FAQ: changements en raison de la COVID-19

Information sur les demandes et la gestion des contributions de la FCI pendant la pandémie de la COVID-19

LES ACTIVITÉS DE LA FCI

Les bureaux de la FCI demeurent-ils ouverts? Le personnel travaille-t-il?
Bien que notre siège social à Ottawa demeure fermé jusqu’à nouvel ordre afin de respecter les recommandations de la santé publique, le personnel de la FCI travaille à distance et il reste en communication par courriel et téléphone.

Vous pouvez aussi adresser des questions d’ordre général à retroaction [at] innovation.ca ou au 613-947-6496. Nous tiendrons toutes les réunions initialement prévues en personne, par vidéoconférence ou téléconférence. Puisque la situation requiert quelques ajustements, nous pourrions accuser un léger retard dans les réponses aux questions qui nous parviennent.

LES CONCOURS DE FINANCEMENT ACTUELS

Est-ce que le concours 2020 du Fonds d’innovation se poursuit?

L’évaluation des propositions pour le concours 2020 du Fonds d’innovation progresse conformément aux échéanciers d’origine. Toutefois, nous avons remplacé les réunions en personne de nos comités d’experts par des rencontres par vidéoconférence ou téléconférence. Nous avons aussi éliminé les réunions en personne avec les représentants des établissements et des projets. Nous invitons les chercheurs à communiquer avec l’agent de liaison avec la FCI de leur établissement afin d’obtenir de l’information sur leurs propositions. Pour toutes les autres parties prenantes du concours 2020 du Fonds d’innovation, veuillez écrire à if-fi.2020 [at] innovation.ca si vous avez des questions.

Est-ce que le concours du Fonds des leaders John-R.-Evans se poursuit?
La date limite du prochain concours du Fonds des leaders John-R.-Evans (FLJE), établie au 15 juin 2020, demeure inchangée. Si votre établissement n’est pas en mesure de respecter cette échéance, il peut continuer d’utiliser le financement qui lui a été attribué jusqu’alors pour le prochain concours du Fonds des leaders John-R.-Evans (date limite du 15 octobre 2020).

Quelles sont les dates limites de soumission des propositions de partenariats avec le FLJE (les Chaires de recherche du Canada, les Subventions Alliance du CRSNG ainsi que les subventions Savoir et les subventions de partenariat du CRSH)?

Nous vous invitons à soumettre les propositions de partenariats avec le FLJE dans le Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF) en même temps que vous soumettez votre proposition à l’organisme partenaire approprié (CRC, CRSNG ou CRSH). Veuillez vérifier les dates limites sur les sites Web des organismes partenaires afin de vous assurer que vous avez l’information la plus récente. La FCI poursuivra sa collaboration avec les organismes partenaires afin de s’assurer de pouvoir revoir les propositions conjointes en temps opportun. Une fois cet examen terminé, le conseil d’administration de la FCI prendra la décision finale sur la portion dédiée à l’infrastructure dans les propositions conjointes lors de l’une de leurs trois réunions annuelles (mars, juin ou novembre). Nous informerons les établissements des décisions prises au sujet de la portion dédiée à l’infrastructure tandis que les organismes partenaires feront part de leurs décisions concernant les autres aspects des propositions conjointes.

Est-ce que le volet 1 du concours du Fonds collège-industrie pour l’innovation se poursuit pour les collèges qui ont soumis des avis d’intention?
Nous prolongeons jusqu’au 15 septembre 2020 la date limite de soumission du volet 1 du concours du Fonds collège-industrie pour l’innovation. Si votre demande est prête avant cette date, nous vous demandons de nous la faire parvenir afin de nous permettre de lancer le processus d’évaluation le plus tôt possible. L’annonce des décisions de financement pour ce fonds est programmée en mars 2021.

Est-ce que le volet 2 du concours du Fonds collège-industrie pour l’innovation se poursuit?
Nous avons travaillé avec le CRSNG pour réviser le calendrier du volet 2 du concours du Fonds collège-industrie pour l’innovation. Les lettres d'intention doivent être soumises au CRSNG au plus tard le 30 juin 2020 et doivent indiquer si une proposition au titre du Fonds collège-industrie pour l’innovation - volet 2 sera présentée. Les collèges invités à présenter une proposition complète en seront informés par le CRSNG. Parmi les collèges invités, seuls ceux qui ont indiqué dans leur lettre d'intention au CRSNG leur intention de demander du financement à la FCI, seront autorisés à lui soumettre une proposition conjointe avant la date limite du 13 novembre 2020.

LES DOCUMENTS QUI NÉCESSITENT UNE SIGNATURE

La FCI acceptera-t-elle un autre type de signature que les signatures manuscrites pour les documents comme le formulaire de finalisation des contributions, les déclarations d’adhésion et les ententes de contribution financière?
Oui. Nous avons implanté un nouveau procédé de signature numérique pour vous permettre d’approuver les ententes de contribution financière. Nous continuons à accepter les approbations envoyées par courriel des formulaires de finalisation des contributions et des déclarations d’adhésion.

LA FINALISATION DES CONTRIBUTIONS

Est-ce que le processus de finalisation des contributions de la FCI se poursuit?
Oui. Les établissements doivent continuer à verser les formulaires de finalisation des contributions signés dans le Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF) pour lancer le processus de finalisation des contributions. Nous accepterons les approbations par courriel de ces documents si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir une signature manuscrite.

La FCI repousse-t-elle la date limite de soumission des documents de finalisation des contributions?
Oui. Nous repoussons de trois mois l’échéance. Ainsi, les établissements disposeront d’une période de 12 mois pour soumettre leurs documents de finalisation des contributions. Pour le cas où nous aurions déjà accordé une prolongation pour un projet en particulier, nous repousserons cette échéance de trois mois supplémentaires.

Est-ce que des copies papier des ententes de contribution financière continueront d’être envoyées par la poste aux établissements?
Non. Nous avons récemment adopté un nouveau procédé de signature numérique (DocuSign) pour les ententes de contribution financière. Une fois que toutes les parties auront signé, les établissements recevront un courriel incluant la version finale de l’entente. Nous en téléchargerons également une copie dans le système de gestion des contributions de la FCI.

LES PAIEMENTS AUX ÉTABLISSEMENTS

La FCI continuera-t-elle d’effectuer les paiements aux établissements?
Oui.

LES RAPPORTS FINANCIERS

La FCI repousse-t-elle la date limite de soumission des rapports financiers?
Oui. Nous repoussons de trois mois les échéances.

  • Les rapports financiers intermédiaires doivent être terminés d’ici au 15 septembre*.
  • Les rapports annuels des projets soumis dans le cadre du Fonds d’exploitation des infrastructures doivent être terminés d’ici au 15 septembre.
  • Les rapports financiers finaux doivent être soumis dans les neuf mois suivant la date de fin effective du projet. Cette prolongation s’applique seulement aux projets dont la date de fin effective ne s’étend pas au-delà du 31 mars 2021.  

* Veuillez noter que si le paiement de l’un ou l’autre de vos projets est prévu pour le 15 juillet prochain, il vous sera versé seulement après la révision du rapport financier intermédiaire. Nous vous encourageons donc fortement à nous soumettre le plus rapidement possible les rapports financiers des projets dont le paiement est prévu pour le 15 juillet.

LES RAPPORTS D’AVANCEMENT DE PROJET

La FCI repousse-t-elle la date limite de soumission des rapports d’avancement de projet?
Oui. Les rapports d’avancement de projet pour 2020 et une question portant sur la mise en service de l’infrastructure de recherche sont maintenant disponibles dans le SGCF. Bien que les établissements soient fortement encouragés à traiter cela le plus tôt possible, la date limite est prolongée jusqu’au 30 septembre 2020.

LES DÉPENSES ADMISSIBLES

Questions et réponse mises à jour le 27 avril 2020

Notre établissement possède un espace requis pour héberger une infrastructure financée par la FCI. Nous réclamons normalement les coûts des services (par exemple, l’électricité, le chauffage, l’eau, les égouts, la sécurité et le nettoyage) de cet espace au titre du Fonds d'exploitation des infrastructures ou du Fonds des initiatives scientifiques majeures. Puisque le campus est fermé en raison de la pandémie de la COVID-19, est-il possible de continuer à réclamer les coûts des services comme une dépense au titre de ces fonds?

Oui. Les services tels que l’électricité, le chauffage, l’eau, les égouts, la sécurité et le nettoyage qui soutiennent directement les espaces requis pour héberger et utiliser les infrastructures financées par la FCI sont considérés comme étant essentiels pour s’assurer que les infrastructures financées par la FCI soient dans un état opérationnel pour faire de la recherche. C’est pour cette raison qu’ils peuvent continuer d’être réclamés au titre du Fonds d'exploitation des infrastructures ou du Fonds des initiatives scientifiques majeures même si le campus est fermé à cause de la pandémie de la COVID-19.

Notre établissement emploie du personnel hautement qualifié (techniciens ou professionnels) pour exploiter et entretenir l’infrastructure financée par la FCI. Dans de nombreux cas, le salaire de ces employés est pris en charge par le Fonds d’exploitation des infrastructures ou le Fonds des initiatives scientifiques majeures. Puisque le campus est fermé, est-il encore possible de réclamer son salaire comme une dépense imputée à l’un de ces fonds?

Oui. Étant donné que le personnel hautement qualifié qui participe directement à l’exploitation et à la maintenance de l’infrastructure financée par la FCI est considéré essentiel à la tenue des activités actuelles et futures des laboratoires et des installations, les établissements peuvent continuer à réclamer le salaire de ces employés comme des dépenses qu’ils imputeront au Fonds d’exploitation des infrastructures ou au Fonds des initiatives scientifiques majeures, et ce, avec effet rétroactif au 1er avril 2020.

Rétablir la capacité du Canada à mener ses activités scientifiques est une priorité, et ce personnel hautement qualifié jouera un rôle crucial pour la reprise diligente des activités réalisées grâce à l’infrastructure de recherche lorsque les campus rouvriront.

Si le personnel directement impliqué dans la conception, l’ingénierie, la production, l’installation, la construction ou la rénovation des infrastructures ne peut travailler que sur le campus et que celui-ci est fermé, est-il tout de même possible de réclamer son salaire comme une dépense liée à un projet d’infrastructure financé par la FCI?

Non. Les salaires du personnel professionnel, technique et de gestion, des consultants et des entrepreneurs qui sont directement impliqués dans la conception, l'ingénierie, la production, l'installation, la construction ou la rénovation des infrastructures ne peuvent pas être réclamés si ces personnes n’ont pas été en mesure d'effectuer le travail.

La FCI couvrira-t-elle les frais de déplacement reliés aux projets financés par la FCI et qui ont été annulés en raison de la pandémie?
Dans cette situation exceptionnelle, la FCI absorbera ces frais imprévus et exigera des établissements qu’ils les comptabilisent dans leurs rapports financiers. Cette mesure s’applique aux déplacements chez un fabricant, un négociant ou un fournisseur, et dont le rôle est relié au choix de l’infrastructure de recherche ou aux activités d’exploitation d’installations financées par le Fonds des initiatives scientifiques majeures.

DATES DE FIN DES PROJETS

La FCI repousse-t-elle automatiquement les dates de fin des projets?

Réponse mise à jour le 15 décembre 2020

Oui. En avril 2020 nous avons accordé aux établissements une prolongation automatique de six mois aux dates de fin des projets d’infrastructure pour tenir compte des délais à prévoir dans leur réalisation et dans leur exploitation. Ce report automatique ne s’appliquait qu’aux projets dont la date de fin approuvée était au plus tard le 31 mars 2021. Il s’appliquait rétroactivement aux projets dont la date de fin était le 1er décembre 2019 ou après.

Alors que nous entamons le neuvième mois de la pandémie de COVID-19, nous sommes conscients que les établissements pourraient avoir besoin d’une prolongation supplémentaire de la date d’échéance de certains projets, qui sont retardés en raison de la COVID-19. Veuillez informer votre chargé de programme par courriel si votre établissement souhaite obtenir une prolongation pour les projets qui répondent aux critères suivants :

  • Ce retard n'aura pas d’incidence négative sur le projet;
  • La date de fin actuelle se situe entre le 1er décembre 2019 et le 30 septembre 2021;
  • Le projet n’a pas été financé dans le cadre des concours du Fonds des occasions exceptionnelles ‒ COVID-19.

Dans la plupart des cas, nous repousserons automatiquement la date de six mois sans qu’aucune explication ne soit nécessaire. Nous mettrons à jour le système de gestion des contributions de la FCI (SGCF) pour tenir compte de la nouvelle date de fin de ces projets. D’autres projets plus anciens pourraient être exclus de la prolongation automatique. Si tel est le cas, votre chargé de programme vous en informera.

Comme toujours, il vous faut soumettre une demande de modification dans le SGCF pour tout projet qui risque de subir une incidence négative ou dont l’infrastructure nécessiterait d’importants changements.