Résumé de la rétroaction provenant des visites régionales et du sondage en ligne

Dans le cadre du processus d’amélioration continue de la FCI, nous examinons actuellement notre base de données et nos services Web. En décembre 2003, nous avons effectué des entrevues auprès d’un échantillon d’utilisateurs des services Web et avons affiché un sondage en ligne pour les utilisateurs qui ne pouvaient pas assister à une visite régionale. La démarche a été entreprise pour mieux comprendre vos besoins et les processus que vous utilisez et pour savoir ce qui devrait selon vous être amélioré. L’exercice s’est avéré très instructif, puisqu’il nous a permis de mieux connaître les utilisateurs et de découvrir les défis qu’ils doivent relever. Nous avons ainsi pu déterminer des aspects à améliorer et avons découvert dans quels domaines nous pourrions vous offrir de meilleurs services ou un plus grand nombre de services pour vous aider dans la gestion des demandes soumises à la FCI et des contributions de celle-ci.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des conclusions tirées des visites et du sondage.

Des réponses précises et un regroupement des commentaires reçus dans le cadre du sondage se trouvent à la suite du résumé. Enfin, vous trouverez à la fin du présent document le calendrier de ce projet. N’oubliez pas que les commentaires fournis reflètent ce qui a été exprimé et qu’il ne sera peut-être pas possible d’inclure certains points dans la prochaine version du système.

Résumé de la rétroaction des utilisateurs

Approche axée sur l’utilisateur

• Entrevues avec les clients externes (visites régionales)
  • Environ 60 participants de 30 organismes du Canada
  • Participation presque exclusive des administrateurs d’établissement
• Sondage
  • 508 répondants – 61 % des répondants sont des chercheurs

Points de discussion des entrevues avec les clients externes

• Aperçu des activités et méthodes des parties prenantes
• Identification des lacunes du système actuel
• Discussion de nouvelles approches et d’occasions possibles

Rétroaction des utilisateurs
De façon générale, les utilisateurs semblent satisfaits de nos services Web. Les commentaires négatifs portaient sur des aspects très précis (p. ex. manque de formatage, graphiques, etc.). Nous avons donc appris qu’il nous fallait atteindre un équilibre entre la familiarité et les nouvelles fonctionnalités.

Les points ci-dessous ont été relevés comme des aspects à améliorer ou des aspects nécessitant une nouvelle fonctionnalité. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive et les éléments ne sont pas classés par ordre de priorité.

Besoin d’une plus grande souplesse pour la saisie de données

• Appui pour des processus en différé avec fonctionnalité de téléchargement
• Appui pour le formatage, les caractères spéciaux, l’insertion de graphiques, les images, etc.

Irritants précis du système

• Lacunes fonctionnelles (p. ex. défilement des menus, résolution de l’écran, etc.)
• Conception des formulaires ou processus électroniques (p. ex. pas suffisamment d’années affichées dans le formulaire des finances, aucune tolérance pour les différences mineures dans les totaux, etc.)

Accent sur l’autogestion

• Administrateurs d’établissement et chercheurs (p. ex. délégation de la tâche consistant à remplir les formulaires, niveau de contrôle plus élevé pour les administrateurs d’établissement, etc.)
• Services de soutien de la FCI (p. ex. création de formulaires, propriétés des utilisateurs, etc.) – cela permettrait d’avoir un délai d’exécution plus rapide pour corriger un certain nombre de problèmes qui peuvent survenir

Meilleure gestion des documents

• Pourrait être nécessaire, ou non, si les formulaires offraient plus de souplesse

Davantage d’outils de collaboration

• La tâche de remplir les formulaires et les rapports est généralement un effort de groupe

Meilleurs outils de communication

• Alarmes, rappels, etc.

Contrôles de sécurité et d’accès plus intelligents

• Permettre des contrôles plus souples (p. ex. accepter ou refuser l’accès par champ, etc.)
• Contrôle du contenu affiché selon le profil

Souhait d’obtenir de l’aide additionnelle

• Foire aux questions plus riches
• Exemples
• Tutoriels/immersions
• Plus d’explications dans le Guide des politiques et des programmes

Appui de la communauté pour l’adoption du CV canadien

• 69 % d’appui déclaré dans le sondage; ce point est aussi ressorti dans les séances avec les administrateurs

Besoin d’interaction avec les autres systèmes (p. ex. secrétariat des chaires, possiblement des provinces)
Meilleurs outils et capacité de déclaration

Réponses spécifiques au sondage

Statistiques reposant sur 508 réponses.
Le total dépasse 100 %, puisque les utilisateurs peuvent choisir plus d’une réponse.

Quelle est votre responsabilité pour ce qui est des demandes de financement soumises à la FCI? (choisissez tous les rôles qui s’appliquent à vous)
COMMENTAIRE : Environ 60 % (314) des répondants accèdent aux services en ligne de la FCI en assumant un seul rôle.

• Responsable de projet – 61 %
• Membre de comité d’évaluation ou membre de comité d’évaluation multidisciplinaire – 25 %
• Chercheur participant au projet – 20 %
• Bureau des finances de l’établissement –15 %
• Bureau de la recherche de l’établissement –11 %
• Relations extérieures/Communications – 8 %

Indiquez auxquels des mécanismes de financement suivants vous avez participé (choisissez tous ceux qui s’appliquent à votre situation)
COMMENTAIRE : Les principaux fonds sont ceux ayant été cités comme les plus utilisés.

• Fonds de relève – 66 %
• Fonds d’innovation – 58 %
• Fonds de développement de la recherche – 42 %
• Bourses de carrière de la FCI – 23 %
• Fonds d’infrastructure pour les chaires de recherche du Canada – 17 %
• Fonds d’exploitation des infrastructures – 7 %
• Autres – 7 %

Veuillez indiquer quels systèmes ou quelles pages en ligne de la FCI vous avez utilisés (choisissez tous ceux qui s’appliquent à votre situation)
COMMENTAIRE : Certains formulaires électroniques sont beaucoup plus utilisés que d’autres par différents groupes d’utilisateurs. L’utilisation relative de chaque formulaire est biaisée par le rôle que les répondants assument pour répondre aux exigences des demandes de financement soumises à la FCI. Le soutien et l’information générale sont aussi beaucoup utilisés.

• Formulaires de demande – 75 %
• Formulaires de finalisation de la contribution (par le chercheur) – 32 %
• Rapports d’avancement de projet et rapport d’impact institutionnel – 50 %
• Formulaires de finalisation de la contribution (par l’administrateur) –18 %
• Évaluation en ligne des demandes par les pairs – 26 %
• Recherche en ligne au sujet des projets financés – 53 %
• Chiffrier donnant une liste des projets financés – 41 %
• Guide des politiques et des programmes – 62 %
• Information générale sur la FCI – 45 %

Déterminer la forme de participation pour chacune des grandes activités liées à la FCI (choisissez toutes les réponses qui s’appliquent)
COMMENTAIRE : Pour ce qui est du déroulement des opérations, le rôle des répondants ne porte pas spécifiquement sur l’initiation aux procédés, l’élaboration, la contribution et l’approbation du contenu.

• Demande de financement – 82 %
• Avis d’intention – 62 %
• Listes détaillées – 60 %
• Sommaire des contributions confirmées – 55 %
• Rapports financiers – 40 %
• Rapports d’avancement – 25 %

Convivialité des formulaires électroniques, pour chaque formulaire ayant un nom (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Le niveau de satisfaction des utilisateurs face à la convivialité des formulaires électroniques actuels est très élevé.

• Les formulaires en ligne d’évaluation par les pairs sont-ils conviviaux? – 89 % (niveau le plus élevé).
• Les formulaires de finalisation de la contribution sont-ils conviviaux? – 56 % (niveau le plus bas).

Convivialité générale des formulaires électroniques d’entrée de données (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Niveau de satisfaction légèrement plus bas par rapport aux utilités des formulaires électroniques.

• Entrée de données efficace – 66 %
• Il n’est pas difficile d’annexer des documents – 58 %
• Outil de validation utile – 66 %

Degré de satisfaction à l’égard des services en ligne et ce qui devrait être fait au sujet des capacités ou des exigences (choisissez une option et formulez des commentaires) Les services en ligne énumérés dans la COMMENTAIRE : variaient selon le rôle indiqué à la première question.
COMMENTAIRE : Satisfaction généralement uniforme à l’égard des services en ligne peu importe le rôle du répondant. Il y a toutefois un niveau d’intérêt élevé pour d’autres développements en matière de convivialité.

• « insatisfait » ou « très insatisfait » de 5 à 18 %
• « faire plus » avec la capacité des services en ligne de 20 à 50 %

Appui à l’élargissement des capacités des services en ligne de la FCI (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Important intérêt face à l’ajout de capacités généralisées dans les aspects cernés. Il faut noter que les améliorations du système peuvent représenter un coût que les répondants n’ont peut-être pas pris en considération.

• Collaboration/partage – 66 % « d’accord » ou « fortement d’accord »
• personnalisation – 50 % « d’accord » ou « fortement d’accord »
• gestion des documents – 68 % « d’accord » ou « fortement d’accord »

Appui à l’ajout de capacités fonctionnelles précises (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Appui important à certaines améliorations pour l’utilisateur.

• Capacité de compléter les formulaires hors ligne et de les soumettre par téléchargement – 76 %
• Capacité d’inclure des diagrammes et des graphiques dans vos formulaires électroniques– 79 %
• Capacité de modifier le format et le caractère des textes que vous insérez dans les formulaires – 70 %

Utilisation du CV canadien dans les formulaires électroniques – 69 %

• Meilleures vérifications de validité – 60 %
• Autres outils d’appui aux formulaires en ligne (p. ex. session d'échanges en ligne, aide en ligne, etc.) – 60 %
• Collaboration des entrées des formulaires électroniques – 65 %

Priorités d’utilisation des services en ligne de la FCI (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Limites quant à la portée des services en ligne de la FCI pour offrir des fonctions additionnelles.

• Utilisation des services en ligne de la FCI pour la planification des projets de recherche – 45 %
• Utilisation des services en ligne de la FCI pour communiquer avec les autres – 43 %
• Utilisation des services en ligne de la FCI uniquement pour remplir les formulaires – 75 %

Préférences pour la communication avec la FCI (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Forte préférence pour le courriel à titre de principal moyen de communication entre la FCI et ses clients.

• Courriel – premier choix dans 92 % des cas
• Site Web – premier choix dans 30 % des cas
• Papier – premier choix dans 4 % des cas et deuxième choix dans 44 % des cas

Préférences pour le soutien en ligne de la FCI (choisissez une option et formulez des commentaires)
COMMENTAIRE : Acceptation modérée de la valeur d’outils de soutien additionnels, et utilisation nettement insuffisante des outils actuels.

• Aide contextuelle – 48 % « Ma préférence », 30 % « N’utilise pas »
• Foire aux questions – 39 % «Ma préférence », 29 % «N’utilise pas »
• Ligne téléphonique d’aide – 35 % «Ma préférence », 45 % «N’utilise pas »
• Courrier électronique, ou outil de formulation des commentaires sur le site Web – 40 % «Ma préférence », 40 % «N’utilise pas »

Trois questions sur les commentaires généraux au sujet des capacités en ligne actuelles et futures de la FCI (commentaires)
COMMENTAIRE : Niveau de satisfaction généralement élevé face aux services en ligne de la FCI, et commentaires au sujet du besoin d’améliorations fonctionnelles portant surtout sur :

• les formulaires et processus de finalisation des contributions. (Se rattache aussi aux préoccupations relatives aux étapes nécessaires à l’élaboration des listes détaillées finales et des sommaires des contributions.) Nota : Les changements aux exigences administratives de la FCI sont hors de portée pour ce projet.
• le regroupement des présentations de projets à étudier et la collaboration en ligne. La plus grande envergure des projets et la collaboration de plus grandes équipes de participants qui s’y rattache sont une tendance dans les projets financés par la FCI.
• des suggestions précises pour favoriser la convivialité, p. ex. présentation des formulaires électroniques, contrôle de l’entrée de données, capacité de remplir les formulaires électroniques hors ligne, capacité de recherche et d’impression et information de soutien.

Résumé des commentaires fournis dans le cadre du sondage

Nous avons regroupé et résumé ci-dessous tous les commentaires reçus dans le cadre du sondage. Les utilisateurs nous ont fourni des commentaires à titre d’information et nous ont dit ce qu’ils aimeraient voir dans la prochaine version système ou ce dont ils ont besoin.

Questions administratives

• Habileté d’établir des échéanciers internes.
• Le rappel automatique des échéances serait utile.
• Les bureaux de recherche doivent avoir plus de contrôle sur les demandes de projets et les rapports.
• Faire en sorte que d’autres niveaux puissent participer ou fournir l’approbation (p. ex. au niveau des départements, approvisionnement, etc.).
• Capacité de voir les demandes si votre établissement est cité à titre de participant d’un projet (la collaboration est essentielle).
• Version abrégée et simplifiée du Guide des politiques et des programmes.
• La réception par courrier électronique des propositions aux fins d’examen est très pratique.

Fonctionnalité

• De façon générale, les formulaires sont faciles à utiliser.
• Souplesse de formatage (inclusion de graphiques et chiffres, caractères particuliers et présentations spéciales).
• Ajout d’espace dans certains champs.
• Il est difficile de juger pour ce qui est des exigences de grandeur dans les champs textes.
• Vérification de l’orthographe.
• Possibilité de remplir les formulaires hors ligne.
• Transfert des données à partir des chiffriers et à destination de ceux-ci.
• Aux fins de collaboration, accroître la capacité de trouver des avis d’intention similaires.
• Accès concurrent aux applications et aux rapports.
• Permettre la présentation d’une série de demandes en lot.
• Capacité de repérer les changements dans les applications durant la préparation.
• Capacités accrues de recherche/meilleurs critères de recherche pour la recherche en ligne de projets financés.
• La personnalisation des portefeuilles (c’est-à-dire modifier votre espace de travail en ligne de la FCI en fonction de vos préférences) n’est pas nécessairement une priorité.
• Tirer profit du système actuel et l’améliorer plutôt que de le changer complètement.
• Maintenir la capacité d’examen des documents papier (actuellement en format PDF).
• Régler certains problèmes courants des formulaires (c.-à-d. coupures dans les textes PDF, etc.).
• Inclure des capacités additionnelles de calcul automatique dans les modules financiers.
• Maintenir l’aspect intuitif de la navigation du site et du cheminement des documents.
• Maintenir la simplicité et la convivialité du processus et des formulaires en ligne.

Outils de communication

• Il faut plus de capacités de communications intra et interinstitutionnelles pour les différents bureaux administratifs (c.-à-d. finances/recherche/liaison) et les chercheurs.
• Établir un forum d’aide ou un environnement de groupes d’utilisateurs.

Aide et instructions

• Exemples dans le Guide des politiques et des programmes.
• Les instructions et les exigences peuvent semer la confusion.
• Les messages d’erreur peuvent créer la confusion ou ne pas être suffisamment explicites.
• L’aide en ligne devrait être plus facile à trouver et offrir plus d’outils (c.-à-d. foire aux questions plus complète, tutoriels, exemples, etc.).
• Aide en temps réel essentiel (en ligne ou centre d’assistance).
• L’aide contextuelle et la foire aux questions doivent être améliorées (c’est-à-dire plus complets).
• Maintenir et améliorer les outils de validation dans le nouveau système.

Commentaires liés au processus

• Les rapports exigés sont un fardeau. Trop fréquents dans le cas des rapports d’avancement et d’impact ou trop encombrants dans le cas des rapports financiers.
• Le CV canadien devrait être utilisé [plus de gens ont prôné son utilisation que sa non-utilisation].
• Trop d’information est demandée en double.
• Le module des finances doit offrir une marge d’erreur pour les totaux (la validation échoue s’il y a un écart de un dollar ou moins).
• L’actuel processus de finalisation des contributions est trop rigide.
• Un processus d’uniformisation des « révisions après examen de la FCI » est requis.

Questions techniques

• Préoccupations face à certains formulaires inutilisables ou à la lenteur des serveurs.
• Les sections financières peuvent comporter des « bogues ».
• Besoin de maintenir ou d’améliorer la compatibilité des formulaires en ligne avec différents systèmes d’exploitation et navigateurs.
• La collaboration et le partage de données avec les partenaires financiers seraient bénéfiques.

État du projet

Appel d’offres

• Août 2004

Travail avec le fournisseur choisi

• Novembre 2004

Première mise en œuvre – Version des services de base

• Septembre 2005

Nota : Il pourrait y avoir plusieurs versions selon le fournisseur choisi. La première version offrira au moins le même niveau de fonctionnalité (avec certaines améliorations) que le système actuel. Les versions suivantes ajouteraient de nouvelles fonctionnalités. Le programme de mise en œuvre des versions ultérieures n’est pas encore connu.