frais imprévus et exigera des établissements qu’ils les comptabilisent dans leurs rapports financiers. Cette mesure s’applique aux déplacements chez un fabricant, un négociant ou un fournisseur, et dont le rôle est relié au choix de l’infrastructure de recherche ou aux activités d’exploitation d’installations financées par le Fonds des initiatives scientifiques majeures.

DATES DE FIN DES PROJETS

La FCI repousse-t-elle automatiquement les dates de fin des projets?

Réponse mise à jour le 15 décembre 2020

Oui. En avril 2020 nous avons accordé aux établissements une prolongation automatique de six mois aux dates de fin des projets d’infrastructure pour tenir compte des délais à prévoir dans leur réalisation et dans leur exploitation. Ce report automatique ne s’appliquait qu’aux projets dont la date de fin approuvée était au plus tard le 31 mars 2021. Il s’appliquait rétroactivement aux projets dont la date de fin était le 1er décembre 2019 ou après.

Alors que nous entamons le neuvième mois de la pandémie de COVID-19, nous sommes conscients que les établissements pourraient avoir besoin d’une prolongation supplémentaire de la date d’échéance de certains projets, qui sont retardés en raison de la COVID-19. Veuillez informer votre chargé de programme par courriel si votre établissement souhaite obtenir une prolongation pour les projets qui répondent aux critères suivants :

  • Ce retard n'aura pas d’incidence négative sur le projet;
  • La date de fin actuelle se situe entre le 1er décembre 2019 et le 30 septembre 2021;
  • Le projet n’a pas été financé dans le cadre des concours du Fonds des occasions exceptionnelles ‒ COVID-19.

Dans la plupart des cas, nous repousserons automatiquement la date de six mois sans qu’aucune explication ne soit nécessaire. Nous mettrons à jour le système de gestion des contributions de la FCI (SGCF) pour tenir compte de la nouvelle date de fin de ces projets. D’autres projets plus anciens pourraient être exclus de la prolongation automatique. Si tel est le cas, votre chargé de programme vous en informera.

Comme toujours, il vous faut soumettre une demande de modification dans le SGCF pour tout projet qui risque de subir une incidence négative ou dont l’infrastructure nécessiterait d’importants changements.