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Guide des politiques et des programmes de la FCI
le 14 juin 2002
Modifications proposées
Les modifications proposées à deux sections du Guide des politiques et des programmes de la FCI portent sur :
- Section 2.7 : Contributions en nature
- Section 4.10 : Modifications au projet d’infrastructure après l’entrée en vigueur de l’entente de financement.
La FCI s’appuie sur un principe fondamental : ses fonds doivent être utilisés de façon efficace et économique et dans le meilleur intérêt de la recherche canadienne. Ces sujets ont une très grande importance au niveau de la question de l’imputabilité des établissements auprès des contribuables canadiens. Les modifications proposées à la section 2.7 décrivent les méthodes d’évaluation acceptables ainsi que le type de documentation à conserver au dossier dans les établissements. Celles proposées pour la section 4.10 traitent de nouveaux écarts acceptables avant qu’il ne soit nécessaire d’aviser la FCI de changements à un projet.
Nous aimerions recevoir vos commentaires avant vendredi le 28 juin 2002 sur les méthodes d’évaluation et sur les exigences en matière de documentation proposées ainsi que sur la section traitant des modifications au projet après l’entrée en vigueur de l’entente de financement.
Veuillez faire parvenir vos commentaires à Christine Charbonneau - christine.charbonneau@innovation.ca
Veuillez noter que nous afficherons bientôt sur notre site web des exemples des meilleures pratiques pour l’acquisition d’infrastructure et que nous traiterons d’autres questions financières et administratives.
2.7 Qu’est-ce qu’une contribution en nature admissible?
Les contributions en nature sont définies comme étant des ressources non monétaires admissibles fournies par les partenaires externes à des projets admissibles.
La FCI peut reconnaître les contributions en nature des partenaires qui sont jugées essentielles au projet d'infrastructure.
Les contributions en nature peuvent comprendre, en tout ou en partie, la valeur de nouveaux biens en capital que les partenaires externes donnent à l’établissement admissible, notamment : des équipements et installations de recherche et des espaces pour abriter les nouvelles infrastructures et en assurer le service.
Certaines contributions à des coûts autres que les coûts en capital peuvent également être considérées comme étant des contributions en nature admissibles si elles sont essentielles à la mise en service de l’infrastructure (p. ex., services professionnels et formation).
Les contributions en nature doivent constituer des contributions à l’acquisition et au développement de l’infrastructure et non des contributions aux coûts de fonctionnement de la recherche.
La FCI a récemment modifié ses lignes directrices afin d’aider les établissements à évaluer les contributions en nature (voir la section 4.13).
4.13 Évaluation des contributions en nature
Pour veiller à ce que les contributions en nature (voir la section 2.7) soient évaluées de façon cohérente et fiable, la FCI a obtenu des avis sur les meilleures pratiques employées pour l’évaluation des contributions en nature et pour déterminer la documentation que les établissements devraient conserver à cet égard. Nous avons conclu que les lignes directrices existantes pour l’évaluation étaient généralement adéquates, mais que les établissements avaient besoin davantage de lignes directrices sur la documentation à conserver afin de justifier l’évaluation.
Les lignes directrices révisées qui en résultent ne représentent pas de modifications à la politique sur l’admissibilité et l’évaluation des contributions en nature. Toutefois, elles comprennent des exigences plus strictes en ce qui concerne les documents à conserver au dossier dans le cas des contributions en nature importantes (catégorie 2 ci-dessous).
La FCI s’attend à ce que les établissements satisfassent aux exigences de cette section pour toutes les contributions en nature reçues après le 1er septembre 2002, même si ces contributions font partie de projets déjà approuvés.
Pourquoi imposer des lignes directrices distinctes sur les contributions en nature?
La FCI s’appuie sur un principe fondamental : ses fonds doivent être utilisés de façon efficace et économique et dans le meilleur intérêt de la recherche canadienne. Afin de maximiser le pouvoir d’achat de ses investissements, la FCI encourage fortement les établissements à obtenir les meilleurs prix possibles des fournisseurs au moment d’acquérir des équipements ou de développer des projets d’infrastructure.
Ce principe s’applique non seulement aux dépenses en espèces mais aussi aux contributions en nature, tout en tenant compte du fait que, dans certains cas, de telles contributions constituent pour les partenaires admissibles une façon efficace de contribuer à un projet.
Les contributions en nature doivent être évaluées à leur juste valeur pour veiller à l’utilisation la plus efficace possible des ressources de la FCI. Une sur-évaluation de la valeur d’une contribution en nature gonfle le coût total d’un projet. Non seulement ceci va-t-il à l’encontre des politiques de la FCI, mais ceci diminue les montants disponibles pour le financement d’autres projets méritoires.
Catégories de contributions en nature
Aux fins des présentes lignes directrices, la FCI a divisé les contributions en nature individuelles en deux catégories :
- Catégorie 1 :
- contributions en nature individuelles de moins de 100 000 $;
- contributions en nature individuelles entre 100 000 $ et 500 000 $ qui représentent 10 p. cent ou moins du coût total admissible du projet.
- Catégorie 2 :
- contributions en nature individuelles entre 100 000 $ et 500 000 $ qui représentent 10 p. cent ou plus du coût total admissible du projet;
- toutes les contributions en nature individuelles de plus de 500 000 $.
Le même principe de juste valeur s’applique aux deux catégories, mais les exigences en matière de documentation sont plus élevées pour la catégorie 2.
Le seuil de chaque catégorie a été établi de façon à tenir compte du risque associé à des contributions en nature élevées tout en reconnaissant que la préparation de documents additionnels exige des efforts et entraîne des coûts.
Comment doit-on évaluer les contributions en nature et quelles sont les exigences en matière de documentation?
La méthode d’évaluation dépend de la nature de la contribution alors que les exigences en matière de documentation dépendent de la taille de la contribution. Dans certains cas, la juste valeur marchande des contributions est connue. Dans d’autres cas, la valeur doit être évaluée en utilisant des méthodes généralement acceptées. Dans tous les cas, l’établissement doit fournir à la FCI une description de la méthode utilisée pour évaluer la contribution en nature au moment de la finalisation de la contribution de la FCI. Toutes les pièces justificatives doivent être conservées au dossier par l’établissement aux fins de vérification. La FCI n’exige pas que des copies de ces documents lui soient envoyées.
Pour la catégorie 2, il se peut que la FCI exige une évaluation indépendante de la contribution en nature. Ces évaluations ne sont pas exigées au moment de la demande. Elles ne sont requises qu’après l’approbation d’un projet par la FCI. En général, la FCI conseille aux établissements de faire évaluer les contributions en nature au moment de la finalisation de la contribution. La FCI se rend toutefois compte que ceci peut ne pas être possible, surtout pour les projets qui s’échelonnent sur plusieurs années. Dans de tels cas, les évaluations devraient être effectuées au plus tard au moment du transfert à l’établissement des droits de propriété de l’équipement ou de l’article admissible. La FCI acceptera les évaluations effectuées par une tierce partie indépendante qui n’a aucun lien avec le projet, a des connaissances dans le domaine de l’infrastructure et de l’expérience dans les évaluations.
La FCI remboursera l’établissement pour les coûts d’évaluation sur réception de la facture de l’évaluateur pour les articles de la catégorie 2 lorsque d’autres méthodes d’évaluation ne sont pas disponibles. Tout coût d’évaluation dépassant 10 000 $ devrait recevoir l’approbation de la FCI avant d’aller de l’avant avec l’évaluation.
La FCI s’attend à ce que les établissements respectent leurs politiques et procédures institutionnelles. Celles-ci doivent satisfaire aux lignes directrices de la FCI et aux exigences minimales décrites dans le tableau ci-dessous.
Les contributions des partenaires externes qui sont traitées comme dons de charité aux fins de la Loi de l’impôt sur le revenu sont assujetties aux politiques et pratiques normales de l’établissement. La FCI acceptera les valeurs déterminées en utilisant ces politiques et pratiques.
Nota : la FCI se réserve le droit de déterminer l’admissibilité et la juste valeur des contributions en nature et de refuser les dépenses en question. Pour éviter une situation dans laquelle une contribution en nature serait par la suite déclarée inadmissible ou évaluée incorrectement, la FCI conseille aux établissements de communiquer avec elle au début du processus s’ils croient ne pouvoir satisfaire aux lignes directrices pour un projet donné.
| Évaluation des contributions en nature | ||
| Type de contribution | Méthodes acceptables | Documentation à conserver par l’établissement |
| 1) Équipement, garanties connexes, matériaux et composants, y compris les logiciels | Don, neuf : prix de vente au client le plus favorisé, moins les escomptes « normaux » ou les escomptes consentis aux maisons d’enseignement. | Catégorie 1 : proposition de prix et confirmation écrite par le fournisseur du montant de la contribution et de l’escompte normal ou de celui consenti aux maisons d’enseignement, s’il y a lieu. Catégorie 2 : évaluation de la juste valeur par une tierce partie; ou, propositions de prix de trois fournisseurs, reçues par suite d’un appel d’offres afin de démontrer le meilleur prix disponible. |
| Escomptes spéciaux : différence entre le prix de vente au client le plus favorisé (moins les escomptes normaux ou ceux consentis aux maisons d’enseignement) et le prix de vente convenu. | Catégorie 1 : proposition de prix et confirmation écrite par le fournisseur du montant de la contribution et de l’escompte spécial offert au-delà de l’escompte normal ou de celui consenti aux maisons d’enseignement. Catégorie 2 : évaluation de la juste valeur par une tierce partie; ou, propositions de prix de trois fournisseurs, reçues par suite d’un appel d’offres afin de démontrer le meilleur prix disponible. |
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| Don, usagé : juste valeur marchande ou valeur originale du bien moins la déduction maximale pour l'amortissement au cours de la durée de vie du bien, conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu. | Catégorie 1 : confirmation de la valeur par le fournisseur. Catégorie 2 : évaluation de la juste valeur par une tierce partie. |
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| Prêt à long terme : équivalent du coût de location, basé sur le taux imputé au client le plus favorisé (à l’exclusion des frais de financement). | Catégorie 1 : confirmation par le fournisseur du taux imputé au client le plus favorisé. Catégorie 2 : évaluation de la juste valeur par une tierce partie. |
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| Bien unique : Catégorie 1 : coût additionnel de fabrication encouru par le fournisseur (à l’exclusion des coûts généraux de R–D). Catégorie 2 : évaluation de la juste valeur. |
Catégorie 1 : confirmation par le fournisseur donnant les détails du coût des matériaux, le nombre d’heures et le taux horaire, ainsi que le taux de frais généraux appliqué; ou Catégorie 2 : évaluation de la juste valeur par une tierce partie. |
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| 2) Services profes-sionnels externes | Taux normalement imputé aux clients « réguliers ». ou Honoraires imputés aux clients « réguliers » pour des services comparables. Nota : Les taux commerciaux ne sont pas acceptables. |
Catégories 1 et 2 :
Catégorie 2 : contacter la FCI pour savoir si des documents additionnels devraient être déposés au dossier. |
| 3) Ensembles de données | Prix de l’ensemble de données imputé à une tierce partie plus les coûts additionnels d’adaptation.
Si l’ensemble de données n’est pas vendu à des tierces parties, les coûts additionnels d’adaptation. |
Catégories 1 et 2 : Confirmation/proposition de prix du fournisseur à l’appui de la valeur de l’ensemble de données (ou d’un ensemble comparable), correspondant au prix exigé d’une tierce partie. Déclaration du fournisseur à l’appui des coûts additionnels d’adaptation (p. ex., taux horaire et nombre d’heures). Catégorie 2 : contacter la FCI pour savoir si des documents additionnels devraient être déposés au dossier. |
| 4) Frais de déplace-ment | Coûts (classe économique) encourus par un fournisseur et donnés à un projet. | Déclaration écrite du fournisseur confirmant le montant payé et donné au projet. |
4.10 Modifications au projet d’infrastructure après l’entrée en vigueur de l’entente de financement
Cette section s’applique seulement aux modifications effectuées après l’entrée en vigueur de l’entente de financement. Aux fins de vérification, l’établissement doit conserver la documentation relative à toutes les modifications.
L’établissement doit utiliser les fonds de la FCI pour l’achat ou le développement des infrastructures liées au projet afin de couvrir les coûts admissibles définis, tels qu’approuvés par la FCI et décrits dans les documents de finalisation de la contribution. L’établissement peut toutefois changer le fournisseur et l’année de modèle des divers articles.
L’établissement doit aviser son Coordonnateur institutionnel de la FCI sans délai si :
- l’établissement est incapable de poursuivre ou d’achever le projet;
- la nature de l’infrastructure change;
- il y a une déviation importante par rapport aux prévisions budgétaires ou une déviation importante aux coûts du projet, à la date de fin du projet ou aux sorties de fonds;
- le responsable désigné du projet change;
- le statut d’un des chercheurs change dans le cas de contributions du Fonds de relève ou du Fonds d’infrastructure pour les Chaires de recherche du Canada comportant plusieurs chercheurs.
Dans le texte qui suit, l’expression « coûts admissibles totaux » correspond aux coûts admissibles totaux précisés dans l’entente de financement. Par déviation importante par rapport aux prévisions budgétaires ou aux coûts du projet, la FCI entend des déviations qui dépassent 10 p. 100 des coûts admissibles totaux ou 200 000 $ (le montant le moins élevé des deux). Par déviation importante à la date prévue de fin du projet, la FCI entend un retard de plus de six mois. Une déviation importante aux sorties de fonds prévues survient lorsque plus de 20 p. cent des coûts admissibles totaux ou 500 000 $ (le montant le moins élevé des deux) est reporté d’une année financière à une autre pendant la durée du projet.
La FCI peut examiner et accepter une demande d’amendement au projet et à son budget. L’approbation de la FCI peut être nécessaire selon la nature et l’envergure de la modification proposée.
- L’établissement doit demander la permission par écrit avant de modifier la nature de l’infrastructure ou d’effectuer des modifications importantes au budget, au coût du projet ou à la date de fin du projet. Toutes les demandes, adressées au Coordonnateur institutionnel, doivent inclure une explication des modifications et démontrer qu’elles sont essentielles pour le projet. La demande doit en outre décrire l’impact des modifications sur le projet. Les demandes à la FCI en vue de modifier la nature de l’infrastructure ou celles comportant une déviation importante par rapport aux prévisions budgétaires ou au coût du projet doivent être effectuées par le recteur ou président ou son représentant autorisé. Les demandes en vue de modifier la date prévue de fin du projet ou celles comportant une déviation importante des sorties de fonds prévues peuvent être effectuées par le recteur ou président ou son représentant autorisé, l’administrateur des comptes, ou l’agent de liaison de la FCI.
- Les déviations qui sont en deçà du seuil « d’importance » défini ci-dessus seront acceptées pourvu que les coûts soient admissibles et que les divers articles soient directement liés au projet.
Un établissement peut-il accepter une « promesse de ristourne » d’un fournisseur ?
Dans le cadre des discussions ou des négociations précédant l’acquisition d’équipements, il pourrait arriver que des fournisseurs (de leur propre chef ou à la demande d‘un établissement) offrent, au lieu d’un rabais (acceptable comme contribution en nature), le versement d’un montant équivalent en espèces (ristourne) à l’établissement. La FCI n’acceptera une telle façon de faire que si le montant est inclus dans le budget du projet et comptabilisé comme contribution au projet.
La FCI ne reconnaît pas et n’accepte pas les pratiques voulant que l’achat d’équipements soit lié à une promesse de ristourne et que celle-ci ne soit pas comptabilisée comme contribution au projet mais profite à l’établissement d’une autre façon.
Un établissement peut-il accepter plus d’équipements ou de meilleurs équipements d’un fournisseur ?
La FCI considère qu’accepter une offre permettant d’acquérir plus d’équipements ou de meilleurs équipements pour le montant approuvé initialement constitue une diminution des coûts admissibles ou une modification au projet. Ces modifications sont acceptables si elles sont en deçà du seuil d’importance. L’établissement doit obtenir l’approbation préalable de la FCI si ces modifications dépassent le seuil de 10 p. cent des coûts admissibles totaux ou 200 000 $ (le montant le moins élevé des deux).
Qu’arrive-t-il si le coût final diffère du montant prévu dans l’entente de financement?
Dans le texte qui suit, l’expression « coût final » veut dire le total final des coûts admissibles après l’acquisition de l’ensemble de l’infrastructure.
Si le coût final excède le coût prévu dans l’entente de financement, la FCI n’est pas responsable des dépenses supérieures aux fonds approuvés.
Si le coût final est moindre que le coût prévu dans l’entente de financement et si les partenaires de financement fournissent le pourcentage approuvé, les établissements peuvent utiliser jusqu’à 10 pour cent des coûts admissibles totaux ou 200 000 $ (le montant le moins élevé des deux) pour acquérir des éléments d’infrastructure directement liés au projet approuvé par la FCI, même si ces éléments n’apparaissaient pas dans le budget approuvé.
