Foires aux questions

QUESTION 1 :

Section 6.10.2 – Demande de versement soumise au FEI : Le Plan de répartition des fonds (PRF) est-il obligatoire?

Depuis novembre 2008, il n’est plus nécessaire de soumettre un Plan de répartition des fonds avant de demander le versement des contributions du FEI.

Toutefois, il incombe à l’établissement de s’assurer d’obtenir suffisamment de fonds pour exploiter et maintenir l’infrastructure financée par la FCI. L’établissement doit établir un plan ou une stratégie pour satisfaire à cette obligation. Ce plan visant l’obtention et l’administration des fonds destinés à l’exploitation et à la maintenance devrait être mis à la disposition de toutes les parties concernées au sein de l’établissement.  

Puisque le Fonds d’exploitation des infrastructures (FEI) finance une partie des coûts d’exploitation et de maintenance de l’infrastructure financée par la FCI, son utilisation devrait faire partie intégrante du plan d’exploitation et de maintenance adopté par l’établissement. L’établissement doit conserver son plan d’exploitation et de maintenance dans ses dossiers et le soumettre à la FCI sur demande.

QUESTION 2 :

Section 6.10.3 – Déclaration des dépenses réelles: les contributions du FEI peuvent-ils être utilisés à des fins autres que pour couvrir les dépenses déclarées dans le rapport annuel du FEI?

La FCI souhaite que l’administration de ses fonds demeure aussi simple que possible, réduisant au maximum les exigences documentaires et d’information financière, tout en assurant un haut niveau de responsabilité. De plus, il arrive souvent que les coûts réels d’exploitation et de maintenance excèdent l’enveloppe du FEI fixée pour l’établissement. C’est pourquoi la FCI exige seulement que l’établissement démontre dans son rapport annuel du FEI qu’il a suffisamment de dépenses admissibles pour justifier le montant demandé et que ces dépenses n’ont fait l’objet d’aucune autre demande de remboursement. Dans son rapport annuel, l’établissement est libre de mettre l’accent sur les dépenses les plus importantes qu’il a engagées dans la mise en œuvre d’un nombre limité de projets financés par la FCI. Son rapport annuel ne doit pas obligatoirement illustrer la répartition interne des fonds d’exploitation, y compris ceux reçus du FEI : l’établissement est libre d’utiliser le FEI pour couvrir ses dépenses en matière d’exploitation et de maintenance comme bon lui semble.

Exemple : Un établissement a reçu 500 000 $ en vertu du FEI, somme qu’il a ensuite répartie entre plusieurs projets financés par la FCI pour couvrir des centaines de dépenses mineures. Parmi ses nombreux projets admissibles au FEI, l’établissement compte deux projets avec un nombre important d’espaces construits ou rénovés financés par la FCI. Cinq techniciens sont aussi essentiels au bon fonctionnement de l’infrastructure acquise dans le cadre de ces deux projets. Les coûts d’exploitation relatifs à ces deux projets spécifiques ont été défrayés en utilisant les fonds d’exploitation de l’établissement. Dans son rapport annuel du FEI, l’établissement décide de déclarer les coûts liés à l’exploitation de ces espaces, ainsi que la rémunération des cinq techniciens. Le coût total de ces éléments s’élève à 500 000 $, soit le montant demandé à la FCI. En adoptant cette approche, l’établissement a réduit la quantité de dépenses devant être déclarées à la FCI et, par conséquent, le nombre de pièces justificatives à obtenir et à conserver.

QUESTION 3 :

Section 6.10.6 – Pièces justificatives : l’établissement doit-il conserver les pièces justificatives exigées par la FCI pour les dépenses admissibles en matière d’exploitation et de maintenance ne figurant pas dans son rapport annuel du FEI?

Tel qu’indiqué à la rubrique 6.10.6 du Guide des politiques et des programmes de la FCI, l’établissement ne doit fournir de pièces justificatives que pour les dépenses figurant dans son rapport annuel du FEI. En cas de vérification, elles seules seront examinées. Aucune dépense absente du rapport annuel ne sera examinée ou vérifiée. Ces dépenses sont toutefois assujetties aux exigences documentaires habituelles de l’établissement.

QUESTION 4 :

La rémunération complète (avantages sociaux compris) du personnel hautement qualifié (techniciens et professionnels) peut-elle être considérée comme une dépense admissible selon les règles du FEI?

Oui. La rémunération complète des techniciens et des professionnels participant directement à l’exploitation et à la maintenance de l’infrastructure financée par la FCI est admissible, dans la mesure où l'expertise de ceux-ci est essentielle au fonctionnement de l'infrastructure.

Exemple : Un technicien en résonance magnétique nucléaire (RMN) travaille 25 h/semaine à l’exploitation et à la maintenance d’un appareil financé par la FCI. Ses autres tâches sont sans lien avec l’infrastructure financée par la FCI. Le technicien est seul à savoir utiliser l’appareil. Même s’il ne travaille pas à plein temps avec l’appareil, sa rémunération complète constitue une dépense admissible car sa présence est indispensable à l’exploitation de l’infrastructure financée par la FCI.